談航空制造企業質量程序文件的編制

中國商飛民用飛機試飛中心 上海 201323

1 研究背景

對于規模龐大、要求眾多、分工復雜的航空制造企業而言,質量管理體系的文件化是質量體系有效運行的關鍵,質量程序文件的編寫質量格外重要。高質量的質量程序文件可以使業務活動有章可循，有法可依,還能提高工作效率。低質量的質量程序文件將帶來工作流程煩瑣、文件內容重疊、各部門職責不清等問題,無法有效指導各項工作的合規實施。筆者以航空制造企業質量管理經驗為基礎,對航空制造企業質量程序文件的編制進行論述。

2 質量程序文件組成

質量程序文件是航空制造企業指導各部門開展各項業務活動的依據性文件[1],必須做到“責任落地、要求落地、流程落地”。為提高質量程序文件編制的總體質量,應明確質量程序文件的編制要求,規定質量程序文件各章節內容、格式及簽署要求[2]。質量程序文件應至少包含標題、目的與范圍、依據文件與引用文件、術語與定義、職責權限、規定要求、程序、流程圖、附錄與表單等章節[3]。針對以上各部分,筆者介紹編制技巧。

3 標題

根據ISO/TR 10013—2001《質量管理體系文件編制指南》要求,標題應當能被清楚地識別[4]。縱觀航空制造企業的質量程序文件,無外乎管理、控制、執行三大類別。無論哪一種類別的質量程序文件，都應首先將關鍵詞納入標題,如內部審核、管理評審、操作工卡、工具工裝、采購等,隨后以關鍵詞為基礎,將標題補充為名詞+動詞的形式。當無法找到特別契合的動詞補充時,可根據程序類別,使用管理、控制、實施等詞語。此外,標題應盡可能精簡,一般控制在十個字以內。

4 “目的與范圍”章節

“目的與范圍”章節一般作為質量程序文件正文的第一章節,各航空制造企業一般都會使用統一的語句。對于目的部分的編制,可使用“本文件規定了……的……”的通用模板,如“本文件規定了地面調試工作的實施與檢驗”。對于范圍部分的編制,可使用“本文件適用于……的……”的通用模板,如“本文件適用于各型號在研制階段國內各機場的試飛活動”。由于航空制造企業型號任務的復雜性,應特別重視范圍的描述,明確質量程序文件所適用的型號范圍、時間范圍、地點范圍等。對于一些需要特別強調的不適用范圍,可采用“對于……以外的……其它……,依據……執行”的通用模板,例如“對于機務以外的其它人員的資質管理要求,依據……程序要求執行”。

5 “依據文件與引用文件”章節

質量程序文件中，依據文件應列出文件編制任務來源的相關文件及其所需依據的文件,主要包括適航規章、國家標準、行業標準等。引用文件應列出質量程序文件中引用的其它文件的清單,當所引用文件的版次變化影響本質量程序文件的適用性時,應注明引用文件的版次;當所引用文件的版次變化不會影響本質量程序文件的適用性時,可不注明引用文件的版次,代表所引用的文件為最新的有效版次。

6 “術語與定義”章節

術語與定義僅給出為理解質量程序文件中某些術語所需的定義,適用于質量程序文件本身。質量程序文件中所使用的術語應統一,應與公開發布標準中定義的術語一致。對質量程序文件中易被錯誤理解的內容進行定義,是提升質量程序文件可讀性的有效手段。

7 “職責權限”章節

職責權限應覆蓋質量程序文件中規定活動內容所涉及的部門、角色、崗位,描述時應簡潔、清晰、準確。這一章節通常是質量程序文件相關方最為關注的章節,也往往是質量程序文件執行出現問題時各方最先核實的章節。在排序方面,建議將程序主管部門或其上級崗位的職責放在第一位,隨后按照程序的重要程度依次對部門、角色、崗位職責進行描述[5]。在職責描述時,應抓住重點,盡量概括。對于執行中可能出現推諉扯皮的內容，應詳細描述。

8 “規定要求”章節

“規定要求”是質量程序文件的關鍵章節之一,規定了所涉及活動的任務、要求、方式方法等通用管理要求[6]。任務和要求指應當進行和完成的具體工作及應當達到的要求，方式方法指完成工作可采用的主要方式和通用方法。

質量程序文件中，“規定要求”章節的第一節建議描述質量程序文件執行的總體要求,可命名為總則[7]。總體要求包括但不限于開展工作的前提條件、何種情況下禁止實施某項工作、一些特殊情況的規定等。對于航空制造企業而言,不只是通用的質量管理體系標準要求需要在質量程序文件中落地,適航法律法規要求,特別是AP-21-AA-2011-03-R4《航空器型號合格審定程序》和AP-21-04R3《生產許可審定和監督程序》中的條款要求,也需逐一落實。因此,以上內容在總體要求中應視情納入。

