醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)路徑之研究

寶冬雪

赤峰市傳染病防治醫(yī)院辦公室，內(nèi)蒙古赤峰 024000

醫(yī)院檔案是醫(yī)院科學(xué)管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，所記載的是醫(yī)院從事醫(yī)療活動(dòng)直接形成的原始信息，其中包括醫(yī)護(hù)人員對(duì)患者進(jìn)行問(wèn)診、檢查、診斷、治療等醫(yī)療活動(dòng)中記錄的文字和圖表等材料，也是醫(yī)院工作的基礎(chǔ)。檔案的建立能夠使醫(yī)院診療、救治等有跡可循，記錄著既往病情、治療方式等醫(yī)學(xué)資料，能夠?qū)颊吆罄m(xù)治療及用藥提供可靠醫(yī)療根據(jù)，在醫(yī)院醫(yī)療就診中有著至關(guān)重要的作用。而檔案管理工作則是保證醫(yī)院工作順利開(kāi)展的重要參考依據(jù)，通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行收集、匯總和管理，把整理后的檔案歸檔和保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建，以提高醫(yī)院的工作效率，保證醫(yī)護(hù)人員工作的順利施展[1]。但是當(dāng)前檔案管理工作仍舊存在諸多弊端，例如：很多醫(yī)院檔案管理人員不具備先進(jìn)的管理意識(shí)，未全面掌握檔案管理工作的理論知識(shí)，缺少實(shí)踐操作能力及工作專業(yè)技能，致使醫(yī)院檔案管理工作存在一定的混亂性及無(wú)序性，使醫(yī)院檔案管理的發(fā)展受到阻礙，甚至?xí)驒n案管理不當(dāng)或檔案管理工作開(kāi)展不到位而造成檔案丟失部分資料，增加檔案資料信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)幾率，嚴(yán)重降低醫(yī)院檔案管理工作職能效用，若想提升檔案管理工作水平，還需改善醫(yī)院管理工作現(xiàn)狀，并就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理所存在的問(wèn)題及不良現(xiàn)象加以轉(zhuǎn)變和改觀，尋找一種科學(xué)的檔案管理策略，由此提升醫(yī)院檔案管理效率，增進(jìn)檔案管理時(shí)效性。

1 醫(yī)院檔案管理不合理現(xiàn)象和檔案管理規(guī)定

1.1 目前現(xiàn)狀

1.1.1 未建立科學(xué)的檔案管理規(guī)范 檔案管理是保密性較高的一項(xiàng)工作，需要通過(guò)完善的檔案管理制度、醫(yī)院檔案管理流程以及管理人員工作技能等諸多方面，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化操作。但是在實(shí)際管理過(guò)程中，醫(yī)院因未建立科學(xué)的檔案管理制度和醫(yī)院檔案管理流程，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作無(wú)章可尋，工作流程上交接的混亂現(xiàn)象且在醫(yī)院檔案管理工作人員的配備上，并不具專業(yè)的管理能力及整理工作技能，嚴(yán)重影響檔案管理工作質(zhì)量。此外，由于醫(yī)院檔案管理工作不健全，且沒(méi)有系統(tǒng)的考核機(jī)制，使檔案管理人員的工作積極性降低，基礎(chǔ)工作做不到位的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使醫(yī)院檔案管理工作的整體效率受到影響[2]。

1.1.2 檔案資料未集中保存 醫(yī)院的檔案資料大多都分散保存，每個(gè)科室都有獨(dú)立的檔案資料，且資料內(nèi)容只有文件、財(cái)務(wù)照片等內(nèi)容，使檔案資料的全面性作用產(chǎn)生嚴(yán)重影響，且醫(yī)院檔案管理中缺少音像資料、會(huì)議材料資料內(nèi)容檔案的保存地點(diǎn)，由此會(huì)干擾醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展效率。

1.1.3 醫(yī)院未意識(shí)到檔案管理的重要性 大多數(shù)醫(yī)院都將發(fā)展重點(diǎn)集中到醫(yī)療和科研方面，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，使檔案管理工作缺少資金支持，檔案管理設(shè)施配備無(wú)法做到完善，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，使醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生嚴(yán)重的管理滯后性；同時(shí)檔案管理人員因工作職能原因，也對(duì)此項(xiàng)工作不夠重視，忽視或片面性的對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行記錄和整理，導(dǎo)致醫(yī)院檔案無(wú)法被充分合理的利用，致使醫(yī)院檔案的實(shí)際效用無(wú)法得到有效發(fā)揮，由此惡性循環(huán)，造成當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作所發(fā)生的諸多問(wèn)題[3]。

1.1.4 檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升 在傳統(tǒng)觀念中，檔案室是不受重視的部門(mén)，檔案管理工作也被稱作“閑職”，很多從事檔案管理工作人員都是兼職的從業(yè)人員，部分還是從醫(yī)院行政管理等崗位轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，這些人員雖有醫(yī)院工作經(jīng)驗(yàn)，但是并未對(duì)檔案管理工作有深入的了解，也不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和水平，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的工作態(tài)度消極，工作積極性及工作狀態(tài)較松。 加之醫(yī)院也沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)工作人員的管理技能也不會(huì)加以有效引導(dǎo)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量下降，工作內(nèi)容及形式出現(xiàn)多種多樣的問(wèn)題，檔案管理工作的創(chuàng)新升級(jí)之路受到阻礙，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的合理化應(yīng)用[4]。

