企業(yè)物資采購(gòu)成本降低的有效控制辦法

董桂玉 山東電工電氣集團(tuán)有限公司物資分公司

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)是其經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中非常重要的內(nèi)容，不斷提升該環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展質(zhì)量，對(duì)于企業(yè)利潤(rùn)的提升具有非常重要的意義。對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，在實(shí)際開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)時(shí)，與財(cái)務(wù)和生產(chǎn)部門(mén)等多方主體的關(guān)系都非常密切，而且也涉及企業(yè)在采購(gòu)與資金管理等方面的制度，能夠反映企業(yè)的運(yùn)營(yíng)能力。

一、健全完善采購(gòu)內(nèi)控制度

內(nèi)控制度是降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)各部門(mén)流程設(shè)立控制點(diǎn)，做好流程的內(nèi)部控制管理制度。企業(yè)建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制體系，是改善內(nèi)部管理、提高采購(gòu)效率、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。

（一）建立采購(gòu)管理制度

采購(gòu)管理制度是規(guī)范各類(lèi)采購(gòu)行為，明確相關(guān)部門(mén)在采購(gòu)活動(dòng)中的職責(zé)和分工，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的管理，保證采購(gòu)活動(dòng)符合國(guó)家法律法規(guī)和企業(yè)管理政策，保證采購(gòu)質(zhì)量、提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本的一項(xiàng)管理制度。主要包括需求計(jì)劃管理、采購(gòu)價(jià)格管理、招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理、合同管理、驗(yàn)收入庫(kù)管理、付款結(jié)算管理等。采購(gòu)制度應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算、采購(gòu)流程、授權(quán)審批權(quán)限、相關(guān)部門(mén)的責(zé)任和關(guān)系、各種物資品種采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等，使采購(gòu)活動(dòng)有章可循，有法可依。

（二）建立供應(yīng)商準(zhǔn)入和評(píng)價(jià)制度

供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購(gòu)管理中一個(gè)重要的部分，對(duì)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)準(zhǔn)時(shí)化有著至關(guān)重要的作用、企業(yè)在供應(yīng)商管理方面要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入及評(píng)價(jià)制度，確保供應(yīng)物資滿足企業(yè)生產(chǎn)需求，實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)。

1.供應(yīng)商準(zhǔn)入制度

物資采購(gòu)的供應(yīng)商要經(jīng)過(guò)技術(shù)、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢、安全等部門(mén)聯(lián)合考核后才準(zhǔn)進(jìn)入，如有需要可以到供應(yīng)商屬地實(shí)地考核，全面了解和掌握供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量等，并對(duì)進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商實(shí)行檔案管理。準(zhǔn)入供應(yīng)商應(yīng)提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人身份證復(fù)印件、開(kāi)戶(hù)銀行信息等有關(guān)資料，并填寫(xiě)供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表。

2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度

一是審核部門(mén)依據(jù)供應(yīng)商所提供的資料，對(duì)其資質(zhì)、資本、信用、技術(shù)能力、安全質(zhì)保、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行資格評(píng)審，建立供應(yīng)商檔案，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)，判定供應(yīng)商是否屬于某一產(chǎn)品獨(dú)家代理或單獨(dú)生產(chǎn)。二是質(zhì)量?jī)r(jià)格部、計(jì)劃采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部及使用單位，按照供應(yīng)商績(jī)效評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行ABCDE 五級(jí)綜合評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為后續(xù)選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。

3.建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系

企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要對(duì)采購(gòu)的物資價(jià)格進(jìn)行歸檔管理，對(duì)每一批采購(gòu)的物資報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔價(jià)格進(jìn)行比較，分析形成價(jià)格差異的原因。對(duì)重點(diǎn)物資的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員多渠道收集供應(yīng)價(jià)格，分析評(píng)價(jià)現(xiàn)有價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的物資價(jià)格進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。創(chuàng)新采購(gòu)管控新模式。

