圖書館檔案管理信息化建設存在的問題及完善對策

牛 牧

(綏化學院 信息工程學院，黑龍江 綏化 152000)

0 引言

圖書館的檔案管理主要分為圖書管理、信息查詢、流通作業以及系統維護四個板塊。在圖書館的檔案管理工作中融入信息技術，利用先進設備能夠確保檔案管理工作流程的簡單便捷，節省了很多人工成本和時間。圖書館檔案管理的信息化建設能夠增加圖書館資源的共享價值。將大量的檔案資料以數字化的形式上傳到圖書館的網絡平臺上，實現數據和服務的檢索，改變管理人員被動的管理方式，同時還能使更多的讀者使用電子檔案，不僅實現了資源的共享，還方便了讀者的查閱，在一定程度上提升了圖書館的社會影響力。

1 圖書館檔案管理信息化建設的必要性

在信息時代快速發展的過程中，僅憑人工記錄管理的傳統方式已經不能滿足圖書館檔案管理工作的要求，極易出現記錄出錯、文件丟失、紙質發霉、油墨脫落等問題，而且還要占用專門的檔案室來進行紙質檔案的存儲，容易出現由于火災等事故而造成檔案損毀等問題。而通過圖書館檔案管理中的信息化建設則可以實現在互聯網平臺上對龐大的檔案信息進行存儲，不僅不會出現上述問題，而且只需要對計算機系統設備進行保管即可。通過此計算機平臺還可以便于讀者進行圖書和檔案信息的快速查詢，可以快速定位圖書所放置的位置，以滿足讀者的閱讀要求。同時，信息化建設還可以實現圖書館檔案信息的共享，便于用戶通過不同方式登錄平臺進行便捷的信息獲取，節約了讀者對檔案信息的閱覽時間，減少了檔案管理人員的工作量，實現了檔案管理效果的提升。

2 圖書館檔案管理信息化建設存在的問題

雖然目前的圖書館檔案管理信息化建設取得了一定成效，但還缺乏以信息化管理為主的意識，導致圖書館檔案管理信息化建設的優越性沒有被充分體現出來，反而出現了人工紙質檔案管理和電子檔案管理相交叉的管理模式，這無形中增加了圖書館檔案管理人員的工作量以及圖書館的經濟投入。此外，還有目前在安全信息平臺方面存在的問題，這不僅是因為缺乏對平臺的投資建設，更是因目前的技術限制所造成的，從而出現了較為嚴重的平臺被黑客、不法分子惡意攻擊以及信息被篡改、被泄露等問題。目前，有很多圖書館檔案管理人員對此種新型的信息化管理模式較為抗拒，管理觀念無法順利轉變，再加之其工作能力偏低且不主動進行學習，從而嚴重影響了圖書館檔案管理信息化建設的進程和效果。

3 促進圖書館檔案管理信息化建設的有效對策

3.1 制定現代化檔案管理機制

目前，開展圖書館檔案管理工作所依據的管理制度都已經編制和執行了較長時間，在信息化快速發展的形勢下就出現了此制度與目前的檔案管理要求相脫節的問題。因此，需要對原有制度中導致脫節問題出現的內容進行刪除，然后結合信息化時代下的圖書館檔案管理要求來對管理制度進行重新編制或改進完善，保證此制度中包含檔案信息化管理工作的要求、標準以及安全性等內容，降低信息化檔案管理的風險，提升管理效果。

在圖書館檔案管理信息化的建設過程中，要建立完善的檔案信息化管理制度，需對具體工作進行規范化要求，確保管理人員能夠按照相關制度進行工作。要保證檔案管理工作的有法可依，促進圖書館檔案信息化管理的有效開展。要充分結合形勢變化對管理制度進行適當調整與改進，避免一些不必要的問題發生，不斷增強檔案信息化管理工作的效果。要針對檔案管理工作制定出科學合理的獎懲制度和監管制度，將工作職責明確到個人，充分調動管理人員的工作積極性和自覺性，使其能夠做好檔案信息的存儲、整理等工作，使圖書館的檔案信息化管理能夠得到真正落實。

3.2 培養信息化管理意識

圖書館檔案管理部門的負責人以及相關工作人員需要逐漸接受信息化時代下新型檔案管理的理念和模式，要轉變傳統的管理思維，提高信息化管理意識。上級部門需要提高對信息化建設的重視程度，加大資金投入，保證信息化管理的安全性，不斷對相關技術和規章制度進行完善，為圖書館檔案管理的信息化建設提供一個良好的環境。

3.3 提高檔案管理人員的工作能力

在圖書館檔案管理工作不斷開展信息化建設的過程中，由于管理工作的方式有了較大改變，管理人員不僅要具有豐富的信息技術知識和管理知識，還要具有較高的工作能力和職業道德素養。因此，需要吸收和錄用一批年輕、優秀的管理人員來組建一支高水平、高能力的管理團隊，帶動年齡稍長的管理人員積極主動的對計算機信息技術以及新的管理知識進行學習。為了確保圖書館檔案管理信息化建設的有效性，要強化檔案管理人員的服務意識，提升工作的實效性。圖書館應加大對檔案管理人員的教育培訓力度，可聘請具有豐富經驗的專家來館里開展講座。還可以選派優秀的員工外出學習，掌握先進的管理方式和技巧，提高管理人員的專業技能水平和信息化素養。

3.4 結合紙質化檔案資源進行信息化管理

雖然圖書館的檔案管理工作在向著數字化和信息化的方向發展，但管理者也要充分認識到紙質化檔案的重要性。紙質化檔案是館藏資源的主要形式，具備一定的法律效力，要有效結合紙質化檔案資源來全面增強圖書館的整體運營效果。部分圖書館會因受到某些因素的制約而不具備數字化設備，對于此類的圖書館來說便可利用紙質化檔案資源來作為信息化檔案的補充。信息化的檔案要通過專業設備將紙質化檔案資源轉換為電子的形式，然后固定和存儲在特定的載體中，這盡管具有一定的便捷性，但必須要通過計算機才能讀取出來，而紙質化檔案資源本身是不受這種限制的。

3.5 積極運用云計算技術

云計算技術作為數字化時代中的先進技術，將其運用到圖書館檔案的信息化管理建設中能夠有效增強檔案管理質量。云計算技術可以為讀者帶來更加優質的服務，實現對某一個區域的服務平臺構建，為圖書館的數字化資源建設提供了助力，促進了區域檔案信息資源的整合，打造出了一個統一的資源共享平臺。云計算技術還能夠對檔案信息進行合理規劃，能夠在極大程度上減少圖書館檔案管理信息化建設的時間，能夠為讀者提供全方位的檔案信息服務。