高校人事檔案信息化建設的問題及措施

于令言

（山東財經大學燕山學院 山東·濟南 250000）

在當今社會中，隨著信息技術網絡技術的不斷發展和應用，各項工作的信息化水平都得到了提升。由于人事檔案信息化建設工作具有一定的系統性，所以要積極應用新技術，且長期堅持，理念應該與時俱進，使該項工作做出相應的創新，全面落實信息化建設工作，提升檔案資源的利用率。

1 高校人事檔案信息化建設的重要意義

1.1 滿足人事工作要求

如今，在高校人事檔案管理中需要進一步提升信息化水平，這就使得該項工作遇到了新的挑戰。傳統的工作方式下主要以手工操作為主，人事檔案管理方法也比較單一，無法滿足信息化發展需求。通過信息化建設，有效改善了該項工作的管理質量，也為高校人事檔案管理工作的信息化發展奠定了扎實的基礎，有利于實現該項工作的預期目標。不僅如此，該項工作也能夠為社會信息化建設提供必要條件，營造良好的氛圍，對社會經濟發展以及生產技術水平提升也具有重要意義。

1.2 該項工作是提升人事檔案管理工作的關鍵途徑

在高校各項資源建設中，如果能夠實現人事檔案信息化建設目標，可以有效彌補傳統紙質檔案的不足。紙質檔案容易被損壞，一些具有重要價值的資料一旦被破壞很難修復，并且，在資料查找方面的效率也比較低，很難滿足新時代的發展需要，也無法為檔案使用者提供優質服務。經過信息化建設會應用信息技術、計算機技術等等，對人力資源管理工作提供重要的幫助，不管是學歷、學位信息，又或者是職工基本信息都能夠得到全面管理，也提升了人事檔案管理質量，所以，高校應該合理應用信息技術，使得人事檔案得到進一步發展。

2 高校人事檔案信息化建設存在的不足

2.1 技術限制

在高校人事檔案管理工作中，信息化建設是一項重要的任務，不過，對該項工作進行實際建設時往往會受到技術的約束，這樣就會影響該項工作的信息化建設水平，首先，為了實現信息化建設目標需要借助于信息技術、數字技術、計算機技術等等，一些紙質文件也需要進行掃描，然后將其上傳到相應的管理平臺中，這就需要對相關技術以及相關設備具有較高的要求，即使在完成掃描之后進行數據轉換，對檔案進行數字化儲存，這樣也需要用較先進的技術。不僅如此，該項工作需要對檔案的目錄進行信息化建設，對相關內容進行深層次的加工和挖掘，這些工作都需要以網絡編輯技術為基礎。其次，在這項工作中，人事檔案資源需要以電子形式進行保存，不過，在信息化管理過程中，對信息技術有著很高的要求，尤其在加工統計、處理、載體轉換、數據備份以及鑒定等環節都會應用到信息技術。第三，提升人事檔案的服務水平也需要以信息技術為基礎，為師生提供相應的資源，一般需要采用網絡數字化的方式才能夠充分實現檔案價值，這就是使得在提供服務的過程中有著較高的要求。但是，根據現階段實際現狀來看，該項工作在信息技術應用方面還需要進一步深化。

2.2 人才限制

對高校人事檔案進行信息化建設的過程中，除了要應用先進的技術、設備等，也需要具有充足的人才，對相關工作人員的信息化素質有著較高要求。對信息系統進行構建時，需要具有完善的硬件及軟件，專業人才對該項工作的影響很大。現階段，根據高校人事檔案實際建設情況來看，專業性人才比較缺失，在實際建設過程中很難滿足信息化建設需求。不僅如此，有些學校對該項工作的重視度不足，沒能對檔案管理人員的綜合能力進行提升，尤其在信息化能力方面的培養力度需要進一步加大。隨著新時代的到來，該項工作的從業人才除了要具有較強的實踐能力、管理能力，還需要具有科研能力，在實際工作中要靈活應用先進的技術設備，進一步提升該項工作的信息化水平，對相關信息數據進行深層次加工，保證檔案資源的完整性，從而實現答案的應用價值。然而，由于人才因素的影響，使得該項工作的信息化水平需要進一步提升。

