新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案管理方法的探究討論

（文山州文山市城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局，云南 文山 663099）

隨著新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的全面覆蓋，保險檔案管理工作的重要性日益凸顯。與其他檔案管理工作相比，新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案管理具備范圍廣、信息程度高、安全要求高等特點，這就迫使社保局檔案部門必須構(gòu)建起完善的檔案管理體系，采用科學(xué)有效的檔案管理方法，充分發(fā)揮出檔案管理的職能作用。

一、新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案管理的特點

1.管理范圍廣

1.1 全覆蓋。根據(jù)國家政策規(guī)定，新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險要全覆蓋農(nóng)村適齡居民，進一步擴大了保險檔案管理范圍，需要將農(nóng)村適齡居民的保險業(yè)務(wù)信息都納入檔案管理范疇內(nèi)。

1.2 內(nèi)容多。保險檔案內(nèi)容需涵蓋保險業(yè)務(wù)辦理全流程形成的業(yè)務(wù)單證，涉及參保、領(lǐng)取資料、關(guān)系轉(zhuǎn)移、退保、注銷、資金調(diào)撥、裁定、處罰等環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)形成的資料均需要進行歸檔處理[1]。

1.3 種類多。保險檔案種類包括管理類、待遇類、征繳類、稽核類、統(tǒng)計類等五大類別，每一類別都有相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，增加了檔案管理的復(fù)雜性。

2.信息程度高

2.1 信息收集量大。近年來，農(nóng)村參保人數(shù)不斷遞增，呈現(xiàn)出參保人員分布廣、繳費方式靈活的現(xiàn)狀，要求社保局檔案部門必須統(tǒng)計各類繳費方式的信息，在短時期內(nèi)完成權(quán)益、待遇保障記錄，形成檔案資料，使檔案信息收集整理工作量大幅增加。

2.2 電子化程度高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保險檔案管理已經(jīng)難以滿足當(dāng)前檔案資料收集、整理、查詢、服務(wù)等方面的需求，需要推進檔案信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案，對檔案進行信息化、自動化管理。

3.安全要求高

3.1 保管年限長。保險檔案是重要的民生檔案，保管期限種類多、期限長，主要分為10年、30年、50年、100年和永久，保管期限越長，檔案資料積累越多，對檔案的安全性要求也就越高[2]。

3.2 數(shù)據(jù)信息安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案要保證檔案資料不受到破壞，確保檔案資料中的數(shù)據(jù)信息清晰完整。現(xiàn)階段實施的電子檔案管理，必須保證檔案存儲介質(zhì)安全，采用安全防護技術(shù)有效防范惡意篡改、竊取、刪除電子檔案信息的情況發(fā)生。

二、新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案管理方法

1.保險檔案制度化管理

社保局檔案部門要積極推進新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案制度化建設(shè)，采用檔案制度化管理方法，做到依法治檔，為全面開展農(nóng)村養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)打下基礎(chǔ)。具體建議如下。

1.1 完善管理制度。社保局要根據(jù)《檔案法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》，制定適用于新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理制度，使制度涵蓋檔案收集、分類、整理、歸檔、裝訂成冊、內(nèi)容更正、保管、鑒定、利用等各個環(huán)節(jié)，以確保檔案管理各項工作有規(guī)可循。

1.2 統(tǒng)一管理要求。社保局檔案部門要嚴格按照國家專業(yè)規(guī)范要求，加強案卷質(zhì)量控制，使檔案工作步入統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化階段。具體做法包括：其一，立卷時間統(tǒng)一，檔案部門要定期對檔案資料進行統(tǒng)一立卷，統(tǒng)一歸檔處理；其二，檔案分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案部門要準(zhǔn)確劃定檔案類別，根據(jù)檔案保管期限進行排序；其三，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案部門要統(tǒng)一規(guī)范各類表、單、證、卡等材料的規(guī)格，將各類資料進行規(guī)范裝訂和統(tǒng)一保管。

2.保險檔案集中化管理

社保局檔案部門要采用集中保管、集中開發(fā)、集中利用的管理方法，對新型農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案進行集中化管理，提高保險檔案的利用效率和服務(wù)水平。在集中化管理中，檔案部門要將不同類別、不同載體形式的檔案作為整體，收集整理有關(guān)保險業(yè)務(wù)的文書檔案資料、會計檔案資料、音像檔案資料、圖片檔案資料以及電子檔案資料等，并對這些檔案資料進行開發(fā)和利用。如，社保局檔案部門可深入挖掘檔案資料的利用價值，編研檔案目錄、文件索引、檔案專題、大事記、業(yè)務(wù)文件匯編等內(nèi)容，形成編研項目成果，為農(nóng)村養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的開展提供更有價值的依據(jù)。

3.保險檔案信息化管理

社保局要積極推進新型農(nóng)村養(yǎng)老保險檔案信息化建設(shè)，采用信息化管理方法，提高檔案管理工作效率。具體建議如下。

3.1 完善信息化管理機制。社保局檔案部門要針對電子檔案業(yè)務(wù)建立起完善的檔案信息化管理機制，對電子檔案從形成到利用的各個環(huán)節(jié)都制定統(tǒng)一的規(guī)范化操作流程，構(gòu)建起檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，確保電子檔案管理工作有序開展[3]。

3.2 建設(shè)信息管理系統(tǒng)。檔案部門要積極推進保險檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，使系統(tǒng)可以自動化、智能化管理照片、文書、視頻等多媒體檔案資料。在系統(tǒng)中，應(yīng)建立起檔案目錄數(shù)據(jù)庫，設(shè)置檢索程序，可向授權(quán)用戶提供檔案查閱服務(wù)，實現(xiàn)檔案資源共享。同時，本地系統(tǒng)還可對接異地社保局的檔案信息管理系統(tǒng)，方便參保人辦理異地業(yè)務(wù)。

3.3 加強信息安全管控。檔案部門要加強保險檔案信息系統(tǒng)安全管控，運用科學(xué)的安全防護技術(shù)，構(gòu)建起完善的信息安全防護體系，及時對系統(tǒng)進行維護和升級。同時，檔案部門還要實施權(quán)限管理制度，如在可公開的電子檔案信息查閱業(yè)務(wù)中設(shè)置權(quán)限，只允許有權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)，在經(jīng)過身份驗證之后，才能查詢自己的參保、關(guān)系轉(zhuǎn)移、繳費記錄等信息。

結(jié)語

綜上所述，新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險檔案是重要的民生資料，記載著保險業(yè)務(wù)活動中形成的原始憑證，能夠為各地區(qū)深入開展農(nóng)村基本養(yǎng)老保險工作提供可靠依據(jù)。社保局檔案部門要加強檔案管理工作，積極推進檔案管理制度化、集中化和信息化建設(shè)，從而不斷提升檔案工作水平，使檔案能夠為參保人提供高質(zhì)量的服務(wù)，助力新型農(nóng)村基本養(yǎng)老保險工作更深化開展。