行業(yè)軟件信息化系統(tǒng)項(xiàng)目?jī)?nèi)部管理思考

束有健

【關(guān)鍵詞】管理;信息化;質(zhì)量

一、引言

目前信息化系統(tǒng)存在有項(xiàng)目延期、項(xiàng)目成本超支、項(xiàng)目質(zhì)量問題等諸多問題，本文偏向于對(duì)項(xiàng)目?jī)?nèi)部問題及應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行闡述。

二、信息化系統(tǒng)常遇的問題分析

（一）項(xiàng)目延期

在信息化系統(tǒng)中，項(xiàng)目延期已經(jīng)是一件非常普遍的事情了。就項(xiàng)目本身而言，延期的原因很多，有客觀原因，有主觀原因。客觀的原因比如這次疫情的影響，很多項(xiàng)目基本處于停滯狀態(tài)。主觀原因有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)工作理解不夠深刻，工作的難度認(rèn)知不足，工作量評(píng)估不足，導(dǎo)致在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不能完成。還有一些比較模糊的原因，不能完全叫做客觀原因，也不能完全叫主觀原因，比如項(xiàng)目需求的范圍變更。有些變更是客觀的條件不滿足，有些是因?yàn)槿藶榈恼J(rèn)知不足，比如客戶只了解業(yè)務(wù)工作，不了解計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，而軟件公司人員只了解軟件系統(tǒng)，對(duì)具體的業(yè)務(wù)工作不了解，那么在后期的工作中會(huì)不斷地變更。

（二）項(xiàng)目成本超支

軟件項(xiàng)目成本主要是人員的成本，出差成本等，其中人員的成本是最主要的。項(xiàng)目的范圍變化，是項(xiàng)目成本超支的主要原因，因?yàn)橐坏╉?xiàng)目的需求范圍變化了，要修改的東西就多了。

（三）項(xiàng)目質(zhì)量不高，漏洞層出不窮

對(duì)于信息化項(xiàng)目，質(zhì)量問題關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。目前很多優(yōu)秀的公司都成立有專門的質(zhì)量部門，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把控。對(duì)于某些特定的行業(yè)，如航空領(lǐng)域、金融領(lǐng)域，更是追求零缺陷質(zhì)量管理。

三、管理中應(yīng)對(duì)的策略

（一）協(xié)調(diào)好成本、進(jìn)度、質(zhì)量三者的關(guān)系

項(xiàng)目管理的本質(zhì)就是利用有限的資源，協(xié)調(diào)好成本、進(jìn)度、質(zhì)量，將項(xiàng)目完成。

作為項(xiàng)目管理者，首先要明確的是，資源是有限的，公司要控制成本，人員素質(zhì)、人員的數(shù)量及人員的可用時(shí)間都是有限的。其次不管是公司還是客戶，都對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度有要求，在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，要完成具體的工作事項(xiàng)，最后還要保證質(zhì)量能夠符合相應(yīng)的規(guī)范要求。成本、進(jìn)度、質(zhì)量這三者需要管理者協(xié)調(diào)好。

項(xiàng)目管理者應(yīng)當(dāng)適時(shí)把握主要矛盾，因?yàn)樵诓煌碾A段，項(xiàng)目的目標(biāo)是不一樣的，主要矛盾也不一樣。從項(xiàng)目的角度考慮，前期還是要穩(wěn)一點(diǎn)，如若前期的工作做不好，后期改動(dòng)量會(huì)非常大，一旦涉及大的變更，那是一件非常可怕的事情。質(zhì)量的控制要關(guān)注重點(diǎn)，不要把過多的精力去處理一些不會(huì)影響整體進(jìn)度的事情。另外盡最大努力爭(zhēng)取資源。

（二）目標(biāo)管理

對(duì)于項(xiàng)目本身而言，按時(shí)按質(zhì)按量地完成工作，就是項(xiàng)目本身的目標(biāo)。對(duì)于公司而言，成本不要超支，按時(shí)驗(yàn)收，客戶按時(shí)付款是重要目標(biāo)。我們所有的工作管理、工作計(jì)劃、工作方式都必須圍繞著這樣的目前去進(jìn)行。

項(xiàng)目組內(nèi)部目標(biāo)必須保持一致，任何人如果個(gè)人目標(biāo)和項(xiàng)目組的整體目標(biāo)不一致，必須盡快處理，確保項(xiàng)目組內(nèi)部不出現(xiàn)過多的內(nèi)耗，避免浪費(fèi)有限的資源。

