社區會計檔案的保管與銷毀問題淺議

張亞芳 陜西陜煤蒲白礦業有限公司

社區會計檔案是由會計憑證、賬簿與財務報告等組成的專業性核算資料，直接反映一個單位的經濟業務狀況，并以其記錄內容作為重要憑證，展開單位的經營活動，然而，當前社區檔案保管與銷毀中存在保管人員責任意識缺失、保管不規范、銷毀問題突出等問題。基于其重要性，應彌補這一缺陷，通過不斷完善管理工作、提高管理水平，強化會計檔案管理工作，從而直接提高單位的財務管理水平，使之獲得更高效、持續性的發展。

一、社區會計檔案的重要性

社區會計檔案屬于會計活動的最終產物，對經濟活動而言，它既是重要的記錄資料、又是關鍵的憑據，其重要作用表現在以下方面：

（一）和經濟活動不可分割

從本質上而言，社區會計檔案是長時間通過匯總、積累得來的會計信息系統產物，其中包含著的內容，不僅具有原始平整性特點，而且也凸顯出持續性、規律性以及系統性的特點。從會計憑證、到會計賬簿、再到會計報表，以此形成系統性、整體性的體系，對各個階段的經濟業務內容直接體現出來。充分利用社區會計檔案資料，使用社區會計核算手段，能持續性記錄并反映出經濟活動、財務收支細則，一方面以此體現出社區既往的經濟發展歷史，另一方面又為現下社區會計管理的會計預測、決策、控制、解決經濟糾紛、處理遺留問題等經濟事務提供依據。

（二）宏觀決策時的必要依據

完整且真實的社區會計檔案，能對經營管理過程當中所有重要的信息資源予予以反映、監督，這也是開展財務工作之根本。同時，在傳遞管理規劃、控制決策過程中的會計信息，記錄在會計檔案中，對管理的有效支持、積極促進作用。另外，恰如其分的借用會計電算化技術處理社區會計檔案中的信息數據，還能設計、構建出更有益于良好管理和科學決策的數據模型，從而以規范、科學的系統來支持會計決策，實現對歷年來各部門大量會計數據的準確核算，為需求者更快、更準確的提供可用信息。最后，會計檔案資料還可以作為對社區乃至整個地域未來發展趨勢、發展狀況的預測憑證，決策者在基于符合市場經濟規律要求的基礎上，制定出更有益于促進自身發展的經營計劃。

（三）責任細究、經濟犯罪等憑證證據

對于所有的會計活動，在社區會計檔案當中都有如實的反應以及客觀的記錄，它是對經濟活動的記錄和反映。借助于社區會計檔案中所記錄的詳實數據，能夠了解到各項經濟業務發生的具體細則，并可作為評價有無切實遵守經濟法律要求的重要工具，發現其中是否存在弄虛作假等觸及法律的行為。為打擊經濟犯罪活動留下重要的證據，揭示其觸犯法律的犯罪事實。

（四）為經濟科學研究提供借鑒

在社區會計檔案的記錄信息當中，有反應經濟活動的全程信息，以及經驗及教訓，發揮著重要史料價值的作用。利用社區會計檔案可以為經濟科學研究提供各種可靠的數據、可比性資料和過去經濟活動的珍貴史料。

（五）社區會計檔案的信息化管理

實現會計檔案的信息化、借助于信息化精準高效之特點，能在很大程度上規避數據錯誤，反映真實數據，保證會計檔案管理工作質量。在當前信息化時代下，充分發揮計算機準確性高、速度快等優勢，促進會計檔案的信息化進程，以信息化系統來完成日常會計管理工作，能夠及時、有效且精準的為單位經濟性決策提供可靠信息參照。從實質上來說，會計檔案的信息化實現，也代表著會計檔案管理水平的提高。

二、社區會計檔案的保管

（一）強化責任意識，重視社區會計檔案工作

社區會計檔案管理工作是一門技術，也是一面鏡子。社區會計檔案工作不僅僅是把憑證裝訂好，放到柜子里。從審計和檢查工作來看，整齊、有條不紊的會計檔案會給檢查人員留下很好的印象，從側面體現出該單位嚴謹的工作態度、流暢的工作流程、穩固的會計基礎、規范的會計處理。近年來，離任審計和經濟責任審計也愈發嚴格，且都有往前追溯的要求。事業單位的領導任職期限至少3 年，甚至長達15 年以上，所以社區會計檔案的完整性、連續性顯得非常重要。會計人員、檔案管理人員和單位領導務必提高認識，強化責任意識。

