開放教育有效教務管理與運行機制研究

景姍娜，陳乃鴻

(南京市廣播電視大學，南京 210002)

1 開放教育教務管理中存在的主要問題

開放教育項目在南京電大試點開展多年，教務管理實施中的主要問題有：招錄對象復雜性給招生管理帶來困難，教務管理觀念、模式跟不上形勢的發(fā)展需求，教務管理文件、規(guī)范的質(zhì)量不高，變化頻繁，可執(zhí)行性低。教務管理工作中的問題還包括：學生素質(zhì)參差給教務管理帶來困難、學生工學矛盾明顯給班級管理帶來的困難、考試模式多樣化給考試管理帶來的困難、外聘教師聘用模式給師資管理帶來的困難等。

2 開放教育有效教務管理與運行機制

第一，以“三提高一發(fā)揮”構建有效規(guī)范的建設機制。“三提高一發(fā)揮”的提出，是為了解決教務管理中的首要問題——管理規(guī)范的有效、高效的可執(zhí)行性問題。“三提高”是指提高各個教務環(huán)節(jié)管理規(guī)范的編寫質(zhì)量。教務管理環(huán)節(jié)眾多，但并沒有輕重之分。任何一個環(huán)節(jié)的不規(guī)范，都可能發(fā)生蝴蝶效應影響整個管理系統(tǒng)，努力使新規(guī)范成為教務高效管理的有效載體極為重要。提高集體頭腦風暴的效率。教務管理人員在工作上各司其職，看待同一問題角度各不相同。在討論中提高效率，就是從源頭提高規(guī)范制定的效率。提高個人二次修改規(guī)范的效率。規(guī)范的初步制定，最終都要落實到細節(jié)化的二次修改。在管理一線的管理者，有義務將規(guī)范進行更進一步地修改，使之更具有可操作性、高效性。“一發(fā)揮”是指發(fā)揮管理者領導作用。領導或部門帶頭人在各類教務規(guī)范創(chuàng)建的過程中，應充分發(fā)揮帶頭作用，多提針對性的意見，從而保證規(guī)范出臺的高效性。

第二，以“兩實四抓”構建有效教務管理運行機制。以提高教務管理效率為中心，探索和研究開放教育有效教務管理的模式。“兩實”風格：扎實―教務管理要從教務工作的特點出發(fā)，切實考慮開放教育的教育特點、教師的教學特點及學生的工學特點，把教務管理工作做扎實。平實―教務管理是在平時的日常工作中點滴落實的。“平時”的教務管理，要“平實”地做。“四個抓手”：一抓問題：以有效問題統(tǒng)領教務過程。提出問題——解決問題，是系統(tǒng)管理的基礎。有效提問，才能衍生出有效的教務管理。二抓梯度：問題的推進要循序漸進，低起點、小步子、高效率。不能一心抓大抓多，貪圖一步到位，實際的結果就是低效率，甚至是無效率，浪費的是整個團隊的時間。三抓過程：管理的過程是保障教務規(guī)范有效實施的重點，必須嚴格操作。教務管理的運行機制全靠有效的管理過程來保證。四抓手段：用好各種現(xiàn)代化媒介，講究有效利用，大膽取舍，從而優(yōu)化管理的節(jié)奏和效益。開放教育的特點是善于利用各種現(xiàn)代化媒介實施教學及管理。把這些手段大膽地運用到教務管理上，必定能提高管理效率，取得令人矚目的效果。

第三，建立有效教務管理的過程管理機制。規(guī)范的教務管理實施過程，是打造真實高效的教務管理環(huán)境，切實提高教務管理效率的重點。領導要重視每一位教務管理人員的管理過程，經(jīng)常深入一線。領導在考試期間主動掛牌上崗，分派突擊檢查隊伍，考試當天直擊考點，掌握最真實的一手情況。這種突擊檢查，不但在考試期間安排，日常教學過程中也要安排。建立領導成員蹲點制。要求領導蹲點到各個分校。分管領導深入到一線管理過程中，做好全方位的評估及調(diào)查，隨時掌握教務管理的情況和學生的反饋情況，及時發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題，做到責任到人。搭建分校教學點領導問責制，發(fā)揮分校教學點領導的主動性。要求分校領導參與教務管理的各個環(huán)節(jié)，熟悉各項規(guī)范，清楚管理環(huán)節(jié)，如果在過程中出現(xiàn)問題，能及時提出解決問題的辦法。突擊抽查制，打造真實、有效的教務管理新常態(tài)。大膽擯棄一貫的規(guī)定時間的中期檢查等工作，敢于“推門而入”，隨時檢查，看到真實的管理工作狀態(tài)。發(fā)現(xiàn)問題后，深入了解原因，幫助提出好的解決辦法，做好跟蹤隨訪，持續(xù)做好支持服務。

第四，建立低效或無效管理過程的反思機制。工作過程中，出現(xiàn)低效或無效的管理過程是很正常的。應及時針對這類工作建立反思機制，從過程中找問題，通過解決問題，進一步完善機制。反思的過程是在理解、實踐、反饋、思考的循環(huán)中完成的。這種反思不是一般意義上的回顧，而是反省、思考、探索和解決管理過程中各個方面存在的問題，具有研究性質(zhì)。基于這種認識，有必要建立嚴格的反思機制，要求所有教務管理人員定期寫一篇高質(zhì)量的反思性論文作為總結。

第五，建立促進有效教務管理的評價機制。對教務管理工作的考核、評價是學校管理的常規(guī)性工作。它對管理人員的觀念和行為具有最為直接的導向、激勵、控制作用。因此，必須基于對傳統(tǒng)考評制度的反思，重建一種能夠真正促進管理人員成長的評價機制，杜絕一切形式主義，防止片面化和絕對化，努力使評價過程成為引導管理者學會反思、學會自我總結的過程，切實增強評價的激勵、促進和導向功能。開放教育的教師來源多樣，尤其是校外聘請的教師，在管理上很難形成約束。通過有效的評價機制，給予一定的激勵，將能很好地促進教師的正向發(fā)展，從而帶動積極高效的教學活動。

3 開放教育有效教務管理與運行機制的實踐效果

南京開放大學直屬學院(以下簡稱直屬學院)領導和管理人員自身提高了對教務工作重要性的認識，改變了對教務管理員只是從事簡單勞動的“雜務工”的錯誤看法，正確認識了教務管理工作的性質(zhì)、地位、職能和任務。領導能關心并對教務工作給予肯定和大力支持。

直屬學院下決心狠抓規(guī)范管理。學院內(nèi)部組織自查和互查工作，摸排每個環(huán)節(jié)的工作流程。規(guī)范化的管理制度讓后續(xù)的工作在有章可循的基礎上，信息更加流暢、對等。這極大地提高了管理效率，同時讓學院的管理質(zhì)量更上一個臺階。

直屬學院在教務管理中，落實了“過程管理”的機制。不再只關心招生或考試的結果，把工作重點轉移到考試過程中。學院領導、管理人員下到一線，發(fā)現(xiàn)問題，并及時給予支持和幫助，這在很大程度上提升了教學點的歸屬感和危機意識。

建立了較為完善的教務管理崗位的激勵機制。落實崗位職責，權責明確、科學管理。直屬學院每年底安排績效考核，將評價機制、激勵機制和反思機制并用。

4 結語

經(jīng)過20年的實踐，開放教育取得了長足的發(fā)展，但同時也暴露出了一些問題。將有效教務管理的概念引入開放教育的教務管理中，創(chuàng)立高效的運行機制，有效地解決現(xiàn)存的問題，才能讓教務管理向更科學、更完善的方向發(fā)展。