檔案管理利用數(shù)字化平臺(tái)的應(yīng)用研究

（甘肅省金昌市金川集團(tuán)股份有限公司辦公室檔案館，甘肅 金昌 737100）

前言

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們的工作逐漸科學(xué)化，人們通過使用科學(xué)技術(shù)使自身的工作生活更加便捷。數(shù)字化平臺(tái)是一種新興的媒體平臺(tái)，他可以更迅速地對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)劃處理，方便人們的日常工作。各大企業(yè)可以通過對(duì)數(shù)字化平臺(tái)的研究更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理操作。

一、檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的內(nèi)容特點(diǎn)

1.檔案數(shù)字化管理內(nèi)容

當(dāng)前許多企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行管理仍舊停留在相對(duì)傳統(tǒng)的方式上，使用紙張、聲音等方式對(duì)相關(guān)的信息資料進(jìn)行存儲(chǔ)管理。隨著時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)展，越來(lái)越多的企業(yè)對(duì)檔案的管理模式結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新，使用數(shù)字化平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。數(shù)字化平臺(tái)中數(shù)字化管理是指將各種紙張、聲音類文件資料使用電腦進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，最終形成電子型文件，使用科學(xué)技術(shù)手段將檔案信息數(shù)字化整理。

2.網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理

檔案管理數(shù)字化是將相關(guān)的信息使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行操作管理。過去傳統(tǒng)的檔案管理方式是使用相關(guān)的人工進(jìn)行收取調(diào)配，隨著時(shí)代的發(fā)展科學(xué)技術(shù)的提升，這種相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸地被新興數(shù)字化管理所取締。新興的數(shù)字化管理平臺(tái)可以使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行科學(xué)管理。相關(guān)人員隨時(shí)可以使用網(wǎng)絡(luò)對(duì)存儲(chǔ)的信息進(jìn)行調(diào)配管理，很大程度上減少人力資源的浪費(fèi)。

3.數(shù)字化存儲(chǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)的檔案已經(jīng)開始從傳統(tǒng)的倉(cāng)儲(chǔ)向數(shù)字化存儲(chǔ)邁進(jìn)。企業(yè)可以對(duì)實(shí)體的紙張、聲音文件用專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行掃描處理，將資料信息存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)，很大程度上減少傳統(tǒng)存儲(chǔ)的空間，數(shù)字化存儲(chǔ)使企業(yè)檔案管理的存儲(chǔ)更便利，企業(yè)可以使用新興的數(shù)字化存儲(chǔ)方式對(duì)相關(guān)資料隨時(shí)隨地進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案管理存儲(chǔ)方式的改革創(chuàng)新很大程度上減少企業(yè)的基礎(chǔ)成本和資源浪費(fèi)。

4.迅速搜索

檔案管理數(shù)字化平臺(tái)將企業(yè)相關(guān)資料存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上，將倉(cāng)儲(chǔ)轉(zhuǎn)向虛擬，使傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存逐漸虛擬化[1]。企業(yè)可以在互聯(lián)網(wǎng)上迅速地對(duì)相關(guān)存儲(chǔ)資料進(jìn)行詳細(xì)的搜索，減少時(shí)間空間的浪費(fèi)率。傳統(tǒng)的檔案管理模式將檔案進(jìn)行收集后儲(chǔ)存至相關(guān)倉(cāng)庫(kù)，企業(yè)的相關(guān)檔案文件數(shù)量巨大，在收集查找的過程中容易發(fā)生檔案資料的破損丟失等情況，現(xiàn)代科技將檔案管理數(shù)字化在方便企業(yè)進(jìn)行快速查找的同時(shí)保證相關(guān)資料的完整性。