（二）熟悉會計基礎工作，正確區分會計檔案

在社區會計資料整理和歸類中，正確區分會計檔案和文書檔案，可減少會計檔案的工作量和保管責任。例如，日常工作中的請示、批復、調撥文件等不屬于會計檔案，但是可以作為會計核算的依據。財務人員應按照“財政總預算和稅收會計檔案保管期限表”的內容對不同類型的會計檔案進行分類管理，并妥善保管紙質檔案原件。《會計檔案管理辦》不但明確了電子會計檔案的法律地位，還提出了電子會計檔案形成的條件。因此，財務人員應正確理解電子會計檔案的內涵，一定是來源于計算機的電子設備，其形成、辦理傳輸是以計算機為載體，可以存儲在本地計算機和云端。

（三）重視社區會計檔案環節，規范檔案管理

社區會計檔案管理至少包含歸檔、保管、利用、交接、查閱、鑒定銷毀等環節，每一步都至關重要。因此，除了嚴格執行相關的法律法規外，還應建立社區內部的檔案管理制度。在歸檔方面，要及時打印和歸檔會計賬簿、會計報表、財務報告和其他會計資料，用專門的會計檔案盒進行封裝，規范填寫封面和簽章，制保管清冊，避免零散存放。在保管方面，應配備專業的人員進行管理，杜絕由出納管理會計檔案的情況，規避篡改會計原始票據、重復報銷，發生貪污、舞弊、挪用公款的風險；同時配置獨立的地點、帶鎖的柜子、干濕度計、消防栓等，避免隨意堆放。不具備條件的可委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。在移交和借閱方面，無論是從財務室到內部檔案管理部門，還是到外部檔案管理機構的移交，都應完善移交手續，編制會計檔案移交清冊，逐項清點，注明缺失和現存的資料，防止責任不清。監交人員應嚴格履行職責，嚴格執行借閱和復制的審批手續，填寫借閱登記表并聲明負責檔案的完整性、保密性，不得污損或丟失，并及時歸還。

（四）充分利用會計檔案，提高實用價值

雖然我們當前已經進入信息化時代，但是大部分事業單位的會計檔案還是以傳統的紙質檔案為主，無法像大中型企業一樣全面運用大數據、云計算等智能運算來增強會計檔案應用的實效性，不符合成本效益性。只有歸檔整理好靜態的會計檔案，才能對會計檔案進行數據整理，建立數據的聯系，發揮動態的價值。一方面，按規定做好會計檔案管理的基礎工作，在保證會計檔案安全、完整的前提下，為查閱和復制會計檔案資料提供便利的條件。另一方面，事業單位根據自身的需求，引入信息化手段，對檔案信息進行分析處理，定制個性化數據報表，使會計檔案充分發揮價值。

三、社區會計檔案的銷毀

（一）檔案銷毀的三個階段

檔案銷毀分為三個階段，分別為制定標準、銷毀登記和銷毀檔案。在制定標準階段，檔案管理員制定檔案銷毀標準交于部門主管人員進行審核，審核不通過需要重新制定；在銷毀登記階段，檔案管理員按照銷毀檔案的標準核對檔案情況，編制出待銷毀檔案清單，根據清單內容核實檔案信息，核實后交部門主管人員審核，審核通過形成正式的檔案銷毀清單，完成銷毀登記，如審核不通過需要重新確認需要銷毀的檔案；在銷毀檔案階段，根據檔案銷毀清單對需銷毀檔案進行整理并在檔案盒檔案清單中進行檔案銷毀備注信息，整理備注完成后對檔案銷毀處理。

（二）檔案銷毀流程

檔案銷毀流程分為兩個階段，分別為鑒定銷毀階段和銷毀檔案階段。在鑒定銷毀階段，根據檔案管理標準自動生產了待銷毀檔案，檔案管理員查看待銷毀檔案，選擇現在需要銷毀的檔案進行鑒定，鑒定登記后交由部門主管人員進行審批，審批通過后進行檔案銷毀：在銷毀檔案階段，檔案管理員對審批通過的檔案進行銷毀登記，登記后交部門主管人員審核，審核通過檔案管理員進行檔案銷毀確認，通過銷毀確認進行電子數據及電子文件的刪除操作，公積金業務檔案信息屬于非涉密信息檔案，在檔案銷毀時可只進行電子信息的刪除工作，如涉及涉密信息需要進行存儲介質的物理銷毀工作，最后需要進行打印檔案銷毀清單，檔案銷毀清單需要永久保標存。

四、結語

綜合上文可以明確的是，會計檔案管理工作必須要予以充分認識，并緊隨時代發展，采取更多新的舉措、規范性舉措，加強會計檔案管理，從而保證管理質量、提高管理水平。社區會計檔案的保管與銷毀是一項嚴肅、謹慎的工作，要努力規范和加強會計檔案保管、制定相關措施，促進檔案銷毀工作。按規定銷毀檔案會計有利于會計檔案工作的有序開展，減少會計檔案保管工作成本。因此，檔案管理部門應有作為、有擔當，避免出現大量應銷未銷檔案，定期組織相關部門開展聯合鑒定，編制銷毀清冊，對特殊事項單獨立卷。