新形勢下石油銷售企業(yè)的檔案管理工作新措施

雷波(中國石油甘肅銷售分公司后勤管理中心，甘肅 蘭州 730000)

0 引言

為深入貫徹落實甘肅銷售公司檔案工作總體要求，以全面謀劃“十四五”檔案工作為統(tǒng)領(lǐng)，健全檔案制度體系，不斷推進(jìn)石油銷售企業(yè)的檔案管理治理體系和治理能力現(xiàn)代化，對推進(jìn)石油銷售企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。石油銷售企業(yè)要以建黨100 周年為契機(jī)，深入研究與探索新形勢下石油銷售企業(yè)檔案管理工作新措施，努力實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展戰(zhàn)略與檔案管理現(xiàn)代化治理能力同步發(fā)展。

1 現(xiàn)階段石油銷售企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 管理者對檔案管理的重視程度有待加強(qiáng)

在石油銷售企業(yè)管理之中，企業(yè)管理者雖然在一定程度上也肯定了檔案存在的價值，但是在實際操作過程之中，仍然是以經(jīng)濟(jì)效益為主，將石油銷售經(jīng)營過程作為企業(yè)管理的重心，在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)制定上并沒有要求檔案管理人員參加，造成檔案管理人員不重視檔案管理工作，對企業(yè)發(fā)展認(rèn)知缺乏。長期下來，檔案管理人員工作積極性不高，檔案管理不認(rèn)真，沒有切實整理、分析企業(yè)檔案，造成檔案對企業(yè)發(fā)展沒有實質(zhì)的借鑒、參考作用。

1.2 檔案管理手段落后

在傳統(tǒng)檔案管理之中，檔案記錄一般為紙質(zhì)，但是紙質(zhì)檔案不易保存，易受環(huán)境、人為的影響造成字跡模糊、紙張破損，對檔案長期保存工作帶來極大困擾。隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的成熟，檔案管理開始向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。但是，由于缺少相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備，在轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案電子化的過程之中，沒有合理利用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，檔案資源轉(zhuǎn)化率少，過去有價值的檔案準(zhǔn)確、全面地錄入系統(tǒng)；另外，企業(yè)管理者沒有針對企業(yè)發(fā)展情況，及時做好制度的立改廢工作，導(dǎo)致一些傳統(tǒng)的檔案管理手段并不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，對推進(jìn)檔案管理工作造成一定阻礙[1]。

1.3 檔案管理人才缺乏

由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多人認(rèn)為檔案管理工作是一個“閑職”，企業(yè)待遇不高，不能吸引高素質(zhì)人才；其次，企業(yè)沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的檔案管理知識、業(yè)務(wù)和國家政策方針培訓(xùn)，檔案管理工作人員仍然采用傳統(tǒng)的編研方式，對企業(yè)檔案管理范圍并不明確，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)并不能完全貼合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃；最后，檔案管理人員缺乏對新時代發(fā)展趨勢的敏感性，缺乏創(chuàng)新意識。

由于石油銷售企業(yè)更加注重一線人員業(yè)務(wù)能力的栽培與人才招納，檔案管理人員沒有納入新鮮血液，檔案管理工作者內(nèi)部交流明顯不足，老一輩檔案管理人員不能迅速掌握先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)，無法充分利用現(xiàn)代科技實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理。

2 石油銷售企業(yè)檔案管理工作面臨的新變化

2.1 檔案管理工作納入公司規(guī)劃

根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)甘肅銷售公司所屬單位檔案工作的實施意見》。石油銷售企業(yè)要根據(jù)實際需要編制本單位檔案工作發(fā)展規(guī)劃，明確新時期檔案工作職能定位、發(fā)展目標(biāo)、重點任務(wù)和保障條件，力爭納入本公司規(guī)劃體系，為檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)造良好環(huán)境；同時，按照國家檔案局《2020年全國檔案宣傳工作要點》、《集團(tuán)公司2020年檔案工作要點》，加大檔案工作宣傳力度，開展主題鮮明、內(nèi)容豐富的宣傳活動，提高全員檔案意識。

