人事檔案管理在事業單位中存在的問題及建議核心要點構架

李紅蕾 云南省廣播電視局事業發展中心

事業單位的承擔著公益性職能，其人事檔案管理對單位運行管理活動的開展具有重要影響，也對單位的組織關系和員工晉升、待遇、社會保障等有著緊密關系，因此，為了保障單位正常運行管理活動的開展，事業單位必須積極運用現代化技術，不斷提升人事檔案管理水平，促進單位整體運行管理管理水平不斷提升，為單位的穩定健康發展提供支持。

一、做好事業單位內部人事檔案管理工作的重要作用

事業單位內部所保存的人事檔案屬于一種具有社會價值的資源，這意味著做好本單位人事檔案管理工作具有社會價值。從基本內容來看，事業單位內部人事檔案記錄著人才的教育背景、工作經歷、社會關系、工作能力等各方面內容，是單位了解員工成長和發展的重要途徑，也是單位安排工作部署的依據之一，對單位運行管理活動的規劃安排有著重要影響。同時，單位還可以通過分析人事檔案信息，了解單位的人才空缺和人才需求，并根據具體信息，開展人才招聘、人事補給等活動，促使單位的人力資源結構不斷完善，為單位各項工作的開展提供支持，也有利于推動單位不斷深化人力資源改革。

二、事業單位人事檔案管理中存在的基本問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏應有的重視

據調查了解，當前國內有部分事業單位要履行各種公共職能，其工作任務本身就比較重，工作內容繁雜，很多事業單位都將主要精力和資源投入到單位的主要工作活動中，對檔案管理重視不足，導致檔案管理工作的開展無法獲得基本支持。同時，部分事業單位以及內部工作人員對人事檔案管理工作缺乏正確認知，不重視內部人事檔案管理改革工作，也沒有在實際工作中積極落實人事檔案管理措施，這也不利于提高人事檔案管理工作水平。當前，我國很多事業單位都在根據實際情況的發展變化，進行體制改革，檔案管理改革也包含在其中，但是，部分事業單位的人事檔案管理部門忽視了人事檔案管理的迫切性，無法緊跟事業單位的改革步伐，不利于推動人事檔案管理工作的持續發展，不能為事業單位總體管理提供參考與支持。

（二）缺乏健全的人事檔案管理體系

隨著社會經濟發展水平的快速提升和社會問題的多樣化、復雜化不斷加劇，人才不斷向著多樣化、復合型的趨勢發展，事業單位傳統的人事檔案管理方式已經無法適應實際需求。因此，事業單位應重視完善人事檔案管理制度、構建健全的管理體系，加強人事檔案規范化、合理化管理，并積極利用先進技術，促進管理效率不斷提升。但是，當前很多事業單位還沒有認識到這一點，人事檔案管理機構尚且存在欠缺、制度建設須待完善，工作人員的工作職責不清，未針對檔案管理工作制定合理的規劃方案，這一系列問題均會影響人事檔案管理工作效率與進度。

（三）人事檔案信息化建設管理水平偏低

在信息化時代，不斷提升信息化管理水平，成為很多事業單位日常工作中的主要內容之一，人事檔案管理的主要管理內容就是人事信息，因此，此項工作內容具有較強的信息化管理優勢，事業單位在提升信息化管理水平的過程中，應將提升人事檔案信息化管理建設水平放在重要位置。然而，當前很多事業單位都將信息化建設投入到單位的主要活動中，不重視人事檔案信息化管理建設，很多單位缺乏完善的信息管理系統，無法對人事檔案管理信息進行全面管理。還有一些單位雖然建立了檔案管理信息系統，但是，檔案管理信息系統與其他信息系統之間無法實現有效銜接，各信息系統之間的信息無法實現高效地傳遞與共享，導致各部門成為信息孤島，信息化管理工作也就無法順利開展。

三、如何加強事業單位人事檔案管理工作

（一）提升人事檔案管理地位

我國事業單位的發展需要隨著社會經濟的發展變化和國家的發展戰略而不斷改革、完善，因此，事業單位的運行管理體制并非一直不變，而是要根據內外部實際情況的發展變化和實際管理需求而不斷優化，人事檔案管理作為事業單位的重要管理內容也不例外。因而，事業單位的領導和管理者應對單位的運行管理內容進行詳細分析，了解人事檔案管理在單位運行發展中的重要作用，重視提高人事檔案管理工作地位，加大資金、人才、設備等方面的投入，為人事檔案管理水平的提升提供支持。其次，事業單位還需要加大宣傳教育力度，引導工作人員正確認知本單位人事檔案管理工作的價值和意義，明確人事檔案管理與每一個員工自身的聯系，增強全體工作人員的人事檔案管理意識，按照標準要求依法做好本職工作，不斷促進人事檔案管理工作增值，為單位的運行發展提供支持。

（二）健全人事檔案管理體系

事業單位應重視健全人事檔案管理體系，規范檔案管理制度，細化檔案管理流程，采取科學合理的策略，緊抓重點，確保人事檔案管理措施在實際工作中得到有效落實。一方面，事業單位需要進一步完善人事檔案管理機構，根據當前的實際管理需求，建立健全的管理組織，科學劃分管理工作崗位，并在管理制度中明確各崗位的工作內容和權限，明確工作人員的職責，確保檔案管理工作順利開展。另一方面，事業單位需要將人事檔案管理和其他檔案管理以及單位的其他運行管理工作內容聯系在一起，不斷健全整個運行管理體系，使各環節的運行管理工作順利開展。

（三）加強人事檔案管理信息化建設

隨著互聯網信息技術的快速發展，社會的發展形勢發生了重要變化，很多組織的運行管理模式必須根據實際情況的發展變化而不斷變革，因此，加強信息化建設，提升信息化管理水平成為當前很多組織機構的重要發展目標，事業單位也不例外。事業單位不斷加大信息化建設投入，購置先進的信息技術設備，構建檔案管理信息庫與存儲系統，設置安全密碼與檢索功能，從而有效提升檔案信息化管理水平，為事業單位緊隨時代發展步伐實現長遠發展具有重要意義。人事檔案管理是事業單位的重要管理內容，人事檔案信息也與單位其他工作的開展具有重要聯系，因此，事業單位在信息化建設過程中，應將人事檔案管理信息系統建設和其他部門的信息系統建設工作綜合在一起，在具體目標的指導下，進行統籌規劃部署，明確各部門的分工，構建完善的信息管理系統，實現各信息系統之間的有效銜接，確保各部門的信息可以實現高效傳遞與共享，為各項具體工作的開展提供支持，促使單位整體的運行管理水平不斷提升。此外，事業單位須著重加強檔案管理人才隊伍建設，培養高素質專業人才，引導全體工作人員認知本職工作的價值、定義和基本要求，不斷提高他們的職業技能與道德素養。在專業培訓工作中，必須引導檔案工作人員靈活運用理論知識，熟練采用信息技術設備提取有價值的檔案信息，做好檔案整理與存儲工作，檢測檔案資料完整與否，準確辨析信息的真偽，為本單位檔案管理工作提供最完善的依據。

四、結束語

我國事業單位的種類非常多，很多事業單位都是各種優秀人才的聚集地，也是公益與公共管理服務職能的主要承擔著，因此，加大事業單位的人事檔案管理，有利于單位詳細了解各種人才信息，也有利于事業單位提升運行管理效率和質量。