企業(yè)電子檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展

王會(huì)麗 鄒平市碼頭鎮(zhèn)人民政府

隨著計(jì)算機(jī)的普遍和5G 技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)電子檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展有了過(guò)硬的技術(shù)支撐。一家企業(yè)要想得到長(zhǎng)足的發(fā)展，企業(yè)檔案管理必定要放在重要的位置。與以前紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，與此同時(shí)，要盡量避免電子檔案中存在的不足。

一、充分認(rèn)識(shí)企業(yè)電子檔案的重要性

通過(guò)筆者實(shí)地調(diào)研和走訪，發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)尤其是中小企業(yè)缺乏專(zhuān)門(mén)的企業(yè)檔案管理部門(mén)和人員，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理的重要性，普遍存在不重視企業(yè)檔案管理的現(xiàn)象。提到電子檔案管理，更是表示目前根據(jù)企業(yè)情況，暫時(shí)不會(huì)考慮。

（一）做好企業(yè)電子檔案管理，要提高責(zé)任感

僅僅認(rèn)識(shí)到企業(yè)電子檔案管理的重要性，并不意味著能夠做好電子檔案管理的工作。做好企業(yè)電子檔案管理，要提高責(zé)任感。責(zé)任感首先體現(xiàn)在要熟悉檔案情況。有的企業(yè)檔案管理人員對(duì)本單位的企業(yè)流程不熟悉，不了解，這樣是做不好企業(yè)檔案管理的。一個(gè)有責(zé)任感的管理人員首先要熟悉企業(yè)的各個(gè)工作流程和工作步驟，這是做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)。其次，要熟悉計(jì)算機(jī)操作，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)及時(shí)錄入有關(guān)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立本部門(mén)的電子檔案管理系統(tǒng)。

（二）做好企業(yè)電子檔案管理，要把好質(zhì)量關(guān)

企業(yè)電子檔案管理不是一個(gè)筐，什么都要往里裝。電子檔案管理要注重篩選有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行保存。企業(yè)檔案要注重能夠反映企業(yè)價(jià)值的資料，如一些設(shè)計(jì)的初稿、重要的會(huì)議資料、人事調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)等等有關(guān)企業(yè)發(fā)展、人事、財(cái)務(wù)等方面的信息。做好企業(yè)電子檔案管理，要把好質(zhì)量關(guān)，要選好用好檔案管理人員，要挑選平時(shí)工作細(xì)心、耐心，最重要的是要有職業(yè)操守的工作人員。在工作中，能夠有一顆公心，一心想為企業(yè)謀發(fā)展，而不是借工作便利，為自己謀取不正當(dāng)利益。

（三）做好企業(yè)電子檔案管理，要注重團(tuán)結(jié)合作

企業(yè)作為一個(gè)“大家庭”，要得到更好的發(fā)展，離不開(kāi)各部門(mén)、全體工作人員的團(tuán)結(jié)合作。大家勁往一起使，擰成一股繩，才能把企業(yè)這個(gè)大家庭建設(shè)得更美麗。做好企業(yè)電子檔案管理是同樣一個(gè)道理，不可能單單靠檔案管理的幾個(gè)工作人員就能做好這項(xiàng)工作，它需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的合作。

企業(yè)檔案資料都是由各個(gè)部門(mén)提供的，檔案管理人員把各個(gè)部門(mén)提供的資料整理匯編形成了企業(yè)檔案。不難看出，只有各個(gè)部門(mén)團(tuán)結(jié)合作，才能將企業(yè)電子檔案管理做好、做細(xì)、做精。如果在提供原始檔案的環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，檔案管理人員是無(wú)法做好檔案管理工作的。

二、企業(yè)電子檔案管理應(yīng)用與發(fā)展的原則

電子信息時(shí)代，效率是第一位的。企業(yè)的發(fā)展要想走在前列，要把效率放在關(guān)鍵位置上。企業(yè)電子檔案的應(yīng)用與發(fā)展要把握三個(gè)方面的原則，一是及時(shí)性，二是真實(shí)性，三是精簡(jiǎn)性。只有把握好這三方面的原則，才能促進(jìn)企業(yè)電子檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和應(yīng)用。