對(duì)于目標(biāo)本身，可以將大的目標(biāo)分為一個(gè)一個(gè)小的目標(biāo)，在一定的時(shí)間內(nèi)，先實(shí)現(xiàn)小的目標(biāo)，最后大的目標(biāo)也就水到渠成。在有具體的目標(biāo)后，可以對(duì)目標(biāo)進(jìn)行沖刺，基本實(shí)現(xiàn)目標(biāo)后，可以讓團(tuán)隊(duì)稍微緩一緩，輕松一下，尤其是在行業(yè)軟件信息化系統(tǒng)項(xiàng)目工作中，這樣能避免團(tuán)隊(duì)人員的壓力過大產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）進(jìn)度與成本管理

對(duì)于信息化系統(tǒng)而言，人員成本就是最大的成本，如果進(jìn)度目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)，那么必然超支。而且信息化系統(tǒng)驗(yàn)收后，一般有一個(gè)3-5年的免費(fèi)服務(wù)期限，過了服務(wù)期限后，日常的系統(tǒng)維護(hù)需要收取一定維護(hù)費(fèi)，是按照比例來收取的，對(duì)于千萬級(jí)合同額的項(xiàng)目，這對(duì)公司和團(tuán)隊(duì)來說，也是一個(gè)非常好的收益。

進(jìn)度一般結(jié)合目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)，具體用甘特圖來進(jìn)行管理，甘特圖的技術(shù)與應(yīng)用細(xì)節(jié)就不做過多討論。

按周匯報(bào)各小組的工作進(jìn)度，做到工作安排相對(duì)合適、相對(duì)公平，另外實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況，項(xiàng)目中人員的工作狀況，工作中遇到困難，避免水平一般的員工浪費(fèi)過多時(shí)間去研究技術(shù)性和業(yè)務(wù)性的難題。

（四）質(zhì)量管理

質(zhì)量管理的方法有很多種，學(xué)術(shù)論文更是不勝枚舉，而且還有運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行輔助質(zhì)量管理。筆者這里不進(jìn)行學(xué)術(shù)探討，因?yàn)樵趯?shí)際項(xiàng)目中，沒有時(shí)間、沒有精力去做質(zhì)量管理本身的學(xué)習(xí)與管理，這不現(xiàn)實(shí)。

重要事項(xiàng)質(zhì)量管理。一個(gè)項(xiàng)目還沒有正式啟動(dòng)的時(shí)候，就伴隨著些許質(zhì)量問題，但是不能因?yàn)檫@些問題項(xiàng)目停滯，在工作中，更多的是關(guān)注與重要事項(xiàng)的質(zhì)量管理，關(guān)注重點(diǎn)，把有限的資源用于解決重點(diǎn)質(zhì)量問題。

（五）問題與風(fēng)險(xiǎn)管理

對(duì)問題和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類，分為重要的和非常重要的問題與風(fēng)險(xiǎn)，緊急的與非緊急的問題與風(fēng)險(xiǎn)，在工作中，優(yōu)先處理即緊急又重要的問題與風(fēng)險(xiǎn)，然后處理緊急但是不重要或者不緊急但是重要的問題與風(fēng)險(xiǎn)，最后再處理既不緊急又不重要的問題與風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際工作中的難點(diǎn)是如何區(qū)分是否重要和是否緊急。

（六）溝通管理

溝通管理主要分為三塊，對(duì)甲方客戶的溝通管理、對(duì)監(jiān)理方的溝通管理、對(duì)其他外部對(duì)象的溝通管理、公司團(tuán)隊(duì)的溝通管理。溝通管理主要涉及對(duì)外部、對(duì)人，項(xiàng)目管理對(duì)內(nèi)的溝通主要是以管理為主，溝通為輔，本文重點(diǎn)闡述團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的管理，這里不再詳述。

（七）范圍管理

范圍理論上是確定的，因?yàn)榍捌谟性O(shè)計(jì)方案，要簽訂合同，我們只要按照合同的范圍去執(zhí)行即可。但是信息化項(xiàng)目，特別是行業(yè)軟件，范圍通常會(huì)變化。