2.3 政策限制

要想實現相關事業的轉型和發展離不開政策以及相關機制，在高校檔案建設中，人事檔案占據著重要的地位，也是重要的建設內容，直接關系著高校管理工作的順利開展。根據現階段實際情況來看，信息化改革不斷深入，但是相關的政策還不夠完善，對人事檔案信息建設還不能夠充分發揮指引作用，這樣就會使得該項工作的實效性不高。在多數高校中，對人事檔案進行信息化建設時，信息化體制還不夠完善，相關的責任機制也需要進一步健全，由于受到了政策及機制的約束很容易影響信息化建設進程。除此之外，在該項工作中也會用到全新的技術，在自動化、電子化以及網絡化方面也會涉及較多的義務問題，由于相關機制及政策不夠完善就會使得該項工作無法合理分配，從而影響了信息化建設水平。

3 高校人事檔案信息化建設的有效途徑

3.1 建設人事檔案信息資源體系

在人事檔案信息化建設時，需要對檔案的信息資源體系進行健全，主要從以下幾點著手：第一，全面調查檔案的來源，分析檔案的類型，在此基礎上做好分類保存工作，合理利用信息技術進行完善。在檔案儲方面可以使用掃描技術，將其上傳到云平臺中，使得人事檔案信息管理系統得到完善；第二，構建相應的數據庫，對相關檔案信息進行有效審核，讓所有的學生和教師都能夠快速瀏覽、檢索、處理相關信息；第三，在網絡建設方面加大力度，圍繞檔案管理為中心，建設安全系統的檔案信息網絡，使得檔案資源能夠得到自動化處理，也讓檔案資源能夠得到有效鑒定，從而使得檔案資源得到進一步開發和利用，為廣大師生提供高質量服務。

3.2 構建人事檔案信息化管理體系

在高校人事檔案信息化建設方面，建立完善的檔案信息管理體系十分必要，在實際建設時可以從以下幾點著手：第一，構建統一地管理平臺，明確建設目標，針對檔案信息建設的基礎設備加大投入力度，引進先進的技術，對硬件設備進行完善，優化網絡環境，并且還需要合理應用先進的檔案信息化管理軟件，使得紙質檔案能夠與電子檔案實現同步化管理；第二，針對該項工作需要構建檔社會化服務體系，提升資源利用率，實現信息數據的共享；第三，構建信息化共享系統，將該項工作與社會信息系統進行有效結合，使得高校檔案管理水平能夠得到進一步提升，并且擴大服務范圍，合理利用信息技術彌補該項工作的不足，使得檔案資源能夠得到有效整合和共享，也為檔案資源的豐富及系統建設奠定基礎。

3.3 構建高素質人才隊伍

在人事檔案進行建設時，為了實現信息化建設目標，需要建設一支高素質的人才隊伍。作為檔案管理人員需要在實際工作中明確信息化建設目標，不斷提升自身的管理理念，打破傳統思維的約束，積極應用先進的技術及設備等進行檔案管理，并且，還需要維護網絡信息共享環境，使得人事檔案資源朝著信息化方向發展。不僅如此，高校也需要定期開展專題講座、學術討論會議，對檔案管理人員進行培訓，使他們能夠及時掌握信息交流、傳播、鑒定、評估以及提煉等技能，使他們綜合能力得到提升。除此之外，人事檔案管理人員也應該積極參與到信息化建設工作中，充分發揮自身的主觀能動性，為該項工作提供優質服務，從而推動信息化建設進程。

4 結語

綜上所述，人事檔案信息化建設直接影響著高校的發展，檔案管理人員要充分認識該項工作的重要性，不斷提升自身的綜合能力以及素質，在檔案管理方面中，要提升信息化水平，積極挖掘資源，完善信息資源。學校也要對相關從業人員進行培訓，加大投入力度，促進人事檔案信息化建設的健康發展。