質量程序文件“規定要求”章節在編寫前,文件編制者應做好程序內容的整體思路構建,如流程的階段劃分、程序規定的類別等。建議總則之后的各個小節對照程序內容的整體思路進行編制[8]。質量程序文件“規定要求”章節的編制往往無法做到一氣呵成,可以在“程序”章節編制時逐步完善。

9 “程序”章節

“程序”章節是質量程序文件的第二個關鍵章節,以文字的形式展現活動的實施順序。“程序”章節應重點描述開展每一項活動的具體路徑,并分解為若干項可具體實施的活動,同時描述清楚每項具體活動的責任主體、內容、輸入和輸出[9]。

航空制造企業的質量程序文件往往較為復雜,時常會出現多判別、多分枝的情況,因此“程序”章節在編制前,建議先繪制流程圖初稿,建立清晰的整體流程概念。復雜的質量程序文件,“程序”章節的分節往往需要時間推敲,這也是編制者能否將自己的意圖有效傳遞給程序執行者的關鍵所在[10]。不同的質量程序文件,“程序”章節的分節方法不同,需根據具體情況進行具體分析。筆者給出三種常用的分節方法,適用于航空制造企業大多數復雜質量程序文件。

(1) 階段分節法。根據流程執行的不同階段來進行分節,如“工裝制造程序”分節為“工裝設計流程”“工裝制造流程”“工裝使用前檢查流程”。這一分節法一般適用于相對簡單的“程序”章節一級分節,目的是使質量程序文件更具可讀性。

(2) 對象分節法。根據程序對應的目標來進行分節,如“文件控制”分節為“質量手冊簽署流程”“質量程序簽署流程”“作業指導書簽署流程”。這一分節法一般適用于較為復雜的“程序”章節一級分節。

(3) 分枝分節法。根據流程中的判定結果來進行分節,如在“故障處理程序”中某判定項為故障的處置方式,分節為“故障直接處理流程”“故障隔離處理流程”。這一分節法一般適用于極為復雜的“程序”章節二級分節。

在“程序”章節編制過程中,應按順序清晰描述每個步驟的活動內容、輸入、輸出及責任部門。建議編制者一氣呵成完成“程序”章節的編制,以避免流程缺失或矛盾。如流程過于復雜,無法一次完成,至少應完成單一子流程的編制后方可暫停編制。此外,切勿將“程序”章節與“規定要求”章節混淆。“程序”章節主要描述活動內容,而“規定要求”章節主要描述活動要求。對于有要求的活動,應在“程序”章節中引用“規定要求”章節中的內容,編制者要注意使“規定要求”章節的分節盡可能與“程序”章節的分節保持一致。

10 “流程圖”章節

按照活動開展的先后順序,采用流程圖的方法表達過程活動的先后順序。要注意的是,流程圖應表示主要信息傳遞的順序,明確程序的關鍵控制點,明確各部門、角色、崗位之間的活動順序和相互關系,明確先干什么,后干什么,步驟的安排要承上啟下,具有連續性[11]。建議使用專業計算機軟件進行流程圖繪制。繪制流程圖時,還應盡可能避免線條交叉或單框多線的情況,編制者在繪制前需進行整體性構思。

11 附錄與表單

附錄是附在正文后面的有關輔助材料,是質量程序文件主體部分的補充項目。附錄應在正文中明確提及,如模板、圖表、清單等。

表單是程序在執行過程中實際的記錄載體,從某種程度上說，也是程序的精華和縮影。因此，務必按照活動的先后順序將活動執行過程中所需記錄的內容在表單中進行體現[12]。航空制造企業的記錄通常都要伴隨架機或設備的全壽命周期,且都設有專門的檔案部門實施歸檔管理,因此應設置表單在活動主管部門的保管期限及在檔案部門的歸檔期限。此外,復雜的表單還需編制填表說明,以便于執行者使用。

12 結束語

航空制造企業質量程序文件的編制是一項艱苦、細致的工作,要求編制者既要掌握一定的業務知識和質量管理知識,又要具有很強的邏輯思維能力。質量程序文件編制水平的高低將直接影響航空產品制造的質量與效率。航空制造企業應在適航法律法規和質量標準基礎上,從系統性、適宜性、繼承性、法規性四個方面入手,建立適用于本企業發展的質量管理體系文件,并不斷完善、持續改進。