2.2 檔案管理工作制度化

當(dāng)前是我國全面建設(shè)小康社會決勝階段和“十三五”規(guī)劃收關(guān)重要階段，遵照甘肅銷售公司檔案工作總體要求，認(rèn)真貫徹落實集團(tuán)公司和甘肅銷售公司工作會議精神，以全面謀劃“十四五”檔案工作為統(tǒng)領(lǐng)，健全檔案制度體系，不斷推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化。我司積極貫徹落實集團(tuán)公司《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》，修制訂《中國石油甘肅銷售公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》。做好《甘肅銷售公司檔案工作規(guī)定》、《甘肅銷售公司檔案工作評價辦法》修制訂工作。各公司要認(rèn)真梳理本單位檔案制度，及時做好制度的立改廢工作，不斷健全本單位檔案制度體系。

2.3 加快檔案業(yè)務(wù)建設(shè)

石油銷售企業(yè)要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實國家檔案局《關(guān)于在深化國有企業(yè)改革中加強(qiáng)檔案工作的意見》，結(jié)合企業(yè)全面深化改革實際，及時指導(dǎo)業(yè)務(wù)重組單位(部門)、職能調(diào)整單位(部門)開展檔案業(yè)務(wù)，做好合并重組后被撤銷業(yè)務(wù)或單位的檔案處置工作。及時收集管理改革中新形成的檔案，加強(qiáng)跟蹤指導(dǎo)力度。

2.4 明確檔案管理職責(zé)

石油銷售企業(yè)要根據(jù)職能優(yōu)化后的管理職責(zé)，完成《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍》修訂工作，推行電子公文單套制(僅以電子形式歸檔)，確保各類檔案特別是管理類檔案、建設(shè)項目檔案、會計檔案、合同檔案、審計檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。加強(qiáng)工程建設(shè)、物資采購、招投標(biāo)等重點領(lǐng)域歸檔范圍梳理、文件質(zhì)量審核。同時，要擴(kuò)寬檔案管理范圍，將市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、技術(shù)資料、市場行情以及油品渠道等信息納入檔案資料管理范圍內(nèi)，明確檔案管理職責(zé)，切實提高檔案信息的準(zhǔn)確性、全面性。

2.5 加強(qiáng)管庫安全防范

石油銷售企業(yè)要認(rèn)真貫徹落實國家檔案局《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》，充分利用相關(guān)政策，新建或改擴(kuò)建檔案館庫，加強(qiáng)檔案館庫設(shè)施設(shè)備配備，加大對檔案的綜合性保護(hù)，消除歷史欠賬與安全隱患，確保檔案“八防”到位。落實各項檔案安全保密要求，完善檔案安全應(yīng)急預(yù)案。

2.6 優(yōu)化檔案資源體系

石油銷售企業(yè)要統(tǒng)籌檔案實體管理和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)兩種職能。加強(qiáng)對所屬公司的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)力度，做好檔案資源體系規(guī)劃，科學(xué)整合檔案資源。積極探索優(yōu)化企業(yè)檔案分類體系，增強(qiáng)對企業(yè)檔案存量、增量、缺量、變量的控制能力。加強(qiáng)建設(shè)項目源頭和過程管理，組織做好各項目檔案工作策劃和檔案專項驗收。

2.7 提升檔案編研水平

石油銷售企業(yè)要依據(jù)《中國石油檔案管理實務(wù)》、《2020版檔案管理手冊》宣貫工作，總結(jié)檔案管理經(jīng)驗，定期為檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能和知識儲備，能更好地對企業(yè)檔案信息進(jìn)行編撰，進(jìn)而提高檔案在企業(yè)發(fā)展過程之中的研究地位。

3 石油銷售企業(yè)檔案管理的功能

企業(yè)檔案資料充分反映了企業(yè)發(fā)展歷程與市場形勢變化，對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著舉足輕重的作用。在面對全球經(jīng)濟(jì)一體化的機(jī)遇與挑戰(zhàn)下，石油銷售企業(yè)要充分發(fā)揮檔案管理資料信息全面、準(zhǔn)確、科學(xué)的優(yōu)勢，制定符合企業(yè)實際、市場變化的發(fā)展戰(zhàn)略，從而保持企業(yè)在市場之中的核心競爭力[2]。

