檔案保管利用中的保密問題分析

王映遠 云南省大理州賓川縣檔案館

一、優化檔案保密工作的現實意義

（一）有利于充分保障檔案資源的價值

檔案資源切實反映了人類社會活動的全過程，是社會活動中形成的具有經濟價值、文化價值、政治價值的原始記錄。新時期，優化檔案保密工作，確保檔案資源的真實性、完整性、原始性，避免檔案失真，能夠更好地發揮檔案資源價值[1]。一方面，只有優化檔案保密工作，嚴格做好各項防護，才能避免發生隨意篡改、泄密等問題的發生，為后期的檔案使用主體提供真實有效的憑證。另一方面，只有優化檔案保密工作，明確檔案管理、查詢、調閱的權限，才能真正協調好檔案保密與檔案開發利用之間的關系，發揮檔案資源價值。

（二）有利于構建檔案安全體系

眾所周知，檔案館中的檔案資源種類豐富、數量眾多，是我國檔案管理的重要分支。做好檔案館檔案保密工作，提升館員的檔案保密意識，能夠更好地落實《中華人民共和國檔案法》，《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等法律、法規以及規范性文件中關于檔案保密工作的規定，從而構建完善的檔案安全體系[2]。

二、檔案保管利用中的保密工作常見的問題

（一）檔案保密制度不完善

當下，部分檔案館保密制度不完善，導致檔案保密工作難以走上正軌。一是涉密檔案處理制度不完善。部分檔案館對涉密文件、非涉密文件仍然交叉保管，未集中對涉密文件進行處理。之所以出現這種情況，主要是因為未從制度上明確涉密文件的類型、判斷標準以及標識，實踐操作中出現無序化的問題。同時，部分檔案館未對涉密文件的密級、保密期限進行進一步細化，增加了涉密檔案的管理難度。二是檔案保密責任落實制度不完善，未分別明確檔案部門、業務部門、檔案使用主體的保密責任，尚未全面推行保密責任書簽署機制，導致檔案在保管利用過程中存在泄密風險，也弱化了檔案館館員的保密意識。

（二）檔案庫房建設滯后

檔案庫房是保管檔案資源的重要場所，是確保檔案資源真實性的屏障。然而，實踐中部分檔案館的檔案庫房建設滯后，檔案保密設施不完善，存在安全隱患。一是部分檔案館受限于場所限制，既尚未設立專門的保密檔案室，也未對檔案庫房的門窗進行加固[3]。二是部分檔案館未配備攝像裝置、電子安全訪問門禁裝置、報警裝置，存在安全漏洞，容易發生泄密事件。

（三）數字檔案保密工作不科學

部分檔案館的網絡安全管理滯后，加之安全信息技術應用不科學，影響了數字檔案安全保密工作。從事前角度來看，未及時通過安全信息技術對數字檔案資源內進行加密處理，導致檔案資源被竊取、被篡改的風險增加。從事后的角度來看，檔案資源備份工作不及時，檔案資源一旦出現非法加密、數據亂碼的情況，將會影響檔案保密工作的質量。

三、檔案保管利用中的保密對策

（一）完善檔案保密制度，形成剛性約束

一是要完善涉密檔案制度，結合檔案館的實際情況，出臺《涉密檔案工作制度》《涉密檔案查閱制度》《涉密文件管理規定》等制度，進一步明確涉密文件、非涉密文件的區別，理清涉密文件的類型、內容，并設定可視化標識，推動涉密文件管理規范化。同時，要根據涉密檔案的類型，制定不同的密級以及保密期限。在設定密級以及保密期限過程中，主要是要參考檔案資源的影響程度、具體內容。二是要完善檔案保密責任落實制度，出臺《涉密館員崗位職責》《涉密工作人員保密管理規定》等制度，要求涉密人員簽署保密責任書，做好保密安全教育，提升涉密人員的安全意識、保密意識、責任意識。

（二）做好檔案庫房建設，營造良好環境

一是要對涉密檔案進行專門化管理，安排專門的管理場所，對檔案庫房的門窗進行加固。同時，也要進一步安裝24 小時攝像裝置、電子安全訪問門禁裝置、報警裝置，構建完整的安全防護網絡，減少安全管理漏洞。二是要正確處理檔案使用與檔案保密之間的關系。一方面，在相關人員進入檔案庫房查詢檔案資源過程中，必須要核實其身份以及手續，采取嚴格的審查措施，并對開放范圍進行嚴格限制。另一方面，要在檔案庫房中設置專門的查閱場所，并對查閱過程錄音錄像，有效防止偷取檔案資源的行為。

（三）完善數字檔案保密工作，推動檔案館長遠發展

信息化社會，檔案館中的數字檔案資源不斷增加，檔案保密工作面臨著新的挑戰。為此，檔案館要進一步防止勒索病毒、木馬程序、黑客程序、惡意插件等非法程序以及非法病毒對檔案管理系統、檔案資源的威脅，避免發生檔案篡改、檔案泄密事件。從事前角度來看，要綜合利用網絡防火墻、內外網隔離技術、內外網U 盤、區塊鏈、數字加密、云加密、數字水印技術對檔案資源進行安全管理，減少被竊取、被篡改的風險。從事后角度來看，則是要關聯檔案管理系統與云儲存終端系統，實現自動備份、實時備份，打造保密基礎。

四、結束語

隨著檔案館工作轉型升級，檔案館逐漸朝著精細化、智能化的方向發展，許多檔案資源也逐漸被開發利用。與此同時，如何在開發利用過程中提升檔案保密效率與質量，則值得從理論層面加以探討。故此，文章對此加以研究。通過本研究可以發現，檔案保密工作可以多角度展開。具體而言，一是要完善檔案保密制度，形成剛性約束；二是要做好檔案庫房建設，營造良好環境；三是要完善數字檔案保密工作，推動檔案館長遠發展?？偠灾?，只有真正做好檔案保密工作，才能確保檔案資源在保管利用過程中不出現差錯，確保檔案館長遠穩健發展。