二、采購(gòu)規(guī)模批量化

目前，物資采購(gòu)方式以招標(biāo)采購(gòu)、專(zhuān)家會(huì)審采購(gòu)、單一來(lái)源定向采購(gòu)、詢(xún)比價(jià)采購(gòu)為主，其他采購(gòu)方式為輔。為充分發(fā)揮集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，物資采購(gòu)工作推行年度計(jì)劃管理，積極與大型生產(chǎn)廠商溝通，尋求合作，實(shí)施大宗物資年度批量采購(gòu)和代儲(chǔ)物資集中采購(gòu)、大宗物資批量采購(gòu)、采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)單位歷年需求消耗情況、使用單位年度需求計(jì)劃和市場(chǎng)狀況，科學(xué)編制年度采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)物資消耗需求分析，將鋼材、木材、通用常耗易損配件、金屬網(wǎng)、電纜、皮帶、汽柴油、地材等物資品種，實(shí)行年度批量采購(gòu)，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)，還能取得一定的價(jià)格優(yōu)惠、代儲(chǔ)物資集中采購(gòu)、代儲(chǔ)物資管理是指供需雙方簽訂代儲(chǔ)協(xié)議，供方將物資送達(dá)需方指定的存儲(chǔ)地點(diǎn)（或存儲(chǔ)在供應(yīng)商生產(chǎn)、銷(xiāo)售倉(cāng)庫(kù)），以滿足需方生產(chǎn)建設(shè)要求，在所存儲(chǔ)的物資銷(xiāo)售出庫(kù)后，再向供應(yīng)商支付賬款的管理模式。它具有縮短供應(yīng)時(shí)間、節(jié)約流通費(fèi)用、減少資金占用、集中精力聚焦市場(chǎng)價(jià)格、引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、提高服務(wù)水平等優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，該模式能夠簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，減少重復(fù)采購(gòu)產(chǎn)生的采購(gòu)成本，利用供應(yīng)商的庫(kù)存保證生產(chǎn)建設(shè)物資需要，減少庫(kù)存儲(chǔ)備和積壓資金的浪費(fèi)，提高庫(kù)存周轉(zhuǎn)率的作用。

三、加強(qiáng)預(yù)付款管理

預(yù)付款占用企業(yè)流動(dòng)資金，影響資金周轉(zhuǎn)，一旦收不到貨物或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，將會(huì)增加企業(yè)的資金成本。企業(yè)在預(yù)付賬款管理上要結(jié)合自身實(shí)際，構(gòu)建預(yù)付賬款風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。一是加強(qiáng)物資采購(gòu)審核管理，通過(guò)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)審核、采購(gòu)評(píng)審談判等方式，從源頭減少預(yù)付款的形成；二是做好合同簽訂和跟蹤管理，通過(guò)合同約定和預(yù)付款合同風(fēng)險(xiǎn)審批及跟蹤管理，防范風(fēng)險(xiǎn)；三是財(cái)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行付款審核，對(duì)200 萬(wàn)元以上的預(yù)付款，采取主管副總經(jīng)理和總會(huì)計(jì)師聯(lián)簽審批的方式；四是按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)清理”的原則，實(shí)行預(yù)付款清理主體責(zé)任制，并加強(qiáng)預(yù)付款的考核管理。

四、加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程管理監(jiān)督

一是要建立采購(gòu)人員績(jī)效考核辦法，完善考核及激勵(lì)約束機(jī)制，采取定期開(kāi)展工作檢查、專(zhuān)業(yè)化分工、崗位輪換等措施，強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)人員的管理，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。二是加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)評(píng)審過(guò)程的監(jiān)督、重點(diǎn)檢查采購(gòu)評(píng)審過(guò)程是否按照流程進(jìn)行，是否存在違反國(guó)家法律規(guī)定和企業(yè)管理制度的行為。三是對(duì)物資采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，如采購(gòu)工作是否規(guī)范、措施是否到位、是否存在偏離實(shí)際等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題.確保采購(gòu)過(guò)程高效有序。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著企業(yè)管理精細(xì)化的不斷深入，成本控制己成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要管理內(nèi)容，企業(yè)要重視采購(gòu)成本管理工作，根據(jù)自身實(shí)際情況，構(gòu)建采購(gòu)成本控制體系，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。