1.1.5 檔案管理的信息系統(tǒng)不完善 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息化管理已成為醫(yī)院檔案管理工作的主要發(fā)展方向及重要?dú)v史進(jìn)程，不僅能夠使檔案資料規(guī)范化保存和管理，還能避免人工操作的差錯(cuò)和檔案信息遺漏、丟失現(xiàn)象的發(fā)生，提高醫(yī)院檔案管理工作的準(zhǔn)確率。但是很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作仍舊采用傳統(tǒng)的管理手段進(jìn)行開(kāi)展，未形成專業(yè)化的檔案信息管理系統(tǒng)及檔案管理模式，缺少專門(mén)的檔案保管室，使紙質(zhì)檔案受外界環(huán)境因素影響，增加檔案破壞和內(nèi)容缺失的風(fēng)險(xiǎn)。 由于上述軟硬件設(shè)備的不完善，使檔案管理工作的創(chuàng)新途徑受到制約，檔案管理工作的有效開(kāi)展及工作質(zhì)量無(wú)法得到進(jìn)步及提升[5]。

1.2 管理要求

在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展趨勢(shì)，規(guī)定檔案管理工作，通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、完善醫(yī)院檔案管理制度、優(yōu)化檔案工作交接流程等方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一操作，以此提高醫(yī)院檔案工作的開(kāi)展效率，增進(jìn)檔案管理工作的時(shí)效性。 例如：醫(yī)院對(duì)檔案的內(nèi)容模式和存檔格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，規(guī)范各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作，以便于醫(yī)院對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。比如，醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)先對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，再進(jìn)行有序存儲(chǔ)，以方便醫(yī)護(hù)人員的使用和查看。其次。在檔案管理過(guò)程中，還需從使用者的角度出發(fā)，開(kāi)發(fā)檔案檢索和利用端口時(shí)充分考慮使用者的用戶體驗(yàn)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，使各科室的檔案資料在醫(yī)院內(nèi)部共享，促進(jìn)醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理的針對(duì)性措施

2.1 制訂規(guī)范的檔案管理章程

只有建立科學(xué)的檔案管理規(guī)范才能為檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展創(chuàng)造條件，所以，醫(yī)院需根據(jù)院內(nèi)的實(shí)際情況，建立健全檔案管理體系，并就檔案管理工作內(nèi)容加以細(xì)致劃分，使檔案管理人員對(duì)檔案管理工作意義加以有效深化，避免檔案管理人員工作的盲目性。其次，還需全面貫徹落實(shí)檔案管理章程和體系，要求每位檔案管理人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、保管和銷(xiāo)毀等具體業(yè)務(wù)內(nèi)容的規(guī)范化及工作開(kāi)展的時(shí)效性。最后需讓每位檔案管理人員在檔案交接中均在責(zé)任書(shū)上簽字，使其明確自己的工作任務(wù)以及所承擔(dān)的責(zé)任，并將檔案管理工作和績(jī)效考核緊密相連，以保證每位管理人員，在對(duì)檔案資料收集、整理和歸檔過(guò)程中均能進(jìn)行規(guī)范操作，全面提升醫(yī)院檔案工作開(kāi)展效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效實(shí)施。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理

集中保存管理是監(jiān)管檔案的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，也是提高檔案管理效率的必要條件，在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，可依據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，找到檔案管理工作中的重難點(diǎn)，以便于檔案管理工作中的順利開(kāi)展及有效實(shí)施。目前，針對(duì)集中統(tǒng)一管理，比較有效的管理方式即設(shè)立統(tǒng)一保管室，此方式不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的統(tǒng)一收集、管理和利用，還能將所有檔案集中在一起，以方便保管。因此在對(duì)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，應(yīng)做到集中保管，系統(tǒng)化規(guī)范管理流程的和管理形式，分設(shè)專門(mén)的檔案室，并派遣具有專業(yè)管理技能的人員到檔案室對(duì)檔案進(jìn)行管理，使每項(xiàng)檔案資料經(jīng)過(guò)研究和分析后，制定具有針對(duì)性的管理措施及管理制度，應(yīng)用到醫(yī)院日常工作中，發(fā)揮醫(yī)院檔案的效用，從而實(shí)現(xiàn)以服務(wù)為核心的檔案管理。

