細節(jié)化管理在機關機要文件檔案中的應用

（內蒙古警官學校，內蒙古 呼和浩特 010000）

為了確保機關單位工作的高效性，中國很多地區(qū)的政府機關單位均為集中化辦公，所以，其檔案管理體制也在變化著。中國遠在2000年便開始了機關檔案的革新，這些年來伴隨著不懈地探索，并充分結合了當下信息互聯(lián)網時代的便利性，檔案管理成效愈發(fā)地顯著[1]。盡管如此，但是依舊因為一些緣故，還存在著多種問題，為了讓機關單位更好地順應現(xiàn)代化發(fā)展，更需要對其文件檔案妥善地管理，踴躍地創(chuàng)新，例如細節(jié)化管理等。尤其是機要文件檔案往往牽涉重大，因此，需要引起額外重視。

一、關于機關在機要文件檔案管理中現(xiàn)存的問題

首先，目前很多機關單位的領導在有關機要文件檔案的管理上，沒有花費足夠多的精力，那么造成的后果就是機要文件檔案管理職員在其工作上也相對松弛，對于工作未能有足夠的積極性，而且工作態(tài)度也會較為隨便。其次，也有很多機關單位對于機要文件檔案管理的有關設施和設備沒有做到有效地維護，并且其機要文件檔案管理撥出的經費也相當低。再則，專職的文件檔案管理職員較為稀少，并且在很多機關單位中，文件檔案管理職員往往身負多職，致使其職員在機要文件檔案管理工作時間的花費上，處于相當匱乏的程度，令機要文件檔案管理效率低下[2]。另外，有些機關單位其內部的結構會在短期內進行很快地調整，導致負責機要文件檔案管理職員被頻繁地更替，負責機要文件檔案管理的職員一般剛熟悉了工作環(huán)境又被調換到了另一個環(huán)境中去。最后，有些負責機要文件檔案管理的職員具有片面的思維，他們一般會把文書類型的文件檔案擺放在重要的位置上，但是卻會忽略其他類型的文件檔案，諸如實物文件檔案、聲像文件檔案、科技文件檔案等，而這些檔案往往會產生歸檔困難的狀況。

二、細節(jié)化管理在機關機要文件檔案管理中的應用分析與建議

1.重視文件檔案宣傳工作，加強檔案管理建設

前線的工作與機關機要文件檔案管理工作具備本質上的不同，不僅其功用比較直觀，其效果也相對明顯。對于機要文件檔案的管理需要長時間的管理后才能夠突出它本身的價值。而且機關文件檔案管理本身也需要消耗許多資金。從開始置辦一個檔案管理室開始，需要房間調配、放置密集架、采購復印機、計算機、掃描儀等，還需要備考表以及卷盒子等。文件檔案管理需要較高的投資，但是它的收益需要時間的積累才能體現(xiàn)出來，有的甚至還沒有收益，文件檔案工作經常會被忽略。尤其是機關單位的很多領導干部并沒有把機要文件檔案管理考慮進日常的管理之中，因此，即使就任的機關機要文件檔案管理職員有較強的工作能力和工作熱情，沒有領導干部的支撐，其工作便不能正確展開，這樣也會間接地不利于中國檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，如果需要提升機關檔案室的影響力，引起重視，就需要加強進行文件檔案宣傳工作，在進行宣傳的同時也附帶有關的政策與法規(guī)。

當引起足夠的重視后，接下來就是對機關機要文件檔案管理進行有效規(guī)范。首先，需要創(chuàng)立一個專門的機要文件檔案管理科室，同時為該科室引入前沿的文件檔案管理設施。由于近年來計算機技術與互利網技術的迅速發(fā)展，能夠使當下的機要文件檔案管理進行信息化，使機要文件檔案管理更為便捷。在完成信息化目標之后，還需要不停地保持文件檔案管理硬件和軟件的實時更新，從而建立起更為完整的電子化信息管理系統(tǒng)。其次，在機要文件檔案中，有一些文件檔案和機關每個人都息息相關，所以機要文件檔案管理職員要具備相應的使命感和責任感，在進行工作時也要圍繞所處機關單位真實情況，并設計出科學的工序。嚴格按照完成的工序進行機要文件檔案的歸還、借出、整理等事項。

2.明晰機要檔案管理職員責任，提升其工作能力

目前很多機關單位進行機要文件檔案管理工作的職員本身是由其他職位調過來的，還有的是另外部門的職員進行兼職的，因此他們中大多數的文件檔案管理能力無法滿足機關單位發(fā)展的條件。所以強化機關全體職員文件檔案管理培訓是十分有必要的，其中還需要加強對檔案法和有關法律法規(guī)的科普，讓“檔案管理人人有責”的理念深入人心。另外，針對國家要求進行歸檔的資料，務必嚴格遵照其規(guī)定，按時向所處機關的檔案部門和相關檔案管理職員進行呈遞，并對其檔案進行集中化管理[3]。此外，還需要讓機關全部部門兼職文件檔案管理的職員明確其責任，使他們不但能夠對于文件檔案管理工作，特別是機要文件檔案管理的全部環(huán)節(jié)，步驟充分熟悉，還要其能夠充分掌握所有類別與體裁文件檔案管理，并勇于對檔案管理科學化和程序化文件檔案管理道路進行探索。最后，還需要對制度進行創(chuàng)新，增強制度的執(zhí)行力度，讓不論是領導干部，還是普通職員都能被制度限制。

三、結語

伴隨著我國社會的進步，對于機關單位工作效率的要求也是越來越高，對于一部分仍在使用滯后的機要文件檔案管理體制的機關單位來說，會極大地拖緩其機要文件檔案管理的效率。在當下的時代中要想發(fā)展檔案管理工作，就必須普及其工作的重要性，積極地引導相關職員完善其機制，提高其專業(yè)水平，并讓全體職員做好配合工作。