電子檔案網絡化管理中存在的安全問題

李偉

(黑龍江省大慶市龍鳳區信訪接待中心 黑龍江大慶 163711)

電子檔案網絡化管理中面臨的安全問題主要有兩種形式，一種是在電子檔案存儲過程中，有些人為了謀取利益，通過植入病毒、攻擊系統漏洞等途徑，進入服務器，竊取其中的檔案數據；另一種是在電子檔案傳輸過程中，通過破解網絡密鑰，攔截并獲取電子數據。電子檔案的網絡化管理，在給檔案管理人員提供便利的同時，也必須高度重視安全隱患。只有營造安全的電子檔案存儲環境，才能推動檔案事業的健康發展。

1 電子檔案網絡化管理的優勢

1.1 實現了檔案資源的充分共享

相比于傳統的紙質檔案，同一份電子檔案可以同時被多人借閱，從而提高了檔案資源的利用價值。同時，電子檔案還可以通過互聯網，打破時間、空間的局限，滿足不同地區用戶的檔案使用需求。從用戶角度來看，借助于互聯網就可以足不出戶，找到自己需要的檔案資料，這就讓檔案管理部門的服務水平得到了進一步的提升。這不僅僅也是電子檔案網絡化管理的目標之一，同時也是互聯網時代檔案管理事業的發展趨勢。

1.2 提高了檔案管理的綜合水平

紙質檔案在管理過程中，由于材質的原因，隨著時間的推移，比較容易出現破損、丟失、字跡褪色等問題，其使用價值也會相應的降低。相比之下。電子檔案則能夠保證檔案信息的長期存在。通過不斷地復制備份和定期更新，電子檔案的利用價值也能夠隨著時間的推移而不斷地提升。對于檔案管理人員來說，依托網絡化管理，在電子檔案的收集、更新、備份、查閱等方面，都帶來了極大的工作便利，減輕了管理人員的壓力，讓他們有足夠的時間、充足的精力，專注于挖掘電子檔案的潛在利用價值，從而為用戶提供更加到位的檔案服務。

2 電子檔案網絡化管理存在的安全問題

2.1 安全風險意識淡薄，習慣于被動管理

電子檔案管理中的安全隱患始終存在。如果管理人員缺乏強烈的安全風險防控意識，日常的管理中疏于安全防范，就會留下許多漏洞和隱患，從而增加了電子檔案被竊取、被破壞的風險。雖然在電子檔案網絡化管理環境下，采取了必要的安全防護措施。但是調查也發現，這些管理措施主要以被動管理為主，總是等到安全問題和安全漏洞出現以后，再采取補救措施。這種被動式管理，會導致已經遭到破壞的電子檔案和已經遭受的損失無法挽回。還有一部分檔案管理人員，對于管理系統自帶的安全防護軟件過度地依賴，而沒有及時地更新和引進新的安全保護措施，也會導致安全問題頻發。

2.2 電子檔案的安全防護手段相對單一

隨著大數據時代的到來。不同部門之間的電子檔案交流日益密切。在提高檔案共享利用價值的基礎上，也增加了電子檔案的安全風險。例如，一些不法分子采取了新型的破壞手段，除了直接攻擊檔案管理部門的服務器以外，還會在電子檔案傳輸過程中，破解傳輸網絡的安全系統，從而直接截獲電子檔案。近年來，網絡病毒和入侵破壞的形式更加多樣，更加隱蔽，這也讓傳統安全防護手段的應用價值大打折扣。

2.3 電子檔案網絡化管理的制度不完善

在網絡化管理模式下，電子檔案面臨的安全問題呈現出多樣化、復雜化的特點。為了切實提高電子檔案安全管理成效，一套完善的管理制度不可或缺。現階段來看，檔案管理部門有自己的安全管理制度，但是這些制度的內容沒有隨著互聯網時代的發展而不斷地更新，其中一些條款內容甚至已經過時。用舊的制度應對新的問題，這些管理制度的價值也難以得到完全的發揮。在沒有制度作為參照的情況下，電子檔案安全防護工作的開展也會受到限制。

3 提升電子檔案安全管理水平的有效策略

3.1 加強檔案管理隊伍，變被動管理為主動防護

無論是在紙質檔案時代，還是電子檔案時代，做好檔案的安全管理都是一個永恒的命題。作為一名檔案管理人員，無論是在思想上還是在行動上，都要緊跟檔案管理行業的發展趨勢，以及檔案管理工作的具體要求，不斷地加強職業學習，提高崗位勝任力。同時，檔案管理部門也要針對在職員工提供必要的培訓，讓他們掌握網絡安全管理技能，從被動管理到主動防護，通過定期檢查管理系統，更新防護軟件，查找安全漏洞，為電子檔案管理創造安全的環境。除了依托殺毒軟件進行安全漏洞修補和入侵病毒查殺外，也要養成良好的操作習慣，杜絕因為操作不當、管理失誤帶來電子檔案泄露等安全隱患。

3.2 多措并舉提高電子檔案管理系統的防護能力

在電子檔案管理部門的辦公計算機上，安裝安全防護軟件仍然是目前保障電子檔案安全的一種有效措施。考慮到病毒具有極快的更新速度，因此這些防護軟件也要定期地更新至最新版本，這樣才能保證對病毒具有較強的查殺能力。除了防護軟件的應用，還有電子檔案用戶身份認證系統、用戶密碼保護技術、病毒攔截技術等，都能對電子檔案的應用形成良好的保護。安全系統的建立不但能夠有效地保障電子檔案信息免受攻擊，還能進行升級，提升系統的防護功能。通過采取多種安全防護措施，形成一個密集交叉的安全防護網，才能進一步提高電子檔案網絡化管理的安全水平。

3.3 建立健全電子檔案管理制度

新時期電子檔案管理部門的工作制度主要分為兩種形式：一種形式是對檔案管理人員的行為進行約束和指導。例如禁止在辦公計算機上瀏覽網頁，或是下載文件。另一種形式是對違規操作行為進行必要的懲處。要進一步細化相關的規章制度，對電子檔案信息的泄露、破壞等行為所需承擔的法律責任進行規定。對于一些涉密的檔案資料，還應當從保護隱私出發，由政府方面對電子檔案安全保護制定統一的行業標準，嚴厲打擊使用非法手段竊取、破壞檔案的行為。以完善的制度和嚴格的法律做后盾，才能讓檔案管理的安全水平提升到一個新的層次。

4 結語

在電子檔案的應用過程中，要想保障電子檔案信息的安全，一方面要依靠軟硬件相結合的方式，加強對網絡安全技術的研發和應用，提升電子檔案防護網絡病毒攻擊的能力。另一方面則要加強檔案安全管理制度的完善和優化，加強對檔案管理人員素質的提升。只有這樣，才能在保障電子檔案高效利用的同時，避免安全問題的出現。