對(duì)于一般影響不大的范圍調(diào)整可以通過溝通的方法的解決，但是如若發(fā)生和設(shè)計(jì)不相符的變更、硬件、軟件中間件的變更，其他事項(xiàng)的重大變更或者新增，一定要走正規(guī)的范圍變更流程，做到數(shù)據(jù)留痕，變更過程可追溯。

（八）業(yè)務(wù)需求及業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)管理

需求管理。需求可以采用一些方式方法獲取需求，如用戶訪談、現(xiàn)場(chǎng)觀摩業(yè)務(wù)工作、閱讀歷史文檔資料、填寫業(yè)務(wù)調(diào)查表等，各種方法有各自的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。為保證后續(xù)的開發(fā)工作，一般會(huì)讓開發(fā)人員參與業(yè)務(wù)需求及業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)工作。

設(shè)計(jì)管理。設(shè)計(jì)工作主要是由團(tuán)隊(duì)內(nèi)部完成，包含概要設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)的時(shí)候遵循先整體設(shè)計(jì)，再逐步細(xì)化的原則。另外對(duì)于業(yè)務(wù)流程中的特例、難點(diǎn)，可以先放一放，等主要的設(shè)計(jì)工作完成后，在重點(diǎn)突破特例和難點(diǎn)。

無論是需求還是設(shè)計(jì)，全程都需要甲方客戶的參與，特別是需求階段，如果需求理解錯(cuò)了，那么設(shè)計(jì)出來的功能肯定是錯(cuò)的，那么再進(jìn)行修改，難度就非常大，要修改頁面原型、數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)邏輯等等。

（九）開發(fā)與測(cè)試管理

由于行業(yè)軟件的業(yè)務(wù)系統(tǒng)比較復(fù)雜，設(shè)計(jì)的功能模塊比較多，加上項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)接的人員比較多，可以指派一名技術(shù)及開發(fā)經(jīng)理。一般情況下，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)接技術(shù)開發(fā)經(jīng)理即可。

項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)控制項(xiàng)目進(jìn)度，重點(diǎn)把握業(yè)務(wù)的主要流程，開發(fā)測(cè)試的其他具體實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)交由技術(shù)開發(fā)經(jīng)理負(fù)責(zé)。

當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)入開發(fā)階段后，主要的人員都參與這塊的工作，所以技術(shù)經(jīng)理要對(duì)接的人員比較多，業(yè)務(wù)模塊功能也比較多。可以將系統(tǒng)分為幾個(gè)大的模塊，每個(gè)模塊找一個(gè)人員負(fù)責(zé)，在細(xì)分的時(shí)候，有關(guān)聯(lián)的模塊可以分給同一個(gè)人，再找一個(gè)人協(xié)助他即可。另外設(shè)立測(cè)試組、技術(shù)攻堅(jiān)組，主要為各個(gè)模塊進(jìn)行測(cè)試及解決技術(shù)中的難題。技術(shù)攻堅(jiān)組是非常有必要的，因?yàn)樵谝粋€(gè)項(xiàng)目中，大多數(shù)的工作為重復(fù)性的工作，但是如果遇到技術(shù)中的難題，就會(huì)出現(xiàn)卡殼，很長(zhǎng)時(shí)間都解決不了，嚴(yán)重影響進(jìn)度。

（十）試運(yùn)行與運(yùn)維管理

項(xiàng)目完成后，就要進(jìn)行試運(yùn)行，試運(yùn)行的過程是困難的，因?yàn)楹芏鄦栴}通過技術(shù)人員進(jìn)行測(cè)試是無法測(cè)試出來的，測(cè)試只能站在功能點(diǎn)的角度去測(cè)試，不能站在客戶的角度和全面業(yè)務(wù)的高度去測(cè)試。所以在試運(yùn)行過程中，一旦遇到問題，要及時(shí)和客戶溝通并解決問題，同時(shí)每天編輯試運(yùn)行報(bào)告。待項(xiàng)目正式運(yùn)行后，項(xiàng)目進(jìn)入正常的運(yùn)維，只需安排人員運(yùn)維即可，有問題解決問題。

四、結(jié)論

項(xiàng)目管理很難，資源是有限的，另外涉及人的因素，而人具有很大的不確定性，而且還有很多外在的、不可控的因素和風(fēng)險(xiǎn)。這就需要我們用好項(xiàng)目管理知識(shí)，準(zhǔn)確把握軟件信息化系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)際情況，盡最大努力將項(xiàng)目完成到最好，為國(guó)家行業(yè)軟件的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。