淺論高職院校學生檔案管理信息化建設

余亞浩

【摘要】在高職院校的檔案管理工作中，主要分為學校發展和學生個人信息的管理。做好兩方面的管理工作，有利于提高內部管理的水平，促進高職院校的發展。在傳統的學生檔案管理工作中，主要采用的是紙質檔案管理方式，但在新時期這一方式比較落后，而且很容易出現檔案丟失等各種情況，開展檔案管理信息化建設，利用信息技術進行管理，能夠有效地改善紙質檔案管理工作中存在的問題，在內部管理中構建一個有效的信息化管理系統，提高內部管理的水平。

【關鍵詞】高職院校 檔案管理 信息化建設

在高職院校中實現學生檔案管理的信息化，引進各項信息技術，實現紙質檔案向電子檔案的轉化，建立統一的檔案處理系統，有利于統一管理，提高檔案的利用率。而在建設的過程中，首先要從管理層出發，樹立管理層的信息化意識，準備管理觀念，在檔案信息化建設方面投入諸多的力度，建設完善的管理制度，投入大量資金，以及信息技術構建完善的系統，并做好人才的培養，從而高效地實現檔案管理信息化的建設，為檔案管理提供優良服務。

一、高職院校開展學生檔案管理信息化建設的意義

（一）有利于解決傳統管理方式中的問題

在傳統的檔案管理工作中，由于檔案是紙質檔案，需要由各個專業的輔導員和各班班干部做好資料的收集工作，學生手動填寫，然后歸檔處理。在管理的過程中，如果需要應用學生的檔案資料，檔案管理人員需要慢慢查找紙質檔案，這個過程消耗了大量的時間，而且在檔案傳遞的過程中，很有可能會出現信息的丟失等情況，增加了檔案管理人員的工作難度，也為學生的發展帶來了一定影響。基于此高職院校引進了信息技術，如互聯網、物聯網、云計算和大數據，等等，這些信息技術構建了一個完善的管理系統，檔案管理人員可以根據系統的各項功能滿足工作需求，將紙質檔案轉化為電子檔案，然后進行備份，防止數據信息的丟失。解決傳統管理方式中存在的問題，提高檔案管理水平和檔案的利用率。

（二）有利于提高高職院校內部管理水平

檔案管理工作是高職院校內部管理工作的重要組成部分，在檔案管理工作中引進信息技術，加強信息化建設，不僅改善了檔案管理工作的現狀，還推動了高職院校內部的信息化建設進程，完善了各項規章制度，通過檔案管理信息化建設，積累了一定的經驗，并培養一批現代化信息人才，為高職院校內部管理工作提供了重要的力量支持，提高內部管理水平，推動高職院校朝著現代化的方向進行發展。

二、高職院校開展學生檔案管理信息化建設途徑

（一）樹立管理層的信息化意識，轉變管理觀念

為了做好學生檔案管理的信息化建設工作，首先就需要提高管理層的重視程度，引導他們認識信息化建設的重要性，樹立信息意識，這種信息意識會引導管理層轉變思想方向，將思想重點放在信息化管理工作中，投入更多的精力。在開展相關決策時，主要負責人提供了一些成功的案例，無論是企業醫院還是各大高校，他們應用OA辦公系統實現自動化辦公，節省了一定的時間，降低工作難度，這一系統實現信息的共享方便快捷。而在這一系統應用于檔案管理工作中，也能有效的消除傳統工作中的問題，再加上其他技術的輔助，它會取得良好的效果。這些信息幫助決策者了解信息化建設的重要性，建立信息化意識，確保決策的順利開展。決策活動結束后，管理層決定了信息化建設的投入資金，根據國家政府的扶持政策，制定了關于信息化建設的相關規定，并成立了專項資金，在資金的支持下，學校可以根據檔案管理工作的需求，引進相關設備、軟件，并做好對相關人員的培訓工作，使得信息化管理工作逐步走上日程。

