事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

（石家莊市食品藥品檢驗中心，河北 石家莊 050000）

前言

檔案管理工作在事業單位工作開展與決策制定中起到參考依據的作用，同時檔案本身具有保密性、重要性的特點，所以相應的管理工作也更加復雜，不僅要對檔案材料進行收集、整合、分類，還要通過服務將檔案的價值最大化地發揮出來[1]。而隨著管理理念、管理手段等方面的更新進步，目前事業單位的檔案管理工作也暴露出了一定問題，唯有積極轉變觀念與提升技術水平，才能夠化挑戰為機遇，從而提高檔案管理工作質量。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不完善

大部分事業單位將工作重心放在自身所擔負的社會職能方面，所以對檔案管理制度建設方面并不重視，而缺少完善管理制度的指導或是未能嚴格執行相關制度，會嚴重影響檔案管理工作效率，從而出現檔案資料收集不全、人員權責不明等問題，導致檔案資料傳遞速度慢，并且丟失、篡改的風險更大。

2.技術水平較低

以往事業單位的檔案管理工作重點是對紙質檔案材料的管理，而紙質檔案無論是保管還是查閱，都具有一定難度，并且隨著檔案材料的增多，占用空間也越來越大。當然，隨著信息化技術的普及，絕大多數事業單位的檔案管理工作也朝著信息化、數字化方向邁進，計算機也成了檔案管理工作的“標配”，大大提高了工作效率。然而相較于其他行業領域而言，事業單位檔案管理工作的信息化程度并不算高，尤其是在高新技術應用方面探索非常少，所以整體技術水平依舊偏低。

3.人員綜合素質偏低

傳統的事業單位檔案管理工作主要是對檔案材料進行收集、整理與保管，相對來講內容與工作方法都很簡單，所以對工作人員的綜合素養要求不算高。但隨著檔案管理工作需要用到的專業理論與技術手段不斷更新，部分非專職的檔案管理人員如果不及時更新知識技能儲備，則難以跟上檔案管理工作的改革進程，所以也就出現部分人員綜合素質偏低的情況。

4.安全性不高

如今的事業單位檔案管理工作對計算機與網絡更加依賴，在提高工作質量與效率的同時，我們也要看到其中暗藏的安全風險，由于黑客攻擊、病毒入侵、電腦故障導致檔案信息丟失的情況并不少見。而紙質檔案資源受外部環境影響較為明顯，往往隨著時間推移而自身發生物理變化，所以無論是電子檔案還是紙質檔案，均需注意安全防范。

二、事業單位檔案管理工作存在問題的解決措施

1.完善制度建設

對于檔案管理工作而言，制度建設是保證工作順利開展的基礎，意味著為該項工作提出了行為準則與規范標準。通常來講，檔案管理工作制度的完善建設對各項工作秩序制定規范要求，找準當前檔案管理工作中存在的漏洞予以填補，并且要多研究事業單位其他部門的管理制度，保證彼此的適應性[2]。當然，檔案管理工作的制度建設有典型的復雜性、持久性特點，基于此這一特點很多事業單位實行雙軌制管理，也就是說檔案材料收集與傳遞中應當保證數字檔案和紙質檔案的共存，因為兩者均有各自的優勢，通過優勢互補能夠達到更好的管理效果。而雙軌制管理制度在人力與資源方面要投入更多，而隨著技術手段的逐步完善，事業單位可嘗試向單軌制管理轉變，不過這一做法要結合事業單位具體情況而定。

2.提高技術水平

現代社會的科學技術更新速度非常快，要想提高事業單位檔案管理工作的技術水平，一定要把握好最新的技術理念與方法，其中云計算、大數據等高新技術在檔案管理當中早已證明其實用性，所以事業單位可引入這類技術去保證檔案管理工作更高效地開展。其中，大數據技術指的是對海量、復雜的數據集合展開高效處理的技術，改變過去利用軟件與程序難以一次性對復雜數據集合進行計算的局面。

3.提升人員素質

隨著檔案管理工作理念與技術手段的更新，事業單位也需要對檔案管理工作人員的綜合素質提出更高要求，不僅要求檔案管理人員對制定的相關管理制度嚴格執行，更要督促檔案管理人員加強對管理、計算機、信息分析等方面知識的學習[3]。因此，對于事業單位而言，要想提高檔案管理人員的綜合素質，一方面，要提高入職門檻，廣招更多專業出身的人才，確保其擁有豐富扎實的理論知識；另一方面，事業單位還要對在職檔案管理人員展開培訓工作，內容以檔案管理技術方法、法規制度等為主，同時要重視培訓考核工作的開展，將考核成績與獎懲制度掛鉤。

4.加強安全防范

在如今的互聯網時代，信息安全也逐漸被社會公眾廣泛重視，檔案信息安全作為檔案管理工作的關鍵，自然要加強防范。一方面，要通過加強對檔案管理人員的培訓教育去提高其安全防范意識，確保工作開展嚴格遵循管理制度與保密條例，防止出現過失泄密情況。另一方面，紙質檔案材料的安全方法要落實“三鐵”（鐵門、鐵床、鐵柜）原則，布設無死角監控攝像頭，定期檢查紙質檔案保管情況；數字檔案則要重視網絡防火墻的建設以及對病毒庫的更新，做好網絡監管工作，提高信息安全防范能力。

結語

綜上所述，事業單位檔案完整記錄著事業單位人員、財務、事務等方面的信息內容，在工作考核、決策制定中發揮重要作用，雖然無法直接帶來經濟效益，但是在推動事業單位穩定發展方面作業重大。通過本文對目前事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，希望相關工作者能夠對自身工作有正確認知，除了要采取合理解決措施積極推行以外，更要擺正自己的工作態度，提高工作積極性，為事業單位發展貢獻自己的力量。