二、檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的研究應(yīng)用

1.進(jìn)行積極的宣傳

當(dāng)今社會(huì)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，更多的企業(yè)使用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。檔案的數(shù)字化逐漸成為一種新興的管理趨勢(shì)，企業(yè)相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的管理方式，將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化創(chuàng)新，積極地對(duì)員工進(jìn)行宣傳教育。例如，2020年10月27日“第六屆中國(guó)行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)暨CIO班15周年年會(huì)”神州租車等公司上榜，神州租車公司順應(yīng)時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展潮流將公司從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變向數(shù)字化管理，提升運(yùn)營(yíng)工作效率，降低運(yùn)營(yíng)的實(shí)際成本，更新傳統(tǒng)理念，推動(dòng)公司的進(jìn)步發(fā)展。企業(yè)應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)神州公司的先進(jìn)精神，認(rèn)識(shí)到時(shí)代科技發(fā)展下數(shù)字化的必然趨勢(shì)，積極對(duì)員工進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的應(yīng)用宣講，使更多的員工可以習(xí)慣使用數(shù)字化平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。

2.完善監(jiān)管機(jī)制

隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化越來(lái)越成為一種必然的社會(huì)大趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)用加以研究，通過網(wǎng)絡(luò)等形式對(duì)自身企業(yè)檔案監(jiān)管進(jìn)行完善。企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使相關(guān)資料信息查看更清晰。企業(yè)可以更加快速準(zhǔn)確地查找到相關(guān)的資料信息。檔案管理數(shù)字化使企業(yè)更清晰地查看到自身發(fā)展的詳細(xì)情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善自身的監(jiān)管機(jī)制對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行更完善的操控。使用數(shù)字化對(duì)檔案進(jìn)行監(jiān)督管理可以使企業(yè)更快速地認(rèn)識(shí)到自身的不足之處，更直觀地查看到自身的優(yōu)缺點(diǎn)，可以更加及時(shí)地對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行改正優(yōu)化。企業(yè)使用數(shù)字化管理更能保證日常工作順利地進(jìn)行，這種管理方式可以使企業(yè)更好地發(fā)展。

3.創(chuàng)新管理機(jī)制

在社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的大背景下，各行各業(yè)選擇數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的企業(yè)逐年上升，檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的作用越來(lái)越重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展潮流對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，除此之外，還應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字化技術(shù)對(duì)自身管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新[2]。例如，2019年溫德姆酒店集團(tuán)進(jìn)行數(shù)字化改革創(chuàng)新，使用機(jī)器人對(duì)酒店進(jìn)行服務(wù)，將客人的信息錄入到機(jī)器人的電腦中，客人可以使用相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)性化定制，還可以使用機(jī)器人同相關(guān)管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)接，這次改革是一場(chǎng)大成功，滿足更多客人的需求，提高工作人員的工作效率，降低酒店的基礎(chǔ)開支。各大企業(yè)不僅應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字化進(jìn)行學(xué)習(xí)，還可以通過對(duì)相關(guān)成功案例進(jìn)行參考，最終總結(jié)出適合自身的發(fā)展方式。企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理創(chuàng)新，可以優(yōu)化自身出現(xiàn)的問題，加速企業(yè)的發(fā)展。

4.提高相關(guān)人員素養(yǎng)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)發(fā)展腳步逐漸加快，企業(yè)的數(shù)字化管理逐漸成為一種新生潮流，企業(yè)只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)自身進(jìn)行改革優(yōu)化，才能順勢(shì)在潮流中起航。企業(yè)數(shù)字化的檔案管理對(duì)相關(guān)從業(yè)人員素養(yǎng)要求逐漸提升，傳統(tǒng)模式人才不再能滿足數(shù)字化檔案管理的需求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)員工的培養(yǎng)教育，提升相關(guān)檔案管理人員的素養(yǎng)，加強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化管理方式的認(rèn)識(shí)。企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行分工協(xié)作規(guī)劃，針對(duì)不同的工作需求培養(yǎng)不同的技術(shù)。開展對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)高素質(zhì)人才，增加相關(guān)人員數(shù)字化管理意識(shí)。全面培育數(shù)字化檔案平臺(tái)管理人才，提升企業(yè)數(shù)字化檔案管理科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化企業(yè)管理結(jié)構(gòu)，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展潮流，對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化邁進(jìn)，創(chuàng)新完善的管理機(jī)制，提高相關(guān)人員的素養(yǎng)，培養(yǎng)高質(zhì)量數(shù)字化管理人才，推動(dòng)企業(yè)更好更快地發(fā)展。