PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用分析

（濟南市傳染病醫院（山東省公共衛生臨床中心），山東 濟南 250021）

醫院科技檔案管理是一項科研技術檔案管理工作，醫院科技檔案則是指醫院從建成至今，以多種形式保存醫療科研活動的圖像、文字、聲像等信息[1]。近年來，隨著醫院發展規模的擴大，醫療技術水平得到相應提高，而科技檔案的內容也愈來愈多。目前在醫院科技檔案管理中，主要采用PDCA循環，其是一種先進的管理方式，不僅能促進醫院科技檔案管理，還能有效解決管理中的問題。

一、PDCA循環的含義

PDCA為常用管理方法，其主要特點為管理模式具有程序化、標準化，并且管理路徑是通過四個階段進行的，即計劃（P）、實施（D）、檢查（C）和處理（A），而將這四個階段進行持續循環能降低管理風險，使管理工作質量得到提高；另外，每一次循環還可使管理中的一些問題得到有效解決，環環相扣，相互補充及制約。

二、醫院科技檔案管理現狀

1.管理分散

部分醫院并未專門設立科技檔案管理機構及配備專業的管理人才，普遍實行分散式管理。由于未對科技檔案進行系統管理，故不僅增加了數據收集的工作量，也在一定程度上降低了管理效率；另外，諸多大型科研項目及成果未及時歸檔，也對科技檔案管理的健康、長久發展產生了不利影響。

2.制度不完善

病案管理仍是目前醫院檔案管理的主要內容。科技檔案管理關注度少，并且管理人員通常為兼職人員，專業性不強，而相關制度規章也不夠全面。近些年來，在醫院發展建設中，科研的地位不斷提高，而當下的科研管理機制已不能滿足科研發展的要求，阻礙了科研工作的進一步發展。

3.現代化程度不高

隨著計算機網絡技術的發展成熟，醫院科技檔案管理也從紙質化向數字化轉變，大大提高了管理效率。然而目前很多醫院并未重視數字化管理，未加大投入力度，仍沿用傳統的管理模式，這使科技檔案管理工作受到嚴重制約。

4.人員素質不高

目前醫院檔案管理者以兼職人員為主，流動性較強，并且多數專職人員未接受專業訓練，其專業技術及水平均達不到新時代下科技檔案管理的要求[2]，特別是智能化技術的發展，若不能有效運用智能化管理，將會使醫院科研工作的發展受到影響。

三、醫院科技檔案管理中PDCA循環的應用

1.P（計劃階段）

在醫院科技檔案管理中，計劃階段指的是制度的制定，包括詳細記錄及保存科研信息等。醫院要分類集中歸檔這類科研信息，并對其進行綜合利用。以科研課題為例，醫院在進行一個科研課題的研究時，需記錄管理的內容有：項目申報文件、研究實驗記錄、實驗總結報告、檢測報告以及科研經費等，上述內容均是提前根據計劃保存好的內容。具體來說，科技檔案管理包含的多種計劃要有原件及復印件的原因是為了保證后期管理、使用的安全性。

2.D（實施階段）

計劃實施指的是分析和執行制訂好的計劃。醫院科技檔案管理十分重視管理工作的實施階段，管理者需要制定科學、規范、全面的制度，而管理人員則需要明確自身的職責，掌握檔案分類的技巧。在實施階段，需先建立健全管理制度，并在管理制度的良好約束下開展工作，以提供安全、穩定的平臺；另外，各部門要了解自身的職責，清楚地標注檔案，杜絕分類不明確情況出現。可通過培訓相關人員，定期組織其參與知識競賽活動，使其熟練掌握檔案的歸檔分類工作，在遇到問題時能及時解決，從而便利檔案管理工作的開展。

3.C（檢查階段）

科技檔案管理中的重要一點就是有效實施科技檔案管理。在日常管理工作中，醫院需要加強監察與監管力度，并落實到檔案管理中；還要增加控制力度，構建責任監督體系，使全體員工均能監督各自的行為，充分調動員工的工作主動性。如醫院可建立檔案管理監督機制[3]，其成員包括檔案管理人員、科室負責人，主要職責是定期監督和評估科室檔案管理質量，并對各科室遵守管理制度的情況進行嚴格監督，一旦發現問題，需及時進行糾正，避免問題進一步發展，最終有效避免不良后果的出現。或可通過問卷調查的形式，鼓勵員工說明工作問題，同時提出對應的建議，而管理者可按照具體問題及建議提出整改方案和具體解決方法，最后落實到個人，細化實施日常檔案管理工作的整改方案。

4.A（處理階段）

處理階段還可稱之為計劃階段，在檔案管理中，這一階段是PDCA循環中的重要階段，不僅要求相關人員系統性討論及總結檢查、調查反饋結果，還要向醫院領導者上報詳細的整改方案和下一階段的建議，使其能詳細把握科技檔案管理中的問題，盡快結合醫院具體情況，制定出后期的管理要求及標準等[4]。此類逐級上報的反饋匯報體系，有利于醫院進行標準化管理，并且在這一循環過程中，科技檔案管理的成效及水平也能持續提高。

結語

綜合上文得出，科技檔案為醫院綜合檔案，涉及的載體與形式較多。在醫院科研與檔案管理中，科技檔案管理發揮著至關重要的作用，尤其是在醫療技術發展快速的今天，科技檔案管理在整個醫院管理工作中的占比不斷增加。將PDCA循環有效應用在醫院科技檔案管理中，不僅能及時糾正不良問題，還可使管理者發現及處理問題的能力得到提高，從而提升檔案管理水平，為醫院的良性、可持續發展創造先決條件。