“互聯網+服務”下高校因公臨時出國（境）管理信息系統的建設與利用
——以大連理工大學為例

李成 孟林茜 崔紫娟

（大連理工大學國際合作與交流處 遼寧·大連 116024）

因公臨時出國（境）管理集政策性、時效性、專業性于一體，是高校外事管理中的一項重要工作。在2017年2月中共中央、國務院印發的《關于加強和改進新形勢下高校思想政治工作的意見》中，國家首次將國際交流合作確定為高等院校的第五項職能，實施國際化戰略已成為各大高校發展的必然要求和戰略選擇。在新時代教育對外開放的大背景下，高校教師參與國際交流的機會增多、交流的形式多樣、交流人次的數量和頻度逐年提升，面對教師日益增長的服務需求和要求，高校出國（境）服務的發展體現出相對的落后性，需要通過信息化的手段進一步提升管理水平和服務效率，從而使業務辦理從流程的明晰性、時間的明確性、過程的關懷性等方面加以改進。

大連理工大學為更好的推動機關管理效能提升，服務學校雙一流建設和廣大師生，于2016年啟動了機關業務流程梳理再造和“網上辦事大廳”的建設工作，使更多事項在網上辦理，必須到現場辦的也要力爭做到“只進一扇門”“最多跑一次”。其中，流程繁瑣、審批節點情況復雜的“因公臨時出國（境）申請”服務系統的建設與利用，在此方面做出了不錯的示范，提供了很多經驗。有效利用“互聯網+服務”實現“最多跑一次”，不僅提高了學校出國（境）管理部門的行政效率，節省了行政成本，便利了一線教師辦事，也成為加快審批型機關向服務型機關轉變的抓手，其內涵和實踐經驗應當成為高校和科研機構“放管服”改革的目標和追求。

1 因公臨時出國（境）管理服務系統建設的背景

1.1 因公臨時出國（境）政策的要求

黨的十八大以來，教育部先后制定印發了《關于進一步加強教育外事管理的意見》、《關于進一步加強部屬高校、直屬單位領導干部出國（境）管理監督工作的通知》。2015年12月為進一步深入貫徹落實中央八項規定精神和有關文件要求，教育部辦公廳出臺了《關于進一步加強因公臨時出國（境）管理的通知》，2016年5月為進一步支持高等學校和科研院所在擴大對外交流合作中激發人才創新創造創業活力，中共中央辦公廳、國務院辦公廳就加強和改進教學科研人員因公臨時出國管理工作提出指導意見(廳字[2016]9號)。管理政策對高校人員因公臨時出國（境）的審批流程、審批權限、多部門監督等提出較明確的界定和要求，這些都是因公臨時出國（境）管理急需借助“互聯網+服務”促進管理效率和管理質量提升的主要影響因素。

1.2 “服務型”機關作風建設的要求

對于經常因公臨時出國（境）開會、訪學的教師來說，節點多、流程復雜的申請流程讓人煩惱。大家反映較多的“重復填表、反復跑腿”問題嚴重，在學校國際化戰略實施推動下，教師對出國（境）服務的需求量越來越大，要求越來越高。面對教職工快速增長的服務需求和要求，學校出國（境）審批服務形式的發展相對落后，與教師期待產生了巨大的服務質量差距。在大連理工大學“學習型、服務型、創新型”機關作風建設的要求下，學校出國（境）管理服務部門更要利用好“互聯網+服務”，主動感知教師需求，解決一線教師實際問題。

1.3 出國（境）數據信息集中管理的要求

根據審計署審辦和教育部教財廳等相關部門要求，須每半年報送因公臨時出國（境）團組情況及出國人員情況。采集的數據為出國（境）人員和出訪團組的信息，包括團員姓名、教職工代碼、身份證號、護照編號、訪問國家城市、出訪目的與時間、預算金額及實際支出金額等。相關數據信息孤立于國際處、人事處、財務處等不同部門，需要通過互聯網技術破除因公臨時出國（境）數據信息在多個部門的割裂，實現多部門對因公臨時出國（境）數據的同步維護管理和全面收集整合。

2 因公臨時出國（境）管理服務系統建設的基礎

2.1 建設平臺

學校網上辦事大廳的開發為因公臨時出國（境）管理服務系統的建設奠定了堅實的基礎，為出國（境）管理部門提供了一個通用的、統一管理的具有擴展性的業務流程管理平臺，以信息化手段規范教師因公臨時出國（境）申請審批的業務流程，最終實現服務信息化、辦事簡單化的教育改革理念。通過與統一身份認證平臺的集成完善用戶及權限管理體系，實現一站式訪問；通過與統一崗位平臺集成，實現靈活的權限管理；通過與公共數據中心的數據集成實現用戶信息同步；通過與綜合信息門戶平臺的集成實現用戶的便捷使用；通過與統一消息平臺集成，方便用戶隨時隨地查閱最新消息，提高辦事效率。

2.2 建設內容

學校網上辦事大廳提供面向用戶的統一流程服務界面，其流程服務的開發支持標準化、可視化的表單和流程開發過程，實現快速、低成本、可持續維護的流程服務開發機制。因公臨時出國（境）管理服務系統需要網上辦事大廳已建設的眾多基礎信息服務的支撐，包括：可視化表單編輯能力、可視化流程編制能力、非結構化數據存儲服務、打印導出服務、消息通知服務、移動應用支持以及與公共數據中心的有效對接機制。

2.3 崗位管理

根據學校各個部門職責分工與崗位設置的要求構建出國（境）審批崗位模型，支持基于學校組織機構的崗位管理，包括崗位信息維護、崗位與用戶的映射綁定設置等；支持分級組織機構崗位管理設定，具有管理權限的人員可以管理所屬組織機構下的崗位和崗位用戶；與學校的行政崗位信息（來源于組工人事系統）進行自動同步、校驗，可以進行崗位和組織機構、角色信息、人員信息的互查。

3 因公臨時出國（境）管理服務系統的開發成效

因公臨時出國（境）審批，是大連理工大學國際處服務廣大師生的最直接的窗口。學校因公臨時出國（境）教師數量年平均2000人次，占學校教師總數的46%，占專任教師總數的77%。在學校智慧大工和服務型機關建設的力推下，國際處聯合了學校財務處、組織部一同開發了教職工因公臨時出國（境）管理服務系統，借助“互聯網+服務”徹底實現出國（境）審批一網通辦。

（1）審批流程得到優化。利用工作流管理系統完成原線下審批過程中無法實現的并行任務的執行，傳統紙質模式下串聯的審批過程轉變為線上并聯的審批方式，審批效率大幅度提升。教師再也不用持紙質版申請材料，周轉于二級單位外事秘書、出訪經費負責人、學院內部黨政負責人、國際處、財務處、組織部等職能部門之間，一次出訪少跑九趟腿兒，學校外事管理服務部門整體行政辦公效率得到了提高。

（2）提供人本綠色的業務服務。線下紙質版出國（境）申請重復填表問題嚴重，系統對各職能部門要求的填報事項進行合理整合，個人基本信息由公共數據平臺直接帶入，行程信息、訪問內容等多部門要求的出訪核心信息僅維護錄入一次，由后臺管理推送給各職能部門審閱。教師再也無須填寫個人校內公示表、公示期結束后的情況說明表、國際處要求填寫的出國（境）申請表、財務處要求填寫的預算審批表、組織人事部門要求填寫的人員備案表等，一次出訪少填五張表累積紙張十余頁，教師業務