淺談血站合同全生命周期的信息化管理

杜 莉

北京市紅十字血液中心血液工程科，北京 100088

目前多數(shù)血站對合同的管理還停留在粗放型管理的階段，規(guī)范的合同管理是成熟血站的標志。在合同管理領(lǐng)域，通過信息化管理已經(jīng)成為各行業(yè)的共識，且血站合同管理是血站信息一體化建設(shè)的重要組成部分，是整個供應(yīng)鏈鏈條中的重要部分。合同管理作為內(nèi)控管理的重要一環(huán)，是血站開展成本核算、統(tǒng)計分析、歸檔管理的重要前提。隨著技術(shù)的發(fā)展，新設(shè)備的引進，各種新型試劑、耗材也隨之引入，血站科研工作中同樣要用到很多新型的試劑、耗材，如何分別針對這些設(shè)備、試劑和耗材簽訂合同，科學(xué)合理地管理這些合同，是血站信息一體化的基礎(chǔ)。通過合同信息化系統(tǒng)的建設(shè)，有利于提高辦事人員的工作效率以及合同決策效率，規(guī)范合同全流程管控，切實提高合同內(nèi)控風險管控能力。

1 血站合同管理的現(xiàn)狀

1.1 合同起草類型劃分界限不清晰

對于采購的設(shè)備、家具、辦公用品、檢測試劑、采血耗材、衛(wèi)生材料等不同的物資沒有明確合同類型，無法根據(jù)設(shè)備、物料的類型及不同的采購方式去自動識別合同類型，合同起草較為困難。

1.2 合同模板沒有統(tǒng)一管理

1.2.1 血站沒有固定的合同模板 模板不固定給合同審計帶來很大的工作量，采購人員自己制訂的合同草稿或者供應(yīng)商提供的合同模板都需要經(jīng)過血站相關(guān)科室的審核，起草合同效率低，范本不全[1]，往往需要反復(fù)修改，歷時時間長，后期管理混亂。

1.2.2 血站有固定的合同模板，但歷史合同模板眾多 歷史模板多給使用者造成困惑，不知道哪個版本是最新版，不利于合同模板的選擇和工作的正常開展[2]。

1.3 合同審批紙質(zhì)流程時間太長，過程復(fù)雜[3]

1.3.1 線下合同審批歷時長[4]合同線下審批需跨多個科室，需面對面多次溝通交流，蓋章也面臨“跑斷腿”的情況。

1.3.2 線下合同不好管控 合同線下有假冒、偽造的現(xiàn)象[5]，在合同審批、合同蓋章環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)斷層，責權(quán)不是很清晰，無法全面監(jiān)管。

1.3.3 線下合同流轉(zhuǎn)低效 合同線下雙方蓋章和郵寄，花費時間過長，效率較低。

1.4 合同建檔

1.4.1 紙質(zhì)合同需要使用過多的紙張 傳統(tǒng)紙質(zhì)合同必須以紙張為媒介，往往同一個合同需要至少兩份以上，這就造成了紙張的浪費，管理成本高。

1.4.2 紙質(zhì)合同建賬不方便 傳統(tǒng)紙質(zhì)合同建立電子檔案[6]，需要將合同信息手動輸入到Excel 表里建立合同臺賬[7]，費時費力，且不利于永久保存。

1.5 合同履行

1.5.1 合同履行情況較復(fù)雜 簽訂合同的目的就在于履行合同，實際合同履行中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同不便于過程管理，經(jīng)常會出現(xiàn)合同約定不明、履行有困難、不履行、遲延履行、不完全履行和預(yù)期違約等情況[8]。

1.5.2 統(tǒng)計困難 傳統(tǒng)紙質(zhì)合同履行中統(tǒng)計較為困難。

1.6 合同終止

合同終止無標識，合同終止最主要的情況是按照合同約定履行完畢，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同終止后沒有標識，分辨是否有效較為困難。