3.1 發(fā)揮檔案借鑒功能

檔案信息應(yīng)充分反映了企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展與環(huán)境變化的關(guān)系。根據(jù)石油銷售企業(yè)的特點，要多辦實事，強(qiáng)化檔案管理作用，加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理，做好整理分類工作，充分發(fā)揮整個數(shù)據(jù)系統(tǒng)的效益，提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供科學(xué)的檔案信息服務(wù)。檔案管理要以強(qiáng)烈的參與意識積極推進(jìn)開發(fā)利用，比如1994年5月，政府改革了石油、成品油流通體制，實行單一價格，但市場銷售價格不能有效到位，成品油整頓不明顯，造成石油市場混亂。因此，檔案部門要迅速利用檔案信息，確保社會加油站數(shù)量、全區(qū)車輛狀況、油品消耗、油品供應(yīng)和出口等信息的準(zhǔn)確性與預(yù)測性，進(jìn)一步為公司營銷合同和營銷體系的制定和實施提供科學(xué)、可靠的現(xiàn)實依據(jù)。石油銷售企業(yè)多年來簽訂的業(yè)務(wù)協(xié)議可以作為大量數(shù)據(jù)開發(fā)，起到歷史檔案記錄的作用，為新石油產(chǎn)品的現(xiàn)代化提供經(jīng)營決策材料，以滿足石油產(chǎn)品的需求。同時使檔案人員也關(guān)注和了解新油品銷售的全過程，促進(jìn)油品檔案的搜集歸檔工作。

3.2 發(fā)揮檔案服務(wù)功能

石油銷售企業(yè)在日常管理之中，可以依據(jù)檔案信息對員工工資、人事管理做出可以的變更，以更貼近市場變化趨勢。在對待石油庫存、資金核實以及公共采購和銷售合同的執(zhí)行情況等方面，檔案管理人員要及時以檔案信息為企業(yè)決策做出現(xiàn)實依據(jù)，發(fā)揮檔案服務(wù)作用。

4 加強(qiáng)石油企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路

4.1 提高企業(yè)對檔案管理工作的重視程度

石油銷售企業(yè)管理者要與時俱進(jìn)，更新檔案管理理念，明確石油公司檔案的領(lǐng)導(dǎo)地位，樹立檔案管理核心理念，通過檔案管理支持本企業(yè)高效發(fā)展，提高企業(yè)員工參與管理檔案的意識，做好檔案管理工作。在單位廣泛宣傳教育，提高員工參與檔案管理的積極性。

4.2 創(chuàng)設(shè)良好的運(yùn)行和管理機(jī)制

企業(yè)檔案管理需要良好的運(yùn)行機(jī)制和管理機(jī)制，這樣才能充分發(fā)揮檔案價值作用。首先，要建立良好的檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，保證檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，提高檔案信息在企業(yè)內(nèi)部的流通與借鑒作用，實現(xiàn)企業(yè)各部門間的信息資源共享；其次，需要建立有效的管理機(jī)制，促進(jìn)相關(guān)部門密切配合，建立安全檔案信息系統(tǒng)，如更新公司防火墻系統(tǒng)、資源安全等保障檔案信息安全，以便檔案能安全地在企業(yè)內(nèi)部流通，可以更好地促進(jìn)文檔信息的有效利用和管理。

4.3 檔案管理信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也由傳統(tǒng)管理向電子信息化管理模式轉(zhuǎn)變，因此，企業(yè)檔案管理工作要加強(qiáng)對信息技術(shù)的有效建設(shè)。首先，要加強(qiáng)石油銷售企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，利用企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)各部門之間的資源互換和共享。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、電子數(shù)據(jù)、傳真等信息技術(shù)方便各部門對檔案信息的查詢、管理、分析等管理工作；其次，要更新健全檔案信息化設(shè)備。在檔案管理工作之中，要加大現(xiàn)代信息設(shè)備的更新與完善，如打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等硬件設(shè)施的補(bǔ)充，更好地促進(jìn)檔案信息的收集、管理、傳輸工作的有序展開。還可以找尋專業(yè)的檔案軟件設(shè)計公司幫忙設(shè)計檔案信息管理軟件，充分實現(xiàn)檔案管理的有效利用和資源共享。

4.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

首先，石油銷售企業(yè)要招納具有高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，補(bǔ)充檔案管理新鮮血液；其次，石油銷售企業(yè)要定期對檔案管理人員進(jìn)行新時代檔案管理知識、檔案管理技術(shù)、檔案管理業(yè)務(wù)能力等培訓(xùn)；最后，要加大檔案管理重要性的宣傳教育，提高檔案管理人員的管理意識；并提高檔案管理獎懲制度，激發(fā)檔案管理人員工作積極性[3]。

5 結(jié)語

在市場經(jīng)濟(jì)新形勢下，石油銷售企業(yè)檔案管理要順應(yīng)時代的變化，不斷提高檔案管理在企業(yè)發(fā)展之中的重要作用，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，讓檔案管理更好地為企業(yè)持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。