外事工作“一網通辦”系統與高校全英文網站建設的兼容性分析

何冰輪

（上海工程技術大學 上海 201620）

在信息技術不斷深入發展的當代，高校的教育和工作方式以及外事工作的流程因為受到網絡的沖擊而面臨適時而變的時代要求。在此背景下，包括外事管理工作在內的高校工作也逐漸由被動提供服務向主動管理歸納服務需求轉變，工作模式逐漸由傳統型服務向機動型服務轉變。在此基礎上，積極發展外事工作流程和服務模式創新、擴展在線服務、積極對接內部工作流程系統與外部服務系統，是當下高校對外面貌建設的主要任務。

1 “一網通辦”

工作流技術促進了“一網通辦”的實現。工作流是對工作流及其操作步驟之間的業務規則的抽象概括描述。其主要目的是實現特定的業務目標，分解業務流程，并使用計算機依照特定的規則和程序自動在多個參與者之間記錄文檔、信息或任務。工作流關乎對信息的傳輸和監控，并依托此方式實現對信息的控制，以達到提高工作效率、改進工作流程的目標。而在此過程中，提交質量控制文檔將涉及多個教職員工，包括業務部門、質量控制部門和學校負責人，完全符合流程設計概念。

在明確文件管理歸檔和業務流程實現的需求之后，高校外事工作依托“一網通辦”平臺，針對數據采集、流程優化、質量管理及信息的增刪、修改等進行開發與簡潔化完善。在此平臺上，業務流程的流轉節點將對工作過程中涉及到的所有相關人員及時有效地公開，相關工作人員因此得以清晰地知曉各自承擔的工作任務與完成節點，并在參與工作的過程中實現合作與成果共享。依托這一平臺，程序性文件、業務指導、業務歸檔等模塊均清晰可見。

2 高校形象與全英文網站

大學的全英文官方網站在網絡空間中行使著大學在國際舞臺上的官方形象代表的職能。大學通過其英文官方網站向瀏覽者公開信息，在信息溝通逐漸構建和豐富、宣傳高校既定的理想形象。作為信息的接收方，網站的瀏覽者在接收到通過官網傳達的信息后，會進行自我消化和整理，并將對大學形成的用戶體驗傳達到公眾群體和可能受眾群體之間。

網站的用戶是信息的接收者選取大學提供的信息并將其投影到學校的感知和評估中。因此內容豐富且運營良好的網站有助于大學樹立積極的態度、學校形象的面孔。互聯網的迅速發展促進了大學的官方網站。圖像合成研究顯示出積極的發展趨勢。一項對新加坡高校官方網站的長期調研顯示，隨著大學教育和課程的發展及信息的豐富，作為信息門戶的官網呈現著越來越復雜化的趨勢，這樣的趨勢不僅使得高校形象得以多樣化發展，更在精神圖像、價值觀等方面為高校樹立了鮮明的形象。在對比分析了馬來西亞與澳大利亞大學的官方網站建設情況后，有學者發現兩國的大學尤其重視文化和對外整體形象的建設，并傾向于在官方網站建設中使用一定的文化標簽。它們更著重與強調大學的國際化特色。

云南師范大學的徐等對我國的“一流大學建設”、“一流學科建設”以及非“雙一流”大學三個類目下的大學全英文官方網站做出定量分析，從硬件設施、人才培養、科研水平、社會服務、文化建設及國際合作交流等方面分析全英文網站在大學對外形象建設中的貢獻比例。研究發現，在對外的全英文網站建設中，文化建設方面幾類學校均以歷史風貌傳承、辦學理念宣傳為重點建設國際形象；在國際合作與交流層面，圍繞國際化辦學的國際活動和國際學生的收取成為全英文網站的重點宣傳內容。然而，在當前我國高校的全英文網站建設中，還存在著內容浮于表面化、互動性差、全英文網站的管理與運營與外事工作系統銜接存在空缺等方面的問題。類似問題的存在使得中國高校的英文網站不能很好地直接對接海外學生或教師的報名需求，本校師生的出國需求與海外師生的進校需求不能很好地與校內國際化事務管理人員的工作系統進行承接。

3 信息化辦公與英文網站建設

高校外事工作中需要借助“一網通辦”完成的業務流程包括檔案的管理、出國業務辦理、留學生申請與注冊等。在與海外高校及其他組織機構交流的過程中，包括在外事接待中發生的信件往來、外籍教師的招聘和管理中行程的程序性文件以及國際會議等國際交流活動中產生的相關批文與文件、留學生注冊和管理過程中的文件等都在需要通過專業化信息化的平臺進行有效管理。

為了保證外事工作交流與歸檔的時效性、避免出現信息的遺漏錯誤，外事工作執行和管理中通常應注意以下幾點。第一，在高校外事工作的執行過程中，各模塊相關負責人員應帶頭主動分管各自的任務并積極收取總結相關信息；第二，在較為重要和要求較高的信息流轉工作中（比如出國境業務的辦理），信息在錄入和流轉過程中的準確性需要得到保證。

基于上述工作性質與工作要求，在構建“一網通辦”工作與服務平臺并加強信息化管理的過程中，以下幾個方面需要作為主要目標在信息化平臺的建設被給予充分的重視。首先，在收集與錄入信息時網絡技術的應用是必需的，系統的實時穩定性與靈敏度需要得到保證。其次，在特定的信息流轉與管理工作中，“一網通辦”平臺須起到建立起覆蓋面廣、體系完整的網絡信息化整合體系的作用，以此確保信息同時對工作中各個節點的相關負責人公開，從而實現內部工作系統與外部信息呈現系統的有效融合。第三，除了信息的流轉與流程的統一，“一網通辦”平臺還應提供有效、完善且長期的信息管理系統。在這種工作體系內，不同工作節點上產生的不同信息和過程性文件可以保持隨時可以查詢的狀態。同時滿足工作與查詢功能需求的“一網通辦”平臺，將有望成為一個適合所有教師及學生獲取資源、輸入數據并進行管理交流的有效平臺。

基于當高校國際化發展和多元化高校業務發展的需求，在內部發展提質增效方面，“一網通辦”技術的發展一定程度上很好地滿足了當下高校外事工作效率與準確性的要求；在對外培養校園品牌文化形象的方面，全英文網站的建設不僅面臨全方位展示學校風貌的內容要求，而且肩負著與海外師生群體進行有效溝通的重任。在此背景下，校內工作的體系需要與網站門戶建設無縫對接，以確保信息和用戶訴求的有效傳達。