基于大數據時代的檔案管理信息化改革研究

黃 立

（寧鄉市人力資源公共服務中心 湖南·長沙 410600）

0 引言

自結繩記事起，人類就已經開始創造并使用數據。隨著云時代的到來，人類生產創造的數據量正呈噴井式增長趨勢。這是一個機遇與挑戰等價共存的時代——大數據時代。大數據時代，如何開啟數據智慧，已然成為政府提高其核心競爭力的重要依據。當檔案管理遇上大數據時代，傳統紙質檔案管理模式已不能滿足時代發展的需求，亟須管理者順應時代發展，改革創新檔案管理方法，推動檔案管理信息化，開啟電子檔案管理數據化時代。

1 大數據時代檔案管理信息化的必要性

傳統紙質文檔不易被無痕篡改，極好地維護了檔案信息的真實性；紙質檔案還具有較高的法律效力，“白紙黑字”一目了然，容不得抵賴。但紙質文檔需要較大的存放空間和較多的人員配給，以便較好地管理檔案信息，空間、人力資源需求量大；紙質文檔的保存和維護也需要耗費較多的財力，且易受自然環境特別是自然災害等不利因素的影響，易丟失損毀，降低了紙質文檔的價值；紙質文檔還不易分享，受地域條件限制比較大，此處文檔只能供此處人員查閱，文檔使用效率低。

電子檔案區別于傳統的紙質文檔記載方式，檔案信息依托計算機技術，被以電子信息的形式存儲于相應的數據庫系統中，記錄和傳輸速度加快，極大地解放了管理者的雙手，提高了管理者的工作效率；降低了印刷、裝訂、維護、修訂等成本，還節約了紙張、筆墨、存儲空間等實體資源，經濟環保；也提高了信息的存儲量和使用效率；還突破了傳統紙質檔案管理的地域限制，更易分享；給檔案使用者的查閱帶來了極大的便利性。但是電子檔案容易被無痕篡改，挑戰了檔案信息的真實性和權威性；網絡黑客和網絡病毒的無處不在，極大地威脅到電子檔案信息的安全性和保密性；電子檔案管理程序和系統參差不齊，相關立法也不完善，缺乏統一性，給電子檔案的管理和維護帶來了挑戰。

綜上所述，紙質檔案和電子檔案各有其優劣性，紙質檔案和電子檔案管理并不是競爭關系，而應是合作互補關系。新時代下，信息網絡技術高速發展，傳統的紙質文檔管理模式不再適用，但也不是全盤否定，而應充分利用和發展電子信息技術帶來的電子檔案的便利性去彌補紙質文檔的不足，共同促進事業單位檔案管理工作，為社會和人民謀福利。

2 大數據視角下檔案管理現狀

2.1 檔案管理模式單一化，未能充分發揮紙質檔案和電子檔案各自的優勢

事業單位檔案管理模式容易出現兩個極端，即單一管理模式：紙質文檔或電子文檔各行其是。保守派認為傳統紙質文檔管理方式更能確保檔案信息的安全性、真實性和權威性；現實派卻認為我們應該順應時代的發展，大力發展電子檔案管理新方法，使得檔案管理信息化，充分利用科技的發展來提高檔案管理工作的效率，提高檔案信息的全面性、高效性和共享性。武斷否定任何一種方法都是不妥的，明智之舉是取其精華，優勢互補，才可實現雙贏。

2.2 電子檔案相關管理規范不夠完善，制約了電子檔案價值的體現

相較于傳統紙質檔案，電子檔案相關規范的制定及完善還存在較大空白區，規范性遠遠不足。這使得電子檔案的開放范圍比較窄，無法適應人們對大量檔案信息開放查閱和使用的需求。同時，由于法律完善度不夠，導致電子檔案管理體系也不規范統一，容易造成信息泄露等安全問題，檔案信息的完整性和有效性也未能得到充分體現。立法不足也制約了電子檔案權威性和有效性的發揮，無法達到傳統紙質檔案相等的法律效力。加速電子檔案立法的革新和規范的優化迫在眉睫。

2.3 網絡安全技術不成熟，導致檔案信息泄露問題時有發生，信息安全性有待提高

隨著網絡技術的普及和迅猛發展，隨之而來的個人信息遭竊取和非法販賣的現象卻屢見不鮮。由于電子檔案信息的傳遞依托互聯網平臺才能實現，而網絡畢竟是虛擬的電子空間，容易給黑客和病毒以可乘之機，順勢盜取、破壞、甚至惡意損毀檔案信息，威脅到檔案信息的安全性，甚至給用戶帶來人身財產等損失，給社會造成恐慌。因此，互聯網平臺的定期維護、相關信息技術的開發和革新，對提高電子檔案信息的安全性和機密性尤為重要。

3 大數據思維下檔案信息化管理的優化策略

3.1 充分利用大數據系統，檔案信息電子化的同時發揮傳統紙質檔案的優勢，讓檔案管理“活”起來

現階段我們仍處于傳統紙質檔案向電子檔案過渡的時期，仍舊無法擺脫對紙質文檔的依賴，也不能完全依賴網絡技術實現對檔案信息的全電子化管理。目前互聯網技術仍在發展階段，很多技術都不夠成熟，各種運營管理模式也不夠完善，有待探索優化。當然，我們也應該抓住大數據這個時代機遇，對檔案管理工作進行革新。明智之舉是既要發揮電子檔案的優勢，也要利用紙質檔案去彌補電子檔案的不足，同時對電子檔案管理模式進行持續更新優化。

