有關檔案信息化建設的實踐理論分析

（山東省日照市結核病防治所，山東 日照 276800）

檔案信息化建設是對傳統的檔案管理模式的重大革新，對于推進檔案管理工作質量提升意義重大，目前，檔案信息化建設在許多企業中積極推行，并取得了顯著的成效，但是在多種因素的不利影響之下，檔案信息化建設中遇到了諸多的問題，影響了檔案管理質量與水平提升?；诖?，如何開展檔案管理信息化建設是企業當下面臨的重點問題[1]。

一、開展檔案信息化建設的重要意義

首先，理論意義。推進檔案信息化建設，既滿足了社會發展的需要，也是滿足自身的發展需要統。通過加大對檔案信息化建設的研究力度，進一步地完善檔案管理體系理論，對檔案管理和信息化建設兩者的結合的分析意義重大。

其次，實踐意義。通過對檔案管理以及信息化建設的分析與研究，分析存在的問題并探究問題解決對策，提升檔案信息化建設水平，開拓廣泛的服務領域，促進信息服務質量與水平提升[2]。

二、現階段檔案信息化建設過程中存在的問題

1.對檔案信息化建設缺乏正確認識

檔案管理中運用信息技術的價值體現在以下幾個方面：其一，加強檔案信息化建設，提升檔案查閱與管理效率，提升工作質量與效率；其二，促進檔案資源的貢獻，提高組織效率；其三，推進管理信息化建設，提升各個部門職能效率。然而，當前大多數人員在思想上不重視檔案信息化建設，難以認識到其對企業發展的重要價值，阻礙著檔案信息化建設的進程[3]。

2.對運用信息資源存在錯誤觀念

傳統檔案管理思想重檔案的保存與管理，以便于日后對檔案資料進行查閱，而信息化檔案管理重視對資源的貢獻，檔案管理理念由以往的重保存向重利用轉變。然而，目前絕大多數管理工作人員受到傳統思想影響較深，僅僅是重視對檔案資料的保存與管理，而不重視對檔案資源的開發與利用，影響了檔案管理工作質量與效率[4]。

3.檔案部門信息化水平存在差異

我國各地的經濟發展水平差異化大，相應地檔案部門的管理人員在專業水平方面差異明顯，很大程度上使檔案部門信息化水平差距較大，給檔案管理的質量與效率帶來極為不利的影響。比如，個別部門的信息化水平高，在開展檔案管理工作中應用了計算機技術，相反，有的部門僅僅是進行簡單的單機操作，資源共享難以實現，影響了檔案管理信息化水平提升，無法發揮出信息技術的價值，而由于存在檔案化管理水平差異化這一問題，無法實現對檔案資源的充分利用。

三、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

1.加強電子文件的管理

隨著電子文件數量不斷地增加，必須對電子文件進行妥善管理，實現對重要信息的妥善保存，充分地發揮出檔案信息價值，具體可以從以下幾個方面入手：首先，組織成立專門的電子信息管理與檔案資源維護的部門，保證電子文件歸檔的專業性與規范性，提升電子文件管理水平；其次，加強對電子文件處理，做好電子檔案接收、處理、保存以及格式更改等各項工作，提升電子文件管理水平；最后一點是，加強對電子文件的保存，尤其是針對長期儲存的各項文件，必須進行定期的復制，以免造成檔案信息的丟失。

2.建立網絡檔案

為了進一步地提升檔案管理的質量與效率，有必要加快對網絡檔案的構建，具體可以從以下幾個方面入手：其一，加快檔案網站的構建，積極建立起公眾服務平臺以及內部網站等，提升檔案管理的服務水平，廣泛展開網絡檔案信息宣傳，提升檔案信息的利用效率；其二，做好相關硬件設備設施采購工作，諸如計算機設備等，為實現網絡信息共享與交換等奠定基礎。相關的調查研究顯示，通過開展網絡檔案建設工作，使檔案管理更為可靠與安全。

3.提高信息化管理手段

要想促進檔案管理的質量與效率的全面提升，要重視改進信息化管理手段，具體可以從以下兩個方面入手：第一，構建起完善的管理制度，根據檔案管理的規章制度，科學地開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠有章可循，從而保證了檔案管理的質量與效率；第二，積極轉變傳統落后的管理模式，重視對現代化管理方式的應用，根據工作重點提供相關信息，由此促進信息化管理手段的優化。

4.提高檔案管理人員的業務素質

在開展檔案管理工作中，檔案管理人員發揮著至關重要的作用，針對當前的檔案管理人員整體素質不高這一問題，對其進行專業化與系統化培訓是非常必要的，具體可以從以下幾個方面著手：

第一，聘用高素質的檔案管理人員，保證其專業水平與綜合素質符合要求，作為一名檔案管理人員，除了要負責檔案處理工作，還要能夠借助于網絡技術的運用進行檔案的接收、存儲以及格式修改等，只有保證了當檔案管理人員的專業能力水平，才能夠提升檔案管理工作質量；第二，組織開展定期的培訓活動，時代在進步與發展，作為檔案管理人員也要與時俱進，不斷地加強對新知識與技能的學習，從而滿足新時期檔案管理工作需要。與此同時，有必要對檔案管理人員實施定期的培訓，不斷地豐富其知識儲備，提升人員的業務能力；第三，構建起競爭機制，保證崗位設置的合理性，充分地發揮出人員的重要價值，調動人員工作的積極性與主動性。

結語

綜上所述，在企業發展中檔案無疑發揮著重要的作用，開展檔案信息化是推進檔案管理工作水平提升的重要途徑，更是實現企業健康長遠發展的關鍵。因此，對于企業而言必須認識到當前檔案信息化建設中面臨的問題，并在此基礎上制定出有效的解決措施，全面地推進檔案信息化建設，從而為企業的進一步發展與壯大打下堅實的基礎。