動態配置的不動產登記檔案系統建設研究

黃亨蕊

(福建省寧德市不動產登記中心 福建寧德 352100)

我國不動產登記制度于2007 年《物權法》頒布之后正式確立，在2013年又被重新整合。其中，全國森林、土地、房屋、草原、海域等全都歸屬于不動產統一登記職責范圍內，2015年，動態配置的不動產登記制度正式實施。而不動產的檔案管理工作是此制度順利高效實施的關鍵。做好不動產登記檔案的管理工作，是保護私有財產的安全，同時能夠提升不動產登記檔案的法律效力和公信力。

1 不動產檔案管理現有業務

不動產統一登記工作開展以來，檔案管理工作也在有序進行。正如我們所知，檔案是不動產登記工作的有效證明，也是對權利人權益的法律保障，我們常見的不動產特點有：多類型不動產、多時態不動產、不可替代性，所以對應的檔案登記管理分別有：房產檔案、土地檔案、草原檔案等；長期保存的檔案、需臨時保存的檔案、需注銷的檔案；權證、契約文件和圖表等多個文件的專業性和唯一性必然注定動產檔案具有不可替化性。在統一登記之前，諸如土地、房屋、草原等數據是由不同部門登記的，所以造成了數據格式、標準的差異性，且各個地區的辦理流程、登記模式不一，造成全國性的登記工作效率不高，有礙不動產登記工作的高效、有序、科學地發展進行，所以急需整合資源，做到整齊劃一。

2 系統總體建設框架

2.1 系統建設的目標和內容

科技信息時代，在不動產登記檔案管理系統建設過程中，可大力采取信息化手段，例如檔案掃描、快速檢索、物聯網、云分布以及中間件技術等手段，實現與不動產登記系統建設的無縫隙對接，做到分門別類、有序管理和建設不動產檔案系統，并且做到檔案的完整性和安全性，使得登記工作的達到高效性、精準性、規范化、科學化、數字化、網絡化、智能化、智慧化的水平，這對全國各地不動產登記檔案的管理推進必將助力無限。

2.2 系統的核心關鍵技術

2.2.1 無縫隙對接技術

完整的不動產登記系統，涉及到不動產登記的過程、結果與利用，而所謂的檔案管理系統，是指在不動產管理施行發證后，對檔案材料進行管理與利用的系統。不動產登記系統產生的數據，應當是在登記辦理節點時，歸檔接口處推送出的檔案屬性信息及附件圖片等資料傳送到檔案系統。細究屬性信息又指：備考表、案卷信息、卷內目錄、所屬種類等資料。當完成推送工作至到檔案系統后，還必須由檔案管理人員對入檔資料進行人工補錄、檢查、整理等工作，這樣才可以實現不動產檔案系統之間的相互補充完善與同步，達到無縫對接、互通有無、查缺補漏。

2.2.2 不動產系統檔案模型動態的可配置技術

所有業務動態都可配置是不動產檔案管理系統的最大優點，并且可以根據不同的數據類型進行動態定制，服務各種類型業務并形成數據檔案庫。就目前的系統建設而言，檔案模型的分類標準有兩種：權利類型、登記類型，一般沒有特殊要求的地區更是用這兩種分類。不同地區的登記機構可以把登記檔案的模型、分類、結構向上匯報清楚，通過平臺后臺根據自己的特點定制適合自己的模式，這樣不僅可以縮短檔案系統建設周期，而且對于其開發延展性也有所幫助。

2.3 不動產登記系統建設總體功能架構

不動產檔案管理系統可以采用四級標準化的檔案管理模式,此標準可以跟系統相輔相成有機結合，主要功能是生產和管理檔案附件，并以無縫對接的方式對檔案調用、查詢、瀏覽，做到有效管理登記材料。不動產登記系統錄入的數據和已錄入的數據共同構成數據層，管理系統會統一儲存管理，同時數據層可以通過網絡技術達到同步處理，能夠滿足各地區多用戶的工作需求。

3 系統功能

不動產檔案生產和利用，需要有檔案模型的配置、卷內目錄的編輯和打印、自動對接并上傳工具、原文的管理、快速組盒與上架、檔案訪問接口等主要功能來服務支撐。考慮到每個地區的檔案模型不一、歷史檔案存續等問題，需要不斷更新模型、結構，與時俱進。我們在實際的工作過程中，可以將不動產檔案模型分類標準劃分為四類：登記類型、申請類型、權利類型、混合類型。

3.1 卷內目錄編輯和打印

不動產檔案管理的第一步是做好卷內目錄編輯，此項工作是為了達到檔案登記的便捷目，所以，檔案室工作人員的主要任務也是圍繞此項進行。其主要工作內容可分為：目錄編輯，目的是追蹤定位目錄展開的信息，可以通過輸入字母簡拼、代碼等方式來達到提高檢索工作的效率，完成之后便可以掃描成為電子檔，同時打印紙質版檔案備份存檔。

3.2 自動對接并上傳工具

自動對接上傳是指，需要對文件選擇上傳至系統，同時同步數據，用專項文件夾自動匹配對接，自動生成識別并保存管理。此項內容的特點在于可以自動實時傳送并可以達到準確無誤的效果。

3.3 組盒快速與上架

“盒”是檔案管理的基本單位，檔案需要保存上架就是以“盒”為準。通過使用云端、計算機等科技手段，實現智能組合功能，就可以隨時撤銷更改、查詢追蹤以及獨立合并，并且數據永不丟失，隨時可以找回，避免了紙質檔案組盒、拆裝、查詢的麻煩，也使得組盒上架工作效率大大提高，減少空間的占用。

3.4 不動產登記檔案的統計分析

通過使用計算機網絡技術，可以實現檔案室的實時監控，以及各類型檔案管理的分析調控，比如檔案的類型分析、數據分析、查閱利用分析、出入調動分析、室內溫濕度管控等多項內指標都可以實時、遠程、無誤地統計分析。

3.5 不動產檔案信息利用與共享

檔案整理與保管，目的是為了更好地服務于不動產的信息的登記與查詢，而不是束之高閣，為了能夠迅速、準確無誤地檢索到想要的相關信息，可以輸入關鍵詞匯，選擇指定類型，系統根據檢索需求會自動檢索出需要的檔案信息，并將符合條件的字段返回給用戶，而檢索的方式也有很多，為了實現檔案信息的利用和共享，可以使用多種檢索方式，諸如高級檢索、全文檢索、屬性檢索等方式都可以嘗試，而共享的形式可以通過接口對接查看。

4 結語

動態配置的不動產登記檔案系統建設是為了保障不動產能夠有效、順利進行，它具有長久性、唯一性、安全性、權威性等特征，全國的不動產登記檔案建設工作要能夠同步高效完成，還需要多方部門協調展開，引進國外先進思想和技術，齊心協力攻克難關，才能加速我國不動產登記檔案系統建設工作的現代化、規范化、科學化發展進程。