首先，應該充分利用新時代下的大數據系統，建立專門的電子檔案管理體系，全面收集、整理、歸納各類檔案信息，利用大數據分析功能對檔案信息進行深度挖掘和分析匯總，了解檔案的使用現狀，以便作出針對有效的調整，并不斷完善，實現“精準”服務。例如可以通過互聯網跟蹤人們的網絡行為，對不同檔案信息的點擊訪問量進行統計，分析推測用戶對不同檔案的需求，后期主動向用戶推送個性化的消息，既緩解了網民置于海量檔案信息而茫然不知所措的窘態，節約了他們上網瀏覽的時間，也實現了“精準”服務，提高了檔案管理工作者的效率。也可以通過開發網絡自由論壇的形式廣泛征求群眾意見，最好能構建面對面網絡互動平臺實現人-人對話，并安排專業人士在線實時解答用戶的疑問，提供專業化智能服務，提升用戶的在線體驗感，切實做到以人為本，以用戶需求為導向，提供真正高質量的服務。同時，檔案管理工作者不應只是信息的機械搬運工，而應善于利用各種網絡平臺，如微信公眾號、微信小程序、手機APP、微博等媒介捕捉民眾意愿和民生動態，加強與公眾的互動，給用戶提供更多的正向體驗，激發用戶更多的潛在需求，從而推動檔案信息服務的高效有序展開。

其次，針對一些特殊的檔案信息，如國家黨政機關等的機密性文件，具有文化傳承意義和歷史價值的檔案信息，具有特殊法律效力的房產基建等存檔信息，必須要有原始紙質文件存檔并歸好類備案在冊，以確保信息的原始性、真實性、權威性、有效性。同時，紙質文檔相較于電子文檔具有更高的觀賞價值，用戶現實體驗感更佳，這是虛擬的電子檔案所無法比擬的。例如一些圖書館、博物館等的紙質文檔信息就具有不可替代的價值。

最后，為確保檔案信息的全面性、完整性和安全性，全面梳理檔案資料，避免信息重復，對紙質文檔進行歸類并電子化備份，給檔案信息上雙鎖，提高檔案信息的利用率，保護信息的原始價值，減少紙質文檔遭意外而損毀造成的損失，構建相應的數據庫系統，加快檔案信息的規范化管理。例如可以利用電子掃描技術將使用率較高的文檔信息電子化，實行在線存儲，或者將利用率較低，體積較大的文檔信息刻錄成磁盤，實行離線存儲，從而滿足不同種類的使用需求。

3.2 加速電子檔案管理體系的規范化和人員配給的專業化，提高檔案管理的科學性和有效性

沒有規矩，不成方圓。電子檔案管理工作尚處于發展初期，各種制度體系還不夠完善，管理方法還不夠規范化，人員素養也參差不齊，為了提高電子檔案信息管理的質量，必須對電子檔案管理體系和人員配給進行革新。

規范有效的數據采集和儲存是檔案管理工作順利推進的基礎，因此，首先要將電子檔案信息的收集、存儲、整理工作規范化。在對檔案信息進行收集整理時，要明確數據的歸檔類別、保管期限、實際用途、保密級別、存儲格式、儲存路徑等，分門別類建立電子檔案數據集，構建規范有序的數據庫系統和管理服務平臺，便于使用者能夠方便快捷地檢索、查閱到自己所需要的信息。

其次，大數據時代，對檔案管理工作者也提出了更高的要求，檔案管理人員綜合素質的提升對提高檔案管理工作的效率和質量也起著至關重要的作用。檔案管理工作者不僅要對信息保持較高的敏銳度，同時還應具備專業的電子信息管理技能。一方面，檔案管理崗應該錄用具有電子信息管理專業知識背景和能力的人才，堅持“引進來”的原則，提升電子檔案管理隊伍的整體素質，為后續構建檔案管理電子化的數據庫系統提供人員支撐；另一方面，檔案管理單位應該不吝資金投入，堅持“走出去”的原則，鼓勵加強檔案管理人員的業務培訓和技能培養，同時加快電子檔案職業技能學習平臺的構建，促進多方交流合作，全方位提升檔案管理者的綜合素養。

3.3 完善網絡技術保護，保證檔案信息的安全性和權威性

電子檔案的安全性保證對一些保密性較強的檔案信息顯得尤為重要，比如一些人事檔案涉及到檔案擁有者的家庭成員概況、家庭住址、上學工作信息、資產認定、健康狀況、宗教信仰等個人隱私，一旦泄露特別是被圖謀不軌之人利用，進行敲詐勒索甚至人身威脅，后果不堪設想，所以必須采取有效措施加快電子檔案安全性的保障。

一方面要加強電子檔案傳遞過程中的網絡監控，例如，將電子文檔進行加密傳輸，并設置用戶權限，實現定點服務，防止文件在傳輸過程中被惡意攔截和人為篡改；另一方面，要不斷優化網絡環境，提升技術保護，例如，采用防火墻技術、使用水印和電子印章等措施加強對電子文檔法律效力和權威性的保障。

4 總結

本文針對大數據時代的特征，對檔案管理工作的信息化如何革新和優化，提出了幾點建議，旨在提高事業單位檔案管理工作的效率，并充分發揮傳統紙質檔案和新時代電子檔案各自的優勢，實現互補和雙贏，從而給用戶提供更優質、更智能、更人性化的檔案信息個性服務。