事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策

陳永新

【摘要】本文重點(diǎn)探討和分析事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題和對策，希望本文的簡要分析能夠?yàn)槲覈聵I(yè)單位檔案管理質(zhì)量的提升作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? 人事檔案管理? 問題? 對策

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題分析

（一）人事檔案的管理意識(shí)比較薄弱

從實(shí)踐情況來看，很多事業(yè)單位盡管建立了一定意義上的人事檔案管理機(jī)制和制度，但是卻沒有匹配相對應(yīng)的系統(tǒng)完善且科學(xué)合理的管理形式，這主要是因?yàn)槲覈聵I(yè)單位管理人員缺乏應(yīng)有的檔案管理意識(shí)，相對應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能不夠健全完善。另外，很多事業(yè)單位管理人員往往在人事檔案管理信息化建設(shè)方面沒有高度關(guān)注，人事檔案管理質(zhì)量無法有效增強(qiáng)，使人事檔案管理效率受到嚴(yán)重影響。

（二）檔案資料的收集不夠齊全完備

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，在檔案資料的收集和整理過程中，很多資料不夠完備，缺乏應(yīng)有的系統(tǒng)性完善性，資料損壞問題普遍存在，在這樣的情況下，對于檔案的收集和整理工作造成很大不便。例如，任免信息材料和職稱材料的管理，如果在交接材料的過程中存在一定的誤差，就會(huì)導(dǎo)致檔案資料缺失問題普遍存在。與此同時(shí)，在針對檔案資料進(jìn)行收集的過程中，因?yàn)闄n案記錄時(shí)間比較長，需要單位蓋章，本人簽字等等，在紙質(zhì)檔案上操作，因?yàn)闀r(shí)間比較久，可能存在缺失或者不清晰的問題，而后續(xù)的考證也無法推進(jìn)，檔案信息損壞很難彌補(bǔ)，使得在收集資料時(shí)更加困難。

（三）管理人員綜合能力較低

事業(yè)單位檔案管理人員往往缺乏專業(yè)化的檔案知識(shí)和管理技能，在現(xiàn)代化信息技術(shù)方面不能有效應(yīng)用，缺乏應(yīng)有的信息管理技能。很多員工思想比較保守，不能有效應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段，由此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率大打折扣，無法推進(jìn)信息化建設(shè)，這和事業(yè)單位的檔案管理信息化要求不相吻合，導(dǎo)致事業(yè)單位人事檔案的管理體系不能有效構(gòu)建。

（四）檔案管理體制不健全

因?yàn)槭聵I(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有高度關(guān)注檔案管理工作，更沒有結(jié)合實(shí)際情況針對檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善，雖然有些單位建立了相對應(yīng)的管理機(jī)制和制度，但是缺乏應(yīng)有的執(zhí)行力度，導(dǎo)致各項(xiàng)管理工作不夠細(xì)致，無法提升其管理效率，各項(xiàng)管理措施不能執(zhí)行到位，導(dǎo)致很多問題普遍存在，不能得到真正意義上的解決，管理質(zhì)量和管理成效都會(huì)大打折扣。

二、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題的對策

（一）從根本上有效提升人事檔案管理的重視程度和認(rèn)知水平

事業(yè)單位發(fā)展人事檔案管理體系受到阻礙的關(guān)鍵原因是，事業(yè)單位管理人員在管理人事檔案的過程中缺乏重視，認(rèn)識(shí)水平不足。因此相關(guān)管理人員要針對自身的意識(shí)進(jìn)行不斷的提升，針對檔案管理的重要性和必要性有高度的重視，對人事檔案的保密性，重要性和專業(yè)性有深入明確的認(rèn)知，在檔案資源的調(diào)配和管理方面更加高度關(guān)注。與此同時(shí)，要建立健全更系統(tǒng)完善的管理制度，確立運(yùn)行管理機(jī)制和體制，把檔案管理的信息化、電子化進(jìn)程有效推進(jìn)。

（二）要進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化水平

當(dāng)前是大數(shù)據(jù)時(shí)代，在事業(yè)單位的檔案管理過程中也要進(jìn)一步有效應(yīng)用信息化大數(shù)據(jù)技術(shù)，對管理模式和管理方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和升級(jí)。電子信息檔案可以避免交叉問題和重復(fù)問題在信息管理中出現(xiàn)，使檔案信息得到及時(shí)有效的調(diào)用，充分確保各類信息資源能夠有效實(shí)現(xiàn)共享。因此，事業(yè)單位要高度關(guān)注檔案信息的調(diào)用和安排，確保人事檔案管理質(zhì)量得到顯著提升，充分避免信息交叉和重復(fù)的問題出現(xiàn)。與此同時(shí)，要著重做好人事檔案的編碼處理工作，確保各類檔案信息的收集整理更加方便，為后續(xù)的調(diào)用和查詢提供便利條件，在最大程度上有效節(jié)省人力物力財(cái)力，使人事檔案管理效率得到進(jìn)一步提升。在實(shí)際的操作過程中，要建立員工人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對相應(yīng)的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和管理，利用激光掃描的方式，確保各類檔案能夠?qū)崿F(xiàn)電子化信息化。

（三）收集整理資料多途徑

當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位需要重視全面性與立體化人事檔案的信息，對基本信息進(jìn)行關(guān)注時(shí)，還應(yīng)該關(guān)注到個(gè)人的品德素養(yǎng)，專業(yè)技能等其他特質(zhì)。因此，事業(yè)單位要進(jìn)一步拓寬人事檔案資料收集的范圍，針對違法亂紀(jì)行為進(jìn)行有效識(shí)別和處理，著重考察個(gè)人的專業(yè)技能，職業(yè)道德，思想品德等等，針對各類檔案信息要進(jìn)行調(diào)理化的編排和收集，使事業(yè)單位在極短的時(shí)間內(nèi)對事業(yè)單位的崗位和應(yīng)聘員工的契合點(diǎn)進(jìn)行充分明確，在員工管理過程中，確保員工日常行為得到有效約束，構(gòu)建高質(zhì)量的人才隊(duì)伍。

（四）從根本上有效提升人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)

影響事業(yè)單位檔案是否良好的管理工作在于管理人員的綜合能力，當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理人員提高綜合能力是必然趨勢。事業(yè)單位需要建立人事檔案多元化管理方式，根據(jù)實(shí)際需求培訓(xùn)管理人員的專業(yè)水平，必須進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)，使管理人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)得到全面的提升，掌握信息化管理手段和管理技能，充分實(shí)現(xiàn)管理模式的數(shù)字化信息化，確保各項(xiàng)管理工作的質(zhì)量和效率得到顯著提升，以此使人事檔案管理工作質(zhì)量得到全面的提升。

（五）建立完善的人事管理制度

事業(yè)單位中的員工有著不同的個(gè)人特質(zhì)，它們的發(fā)展方向和實(shí)際需求各有不同。想要事業(yè)單位的人事資源管理變得更方便，事業(yè)單位必須要重視完善人事管理制度。關(guān)于員工人事檔案的特點(diǎn)有，不同的形成時(shí)間，比較復(fù)雜的內(nèi)容，針對這樣的情況，就需要建立系統(tǒng)完善的人事管理制度，激發(fā)人員的積極性主動(dòng)性和創(chuàng)造性，著重做好檔案資料的變動(dòng)信息跟蹤工作，做好相應(yīng)的記錄，針對各類信息進(jìn)行不斷的規(guī)范和完善，以相關(guān)制度為指引，確保人事檔案的完整性和高效性。

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