事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

張紅霞 新蔡縣人社局

在信息化背景下，許多事業單位已經開始引入信息化系統，這改善了檔案管理的工作模式，也提高了檔案管理的工作效率。為了促進企業的可持續發展，使得信息化系統更合理地用于檔案管理工作中，企業檔案管理人員和其他相關工作人員也要積極進行創新，不斷提高檔案管理工作的方式方法，在檔案管理中加入科學化與信息化的元素，提升管理效率。

一、實現檔案信息化管理的作用

現階段，檔案管理當中加強計算機化建設的過程以及使用計算機化介質作為傳播檔案資料的手段具有許多優勢。它能夠明顯的提升檔案管理分發當中的信息速度，并提升和改善公共機構中檔案管理服務水平。從而提升檔案管理的工作效率，從而加強檔案管理效率與部門工作水平。此外，事業單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質量，加強檔案存儲的條件，從而有效減少紙張資源的浪費。檔案管理可以有效地提升公共企業檔案管理體系和管理方法。

二、檔案管理信息化建設的現狀

（一）在檔案管理上重視度不高

現階段，事業單位管理人員對于檔案管理工作不重視的現象比較明顯，因此，常常會發生部分重要檔案丟失的問題出現，從而影響了檔案信息的時效性。

（二）信息化建設規劃不足

雖然當前部分企業把檔案信息化納入事業單位年度工作計劃之中，但在具體落實過程很多行政單位并沒有真正地落實檔案信息化建設工作，也沒有制定檔案信息化管理機制。特別是很多行政事業單位主要領導對于檔案信息化建設重視程度不足，認為檔案信息化建設并不是行政事業單位主線工作，因此，沒有給行政事業單位檔案信息化建設提供足夠的人力、物力和財力支持，導致部分行政單位檔案信息化管理模式相對滯后，這也在一定程度上影響了行政事業單位檔案信息資源利用和共享。

（三）檔案檢索與管理制度有待完善

如果在事業單位的發展過程中出現檔案混亂或者信息虛假等現象，那么就會給事業單位帶來較大的損失。所以，檔案管理人員要時刻嚴格要求自己，不斷探索檔案管理的發展模式并將檢索機制合理地融入其中。同時，單位也應不斷地總結之前的經驗，并將其應用在檔案管理的工作中。如果沒有完整的檔案存儲與查閱制度，可能會導致工作效率無法提高，嚴重時還會造成檔案信息丟失的現象發生，從而阻礙了事業單位檔案管理的信息化建設。三是檔案管理信息化的安全性不高。有些檔案管理人員不重視檔案管理制度，沒有嚴格遵守檔案管理制度規范，導致工作失誤行為時有發生。

三、檔案管理信息化建設的管理措施

（一）加強信息安全防護

在信息化時代背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時大幅縮短，但與此同時，檔案信息資源安全問題也變得更為嚴峻。所以，企業在檔案信息化建設管理過程當中，需要對信息安全防護工作開展力度予以加強。首先，企業需要提升相關人員安全理念，讓工作人員嚴格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，有效提升檔案管理工作心的效率。另外，事業單位應開展檔案資源存儲殺毒工作，在實際工作中，需要裝設防火墻與殺毒軟件，并對硬件設備、軟件設備開展定期升級維護工作。最后，在信息化背景下，需要對數據備份功能、數據恢復功能予以全面應用，確保檔案數據信息安全防護工作開展綜合性，事業單位應在安全防護工作開展中全面結合實際情況，讓自身優勢得到充分發揮，完成安全風險與安全問題的監控工作、識別工作、處理工作與報告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點。

（二）強化檔案資源共享功能

由于地域限制部分檔案信息不能夠被充分利用，網絡信息技術的不斷發展，實現了資源共享，使得行政事業單位完全可以利用網絡信息技術搭建信息處理系統，并實現檔案信息處理系統的橫向和縱向聯系，加大對行政事業單位其他部門檔案信息的收集力度，同時也能夠將有價值的檔案信息共享到網絡平臺之上，實現檔案信息的綜合利用。行政事業單位檔案信息化建設不僅會減輕檔案工作人員的工作量和工作壓力，同時通過檔案信息化建設也能夠加強檔案管理部門與行政事業單位其他部門之間的聯系。

（三）建立完整的檔案管理制度

事業單位在開展檔案管理工作過程當中，事業單位想要保證檔案管理工作的順利開展，首先應當建立一套完整的檔案管理規范制度有。事業單位應構建層層負責制度，并成立專業領導小組，信息化背景下，檔案管理工作具有專人專崗特點。其次，事業單位應當制定長期規劃與長期目標，具體應涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內容，讓政務內網、檔案信息數據庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網絡技術攻關問題、數據格式統一問題得到有效解決。最后，需要對權利義務制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

四、結束語

綜上所述，企業在檔案管理的工作當中利用信息化技術開啟信息化檔案管理模式，能夠有效促進事業單位的發展，同時提升檔案管理的質量和工作效率，為事業單位減少人力成本。為了充分利用信息化的優勢在檔案管理當中提升其工作效率，應對檔案管理人員進行全面培訓，使其能夠完全掌握信息化技能，在培訓過程中也應當注意加強檔案工作人員的整體素質，從而促進企業檔案管理工作的信息化發展，極大的提升了事業單位檔案管理工作的效率。