PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用

趙希彥，房 鑫，張雨桐

[中國科學院大學附屬腫瘤醫院(浙江省腫瘤醫院)，杭州310022]

醫院科技檔案管理是醫院科技管理和醫院文化的重要組成部分，它其實是醫院的一種無形資產，能夠為醫院的科技創新和發展提供參考資料，更加有助于醫院科研水平的發展和穩步前進。目前，醫院的等級在不斷提升，醫院管理也在逐漸科學化，加強科技檔案管理不僅能夠為醫院的醫療技術水平和服務質量提供保障，還能夠提高醫院的經濟效益和社會效益。對科技檔案進行科學管理是當下醫療機構需要關注的重點問題。目前，我國在醫院科技檔案管理方面仍然存在很多問題，直接影響了醫院科研工作的健康發展。因此，科技檔案管理工作也應當被作為醫院管理工作的重點，只有醫院科技檔案得到科學管理，才能推進醫院的可持續性發展。

1 醫院科技檔案管理現狀

醫院的科技檔案管理主要是指對醫院自成立之初以來所從事的醫教研活動以文字、圖像、聲像的形式所保存的具有參考機制的歷史記錄和載體。醫院的科技檔案管理在醫院檔案管理中的比重正不斷增加，它是醫院從事一切科研活動的基礎，更是提高醫院科研質量和促進醫療技術水平不斷進步的重要保障。

1.1 制度不健全

目前，醫院的檔案管理工作仍以臨床病案管理為主，對科技檔案管理重視程度不夠，管理人員一般為兼任，缺乏相關專業性的管理人員，科技檔案管理規章制度建設存在短板。隨著科研在醫院發展建設中的地位越來越高，現有的科研檔案管理機制已難以滿足科研高速發展的需求，制約了科研工作向更加深入的方向發展。

1.2 檔案管理人員綜合素質不高

醫院的檔案管理人員基本都是兼職人員，都具有很強的流動性，而且大部分專職人員沒有進行過專業化訓練，他們的專業化水平和技術都不能滿足新形勢下科技檔案管理的需要。尤其是網絡技術和智能化技術正在不斷發展，如果不能利用好網絡技術和智能化管理，勢必會阻礙醫院科研工作的可持續發展。

1.3 科技檔案管理較為分散

很多醫院都沒有專門的科技檔案管理機構和專門的科技檔案管理人員，基本上都是處于分散式的管理狀態，對于科技檔案的管理不夠系統，科研成果產出等數據收集的工作量大、效率低下。同時，很多大型科研項目和科研成果歸檔不及時，不利于醫院科技檔案管理的長遠發展。

1.4 科技檔案管理的現代化程度不高

隨著計算機網絡技術的不斷成熟，科技檔案管理已經逐漸從紙質管理轉向數字化管理，這樣能夠大幅提升科技檔案管理的工作效率。但現在很多醫院對于這方面的重視程度不高，投入力度不大，仍然停留在傳統的手工檢索階段，嚴重制約了科技檔案管理工作的發展。

2 PDCA循環和醫院科技檔案管理的關聯

PDCA循環是管理學家戴明提出來的理論，將它應用在醫院科技檔案管理中，可以更好地提高管理質量和效益。PDCA循環是全面管理體系運轉的基本方法，該理論能夠提高企業的質量和效益。PDCA主要有四個階段，分別是P：計劃、D：執行、C：檢查、A：處理。這四個階段是一個有規律且循環連貫的管理模式，四者緊密結合，環環相扣，既相互制約又相互補充，一環扣一環，每一個循環都能解決一些實際問題，是提高醫院科技檔案管理工作水平的重要保障。

3 PDCA循環的各個階段在醫院科技檔案管理中的應用

3.1 計劃階段

計劃階段就是PDCA循環中的P階段，它屬于基礎階段，同時也是最為重要的階段之一。它主要負責對有價值的科研信息進行詳細記錄并保存，是根據實際管理的需要來制訂詳細的目標和計劃，然后對制訂的計劃進行縝密分析，將詳細的科研信息進行分類集中歸檔，便于綜合利用。科技管理的主要內容包括合同書、學術研究資料、檢測報告、科研成果產出，等等，這些內容都是事先按照計劃保存好的內容。科技檔案管理中涉及的很多計劃不僅僅需要掌握原件，還要有復印件，以確保后期使用和管理的安全性。

3.2 執行階段

執行計劃是對制訂好的計劃進行分析并實施。醫院科技檔案管理工作對于執行階段十分重視，管理者需要制定科學合理的制度，相關的管理人員要明確自己的工作職責，要知道該如何對檔案進行合理分類。在執行階段，要先制定科學合理的制度，按照管理制度的約束進行工作，為科技檔案管理提供穩定、安全的平臺。不同的責任部門要對檔案進行清晰標注，避免出現分類不明確的現象。要最好對相關人員的培訓工作，可定期組織檔案管理人員參加相關知識競賽活動，確保他們能夠熟悉各種檔案的分類及歸檔，并在遇到特殊問題時能夠第一時間進行解決。只有這樣，才能保證PDCA循環檔案管理步驟的順利實施。

3.3 檢查階段

檢查階段就是PDCA循環中的C階段，就是對工作人員所執行的計劃進行督促，對所執行的檔案進行核實，保障科技檔案信息在真實、可靠的基礎上進行歸檔和存檔。要想保障醫院科技檔案管理的完善性，就一定要進行有效地監督和檢查，保障科研數據的真實性。

3.4 處理階段

處理階段就是PDCA循環中的A階段，也是PDCA循環當中最為重要的一個環節，它主要是對檢查階段的結果和調查所產生的反饋進行及時、系統的總結和討論，通過前三個階段的努力來保障檔案資料的真實可靠。檔案管理人員會根據具體的檢查結果來進行方案的整改和下一次計劃的制訂，有助于領導者充分掌握醫院科技檔案管理環節中出現的問題，是對PDCA循環檔案管理形式的總結。

4 結語

在科技檔案管理中使用PDCA循環管理模式能夠更好地糾正不良問題，也能夠提高檔案管理人員發現問題和解決問題的能力，為醫院的可持續性發展提供了最優的管理模式。