（一）把握及時(shí)性

企業(yè)一些重要的會(huì)議和一手資料要及時(shí)保存并錄入系統(tǒng)，一方面防止資料丟失，給企業(yè)帶來(lái)不必要的麻煩；另一方面防止資料泄密，及時(shí)保存，不讓別有用心之人竊取企業(yè)發(fā)展成果。其他一些涉及公司發(fā)展、人事調(diào)動(dòng)、財(cái)務(wù)信息等的資料也要及時(shí)保存。把握及時(shí)性原則，才能發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)用的價(jià)值。有些涉密資料，涉密時(shí)間長(zhǎng)短不一，只有及時(shí)保存，才能保證其機(jī)密性。如果過(guò)了涉密期限才想起保存資料，檔案管理工作就失去了本來(lái)的意義。檔案管理人員一定要打起一百分的精神，將重要資料及時(shí)錄入系統(tǒng)，把及時(shí)性原則始終牢記在心里。

（二）把握真實(shí)性

辨別資料的真?zhèn)危枰獧n案管理人員練就一雙火眼金睛。只有真實(shí)的檔案信息，才能真正體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展軌跡以及企業(yè)發(fā)展過(guò)程中存在的問(wèn)題。把握真實(shí)性也是做好電子檔案管理的重中之重。紙質(zhì)檔案，人們可以通過(guò)筆跡、記錄時(shí)間、手印等明顯資料辨別檔案的真實(shí)性，而電子檔案并不具有這些有利條件。電子檔案錄入過(guò)程中，使用統(tǒng)一的電腦字體，時(shí)間等信息也可以很容易修改而不留痕跡，這些都給電子檔案的真實(shí)性帶來(lái)了不利的影響。從一定程度上說(shuō)，現(xiàn)在還無(wú)法很好地辨別電子檔案的真假。檔案管理人員在錄入電子系統(tǒng)時(shí)，一定把握真實(shí)性原則，從而保證企業(yè)檔案資料的價(jià)值和真實(shí)性。

（三）把握精簡(jiǎn)性

冗雜的檔案不利于查閱資料，而精簡(jiǎn)的檔案更有利于有效、快捷地查閱到需要的資料。把握精簡(jiǎn)性原則首先要做好歸檔分類(lèi)，檔案資料要按照一定規(guī)則分門(mén)別類(lèi)，如人事檔案、工資檔案、黨員檔案等等，要按照時(shí)間順序，建檔歸納，方便后期查找。其次要做好篩選，同樣的資料不要重復(fù)存檔，認(rèn)真研究每一份檔案資料，把價(jià)值高的資料及時(shí)存檔，有些資料并沒(méi)有保存價(jià)值，這樣的資料要認(rèn)真甄別，及時(shí)剔除，做好“舍”這篇大文章，才能更好做好“得”。最后要提高數(shù)據(jù)檢索能力。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，只能通過(guò)人工一份份翻閱，才能找到需要的資料，耗費(fèi)時(shí)間、耗費(fèi)人力，如果不夠仔細(xì)，有可能第一遍找不到需要的資料，需要再重新翻閱查找。企業(yè)電子檔案的應(yīng)用，就能有效地避免這一問(wèn)題。電子檔案的優(yōu)勢(shì)就在于，輸入檢索詞，就能快速定位到需要的資料，快捷、方便。

三、企業(yè)電子檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展方向

企業(yè)電子檔案管理是大趨勢(shì)，是未來(lái)的發(fā)展方向，各個(gè)企業(yè)要充分重視企業(yè)電子檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展。一方面要正確看待電子檔案管理的不足和弊端，積極改進(jìn)。硬件設(shè)備設(shè)施要及時(shí)更新，拿出專(zhuān)門(mén)的資金用于購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)施、維護(hù)系統(tǒng)，培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)的管理人員。從近處看，電子檔案管理可能會(huì)需要資金，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料無(wú)法企及的。另一方面要足夠重視電子檔案管理。隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用與發(fā)展，電子檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，做強(qiáng)做大做好電子檔案。建立云端儲(chǔ)存，有效解決存儲(chǔ)空間的不足；增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)，有效滿(mǎn)足各種客戶(hù)的需求；提高數(shù)據(jù)檢索能力，有效解決查閱資料的麻煩。