（二）制定管理制度，保障信息化的落實

有了資金的保障，還需要完善相關的制度，為信息化檔案管理工作提供雙重保障，避免信息化管理流于形式，充分發揮信息技術的優勢和價值。首先是針對檔案人員的各項工作規定，需要完善相關制度，形成一定的保障力度，要求他們嚴格按照各項操作，提高信息技術的應用率，根據自己的工作選擇恰當的職能，并實現數據信息的共享。其次是信息化管理等相關制度，引進責任制，詳細的劃分職責，并根據檔案人員的崗位等情況設置權限，一旦出現信息泄露丟失等情況，及時追責處理。在制度的約束下，確保信息化管理工作的有效推進，提高管理效率，也能確保檔案得到有效地利用。

（三）引進相關技術，構建完善系統

在信息系統建設方面，首先需要根據學生檔案管理工作的需求，引進相關的軟件設備，同時也利用現有的所有設備對重要的檔案進行掃描整理，轉化為電子檔，然后儲存。在這個過程中可能會應用到掃描儀、硬盤等各種設備，在此基礎上引進辦公自動化系統，利用互聯網大數據等技術實現各崗位的有效連接，建立一個信息共享平臺，在這一平臺中，包含了學生的各類檔案，用戶只有通過權限，才可進入到信息公開平臺當中，獲得自己所需的信息，以此來確保學生檔案信息的隱私性和安全性。在這一系統中，會根據檔案的不同類型進行分類儲存，用戶只需要根據自己的需求選擇不同的文件夾，通過檢索便可獲取信息，方便快捷，提高檔案的利用率，節省檔案查找的時間，也減輕了檔案管理人員的工作壓力。在日常的工作中，也可以通過這一平臺加強工作上的聯系，及時獲取相關信息，確保學生檔案管理工作的順利開展。

（四）建設開放網站面向學生

在傳統的工作中，學生需要去檔案管理部門查找自己的檔案，這一過程比較繁瑣，浪費了大量的時間，而且有時學生還無法查詢。針對這一情況，高職院校可以建設一個開放網站，在這一個網站中，主要包括學生頁面和教師頁面，不同的頁面包含了針對性的功能，主要面向學生群體的頁面中，包含了學校的招考信息、學生檔案、未來的各項活動、黨建工作，等等，學生利用自己的學籍號注冊相關賬號，利用賬號密碼登錄這一網站，查看成績等信息，這一過程方便快捷，拓寬了檔案管理和利用的途徑，使得檔案管理工作更加地靈活多樣。

（五）培養信息化管理人才

當然，高職院校還需要注重人才的引進和挖掘，利用現有的教職工資源，尋找信息技術專業人才，加強對檔案管理人員的信息技術培訓工作，引導他們學習一些新技術和軟件的操作，應用熟練后，在工作中，他們會下意識地選擇信息技術，摒棄了傳統的管理方式，提高了信息技術的應用效率。而通過一段時間的培訓和工作后，檔案管理人員積累了豐富的經驗，提高了自身的綜合水平，他們認識到信息化管理工作中存在的優劣勢，然后提出自己的一些意見和建議，完善信息化的建設，為檔案管理提供了一定的人才支持，推動了學生檔案信息化建設的進程。

三、結語

總而言之，在信息時代，高職院校的發展面臨著諸多挑戰和機遇，為了獲得更好的發展，高職院校需要提高自身的管理水平，改善管理方式，完善管理制度。而在學生檔案管理工作中，需要加強信息化的建設，構建完善的信息化系統，提高高職院校內部管理的信息化水平，便于各項工作的有效開展。而在檔案管理信息化建設的過程中，高校的管理層、檔案管理人員、教師、學生等的一些思想也會發生轉變，他們會認識到信息化建設的重要性，并給予一定的支持，推動高職院校信息化建設的進程，提高檔案管理的質量和效率，滿足高職院校的需求。

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