2.3 高度重視檔案管理工作

檔案管理工作之所以缺乏效率，是因?yàn)獒t(yī)院不注重檔案管理工作的開(kāi)展意義及在醫(yī)療領(lǐng)域的應(yīng)用價(jià)值。因此，檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)發(fā)展和創(chuàng)新，就必需不斷采取有效措施使檔案管理人員始終保持先進(jìn)的管理理念，具體可給其系統(tǒng)培訓(xùn)或者再教育，對(duì)檔案管理人員的管理技能及管理意識(shí)得以有效提升，讓其注重檔案管理工作，在工作中秉承認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，抱有較高的工作熱情，從而更為高效地做好檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量及檔案應(yīng)用效率。其次還需注重對(duì)檔案工作的管理效率與考核制度的制定，使每位員工對(duì)檔案管理工作高度重視，促進(jìn)醫(yī)院檔案人員對(duì)檔案管理的工作效率。例如：醫(yī)院對(duì)檔案工作進(jìn)行定期巡查，并派專人指導(dǎo)員工進(jìn)行檔案管理操作，若期間發(fā)現(xiàn)員工存在問(wèn)題，需立即采取針對(duì)性措施有效解決，并將檔案管理工作作為員工職位晉升的橋梁，使員工在檔案管理工作中盡職盡責(zé)。

2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息管理人員

首先，醫(yī)院需對(duì)原有管理人員進(jìn)行篩選，并根據(jù)員工個(gè)人具體情況，制訂針對(duì)性的輪班制度和負(fù)責(zé)管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理效率，提高員工的責(zé)任心，避免其出現(xiàn)疏漏情況。其次需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求其對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，提升檔案管理人員的整體管理水平。同時(shí)制訂長(zhǎng)期人才培養(yǎng)計(jì)劃，在管理和培訓(xùn)過(guò)程中結(jié)合以人為本的管理理念，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和實(shí)際操作能力。最后，需對(duì)檔案管理工作人員的工作作風(fēng)進(jìn)行嚴(yán)格把控，要求檔案管理人員保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，不斷強(qiáng)化檔案管理工作。

2.5 配置數(shù)字檔案室，形成完善的信息化管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案是醫(yī)院重點(diǎn)發(fā)展方向，可使醫(yī)院各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起，將檔案室中的信息進(jìn)行匯總，實(shí)現(xiàn)檔案室的信息資源整合，并利用互聯(lián)網(wǎng)制成數(shù)字文檔，存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中；此方式主要以互聯(lián)網(wǎng)為依托，利用互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)空間大，存儲(chǔ)檔案多的特點(diǎn)，來(lái)滿足醫(yī)院檔案信息的存儲(chǔ)需求。因此，醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理，需配置數(shù)字檔案室，并輔以服務(wù)器、打印機(jī)、掃描儀等信息設(shè)備，來(lái)滿足檔案管理人員的存儲(chǔ)、查詢和打印等需求，同時(shí)完成各個(gè)部門(mén)信息的收集與匯總，形成準(zhǔn)確的數(shù)字檔案，再由醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后，供各個(gè)部門(mén)傳閱，以促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

3 新形勢(shì)下檔案管理工作的變革途徑

3.1 提高醫(yī)院檔案的利用價(jià)值

在新時(shí)代發(fā)展時(shí)期，醫(yī)院檔案管理也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)，想要戰(zhàn)勝這些挑戰(zhàn)，需以強(qiáng)大信息為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院信息資源的整合，使醫(yī)院檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。 這就要求醫(yī)院檔案管理人員遵循服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的原則，順應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，改變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，將信息資源的開(kāi)發(fā)利用作為管理的重點(diǎn)工作內(nèi)容，通過(guò)開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案的利用價(jià)值，為醫(yī)院各項(xiàng)工作發(fā)展與創(chuàng)新創(chuàng)造條件，從而開(kāi)辟醫(yī)院檔案工作的新途徑。

3.2 增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性

檔案管理工作想要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新升級(jí)，需使檔案管理工作更規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，保持檔案管理工作的科學(xué)性。 因此需不斷升級(jí)和改變醫(yī)院檔案管理工作的工作配備，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是檔案室必須配備與檔案管理工作相符合的專業(yè)人員，即要求醫(yī)院管理人員具備專業(yè)素養(yǎng)和較高的管理能力。同時(shí)需建立健全醫(yī)院管理制度，將醫(yī)院管理工作與工作人員的績(jī)效考核掛鉤，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。 其次，需保證檔案管理各部門(mén)之間有著密切聯(lián)系，具體可給其建立統(tǒng)一的交流溝通平臺(tái)，讓其能夠及時(shí)進(jìn)行有效溝通和交流，并定期邀請(qǐng)專家展開(kāi)醫(yī)院檔案管理工作教育指導(dǎo)活動(dòng)，提升每位醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)水平，使其專業(yè)技能達(dá)到一定水準(zhǔn)。

3.3 促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，并不注重檔案管理工作的長(zhǎng)期規(guī)劃，致使檔案管理工作跟不上信息時(shí)代的發(fā)展步伐，不僅影響了檔案管理工作的效率，也使檔案管理的發(fā)展受到制約。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院各個(gè)部門(mén)中被廣泛應(yīng)用，大大提升醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的工作效率。但是在檔案管理方面，很多醫(yī)院依舊采用人工收集檔案的方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)歸檔的醫(yī)院仍數(shù)少數(shù)。對(duì)此，醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，就必須根據(jù)具體情況，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，并予以一定的資金支持，使檔案管理工作與醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，需強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理工作，不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，形成系統(tǒng)的檔案信息，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，提高醫(yī)院的整體工作水平和工作質(zhì)量，從而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。