1.7 合同歸檔

1.7.1 合同歸檔難度大 在合同信息化管理上線前，血站行業(yè)都使用Excel 表進行合同管理[9]，也稱為合同臺賬、合同統(tǒng)計表等。這種管理方式的缺點主要是信息共享不方便、穿透查詢較多，各種合同輔助信息不能在一個列表中展現(xiàn)。表格的版本眾多，在合同數(shù)量較多時，需要更新多個表格，存在數(shù)據(jù)量大時文件保存不便、文件容易損壞等缺點。

1.7.2 合同歸檔費時費力 合同歸檔管理人員需要繁雜的手工勞動，增加了人力成本，加大了資源投入。

2 血站合同全生命周期的信息化管理

2.1 合同起草類型的信息化管理

根據(jù)物資的分類自動匹配起草合同，按照血站物資的類別及采購方式對合同類型有明確的區(qū)分，合同的信息化管理會根據(jù)物資的類型去自動識別合同類型[10]，合同起草相對簡單，也為選擇合同模板提供基礎(chǔ)信息。

2.2 合同模板的信息化管理

2.2.1 自動生成合同模板 合同模板的信息化管理可以自動生成標準合同模版，快速響應(yīng)，有需求即生成，采購合同徹底模板化，可二次編輯，可輸出PDF 文件，可進行打印，打印模版可以自定義，提供打印模版編輯器功能。

2.2.2 合同模板的電子化維護，架構(gòu)清晰 使用者可根據(jù)血站最新的法律法規(guī)和規(guī)章制度維護并更新相應(yīng)的合同模板，更新后的合同模板會根據(jù)修改時間排序，使用者不會因為模板多而困惑，可馬上定位到最新的合同版本，利于工作的快速開展。

2.3 合同審批的信息化管理

2.3.1 合同電子審批的信息化管理 一個完整的合同審批流程分為送審、部門審核、法務(wù)審核、管理層審核、簽章備案五個階段[11]。對于重要合同，審批流程往往更為復(fù)雜。相關(guān)合同送審前，合同承辦人需準備相關(guān)合同草案、事項所涉及的有關(guān)原始資料及合同審批表，辦理報批手續(xù)，合同審批流轉(zhuǎn)相關(guān)涉及人員，需在合同審批表上簽署具體意見。如沒有具體意見，應(yīng)按職責在合同審批表上簽署“同意”或“不同意”的確定性意見，并簽字確認。單位印鑒管理人員，見合同審批表及合同草案等相關(guān)資料完備后，予以簽章。審批過程費時費力，效率低下，往往多個合同并行審批，審批進度不一致導(dǎo)致管理混亂。合同審批的信息化管理，可以通過信息化系統(tǒng)進行管控，同時審批功能打造了手機App 和小程序，可實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享協(xié)同、實現(xiàn)移動辦公，隨時隨地審批[12]。

2.3.2 合同電子簽名的信息化管理 電子簽名在合同信息化審批中的應(yīng)用，審批人員在合同審批通過后，可一鍵在線簽名。電子簽名是受法律保護的，《中華人民共和國電子簽名法》《合同法》等相關(guān)法律都有相關(guān)描述。通過可靠的電子簽名簽署的電子合同，一方面是簽署過程更快捷高效；另一方面，由于電子簽名具備簽署身份可識別、簽署內(nèi)容不可篡改等特性[13]，因而能夠改善傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽署過程帶來的偽造、丟失、破損等不足。

2.3.3 合同電子印章的信息化管理 一般來說，電子合同與傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同具有類似的功能，在帶有電子印章的電子合同中，用戶無法對合同中的內(nèi)容進行修改，否則電子印章將顯示無效。由此可見，原來常常需要數(shù)天時間來回快遞合同，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)幾分鐘就可以完成，帶有電子印章的電子合同，避免了紙質(zhì)合同打印、線下蓋章、再快遞和對方蓋章回寄的繁瑣環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。

2.3.4 電子化助力合同審批 合同電子審批、電子簽名和電子印章的使用，大大提高了合同的辦理效率，節(jié)省了單位成本，真正實現(xiàn)了全流程電子合同的審批、生效和保管。

2.4 合同建檔的信息化管理

2.4.1 實現(xiàn)合同信息的網(wǎng)上錄入 信息一次錄入后，就可以在整個信息系統(tǒng)內(nèi)循環(huán)、各部門、各崗位多次使用，實現(xiàn)了信息共享[14]。通過信息數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，避免了不必要的重復(fù)勞動與投入。

2.4.2 掃描自動提取合同內(nèi)容 實現(xiàn)了合同信息的掃描錄入，可自動提取掃描合同中的有用信息，自動建檔。

2.5 合同履行的信息化管理

2.5.1 合同提醒備忘 按照事前計劃、事中控制、事后總結(jié)的設(shè)計思想[15]，合同提醒功能是信息系統(tǒng)的重要組成部分。對合同預(yù)付款、收付款、合同供應(yīng)商資質(zhì)、合同到期前、到期后的提醒及合同自定義提醒等。

2.5.2 統(tǒng)計高效 支持專業(yè)的報表數(shù)據(jù)分析，支持多維度的統(tǒng)計分級。

2.6 合同終止的信息化管理

2.6.1 合同終止電子標識 合同履行完畢后，需要對電子合同進行終止管理，給合同標注唯一標識，進行合同凍結(jié)、終止合同執(zhí)行，避免超合同的現(xiàn)象[16]。

2.6.2 合同可隨時終止 合同履行過程后，遇到突發(fā)情況需要終止合同的，標注詳細原因，終止合同執(zhí)行。

2.7 合同歸檔的信息化管理

2.7.1 電子合同便于下載 電子合同能提高檔案管理效率，可直接下載存儲，還可以在線完成合同查詢、調(diào)用、統(tǒng)計。

2.7.2 電子合同便于歸檔 不用派專人管理合同歸檔，信息化管理節(jié)省了人力和存儲空間。全面實現(xiàn)無紙化，降低存儲調(diào)用難度，節(jié)省空間資源，實現(xiàn)合同“永久”存管。

2.7.3 電子合同便于調(diào)閱 不管是使用者還是管理者都可通過信息系統(tǒng)隨時查看合同檔案，方便快捷，實現(xiàn)了采購合同的電子化、數(shù)字化。

2.7.4 電子合同云盤管理 云盤用于存儲合同相關(guān)附件文檔，如合同原件、合同發(fā)票、開票內(nèi)容、快遞地址信息、相關(guān)掃描件、其他所需文檔等。系統(tǒng)自動創(chuàng)建每個合同的專屬文件夾目錄，用戶可以通過合同一覽表，合同提醒等內(nèi)容，調(diào)用打開相關(guān)合同的專屬目錄，直接拷貝相關(guān)文檔，放入專屬合同文件夾目錄中。無需上傳下載，也沒有數(shù)量、文件格式、大小等限制，真正方便使用者對合同附件的各種管理需求。通過云服務(wù)器配合，可實現(xiàn)私有云盤功能。

3 實現(xiàn)合同全生命周期信息化管理的目標與應(yīng)用

血站合同管理是血站信息一體化建設(shè)過程中的核心之一，對血站信息化管理有著重要地位。從目前各血站合同管理的情況看，合同管理還是粗放式的，不利于合同信息的收集。合同全生命周期的信息化管理是未來血站發(fā)展的趨勢，電子化、規(guī)范化和精細化的合同管理為血站信息一體化建設(shè)及成本核算打下了堅實的基礎(chǔ)。合同管理水平是血站綜合管理水準的集中體現(xiàn)。合同管理不是簡單的合約、承諾，而是全方位、全過程的動態(tài)管理[17]。血站合同全生命周期的信息化管理能夠全面處理合同事務(wù)，解決了信息分散、進度控制難、管理不規(guī)范等難題，促進血站合同管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、持續(xù)提升合同管理水平，增強軟實力，提升血站管理水平與工作效率。