關于新聞檔案的信息化管理建設分析

王 霞

(重慶市武隆區融媒體中心 重慶武隆 408500)

一、新聞檔案管理信息化建設的意義

一是提高新聞檔案管理工作的質量。社會不斷發展，當前已經進入了新聞大爆炸的時期。這使新聞檔案管理工作也日益艱巨，我們通過信息化建設，能夠有效地提高檔案管理工作的質量，在管理工作中將新聞檔案轉變為數字的形式進行存儲，既節省空間，也方便攜帶。信息技術可以將新聞檔案進行科學的分類和處理，能實時地進行遠距離傳送，同時還能在接受過程中有效地保證傳播的質量。信息化技術能使檔案管理工作規范化，為工作人員開展管理工作提供便利。

二是保障新聞檔案安全管理。傳統的人工管理工作，由于工作人員的疏忽往往會導致檔案管理工作出現差錯，使人們在查閱時出現諸多不便。我們運用信息技術管理檔案可以保障檔案管理統一、有序，并且能保障信息檔案管理的安全性。信息化管理通過有效的監控，可以保障新聞檔案在傳播和存儲過程中的安全。對于一些檔案管理工作，傳統的管理方式需要較多的人員和較大空間，保存比較麻煩。受到條件的影響，一些時間久遠的檔案已經開始變黃。

三是提高檔案的利用率。在傳統的檔案管理中，保存檔案的方式都是采用索引目錄的形式。由于沒有開展信息化管理，人們在查閱檔案時需要工作人員進行手工操作。這就會導致檔案管理的工作效率比較低下。人們每次需要文件時都需要取出原件，這不利于檔案的保存。我們運用信息技術對檔案進行處理就能有效地提高工作效率，減少檔案受到不必要的損害。信息化檔案管理也利于各個新聞機構之間進行交流，發揮檔案的價值。

四是增強檔案管理的時效性。由于不同的檔案管理機構存在一定的差異性，這樣就導致新聞檔案在交流時會出現一定的問題，無法發揮新聞檔案集中使用的優勢。因此，新聞檔案管理機構運用信息技術進行檔案系統的建設，有利于縮短交流的時間，從而保障新聞檔案的時效性。信息技術還可以將新聞檔案和社會生產相結合，發揮新聞檔案的時效性。[1]

二、新聞檔案信息化管理的策略

一是加強硬件設施建設。將信息技術應用到基本檔案管理工作中，這就需要有基本的硬件設施做保障。因此，新聞檔案管理機構就需要根據相關的工作需求添置硬件設施，購置互聯網設備，運用網絡技術建立管理系統。在此基礎上，新聞檔案管理機構還需要開發出安全、高效的檔案管理軟件，保障新聞檔案管理工作的安全性和高效性，使新聞檔案能夠得到長期保存。[2]

二是加強數字化管理。在應用信息技術進行管理時，為了提高數據管理的效果，新聞檔案管理機構就可以利用數據庫對新聞檔案進行管理，建立起本機構的新聞檔案庫，并對不同的新聞檔案進行分類。人們在需要相關的檔案時，可以利用信息技術實時存取，用完后根據檔案類型歸檔。與傳統的存儲不同，數字技術可以根據檔案的存儲時間、發生事件、檔案的種類進行分類存儲和管理，提高管理者的數字化水平。此外，檔案庫還可以進行實時存取、實時更新，確保其實用性。

三是完善檔案管理制度。檔案管理者在開展管理工作中要做到有章可循，這樣才能更加高效。在檔案信息化建設過程中，檔案管理機構還需要結合社會情況和信息技術的應用，對制度進行實時改進和完善，制定相應的規章制度，使檔案的保存和管理更規范。這樣，工作人員在開展檔案管理工作時才能做到有章可循，避免出現各種差錯，提高工作效率。

四是修復原有的新聞檔案。在采用信息化手段開展管理工作之前，新聞檔案管理工作很長一段時間都是采用傳統的管理方法，許多新聞檔案的保存都是采用紙質或膠卷的形式。工作人員如果管理方法不當，容易導致紙質檔案損壞。膠卷類的檔案容易受到環境的影響，在保存中很容易出現信息丟失，這些紙質或交卷資料就無法長期、有效地進行保存。因此，我們可以利用信息技術對這些檔案進行數字化處理，提高保存的質量。在實際的保存工作中，工作人員可以應用信息技術對已經損壞的檔案進行適當的修復，并且對相應的文檔進行掃描存儲和備份，以保護這些時間久遠的新聞檔案。[3]

五是提高工作人員的綜合素質。在開展信息化檔案管理工作中，為了提高工作效率，檔案管理部門要加強檔案管理人員的培訓工作，提高他們的綜合素質。檔案管理人員在培訓中，要提高信息化管理的認識，掌握工作需要的相關技術，以及提高計算機的應用水平。同時，各個新聞檔案管理機構還應適當地調整人員的結構，打造一支高素質的檔案管理隊伍。

三、總結

總而言之，在新聞檔案中，新聞檔案管理機構要加強硬件設施的建設、推行數字化管理、完善相應的管理制度、修復原有的新聞檔案、提高工作人員的綜合素質等，以此加強信息化管理工作。同時，新聞檔案管理機構要結合本單位的具體情況，推進新聞檔案的信息化管理工作進程，保障新聞檔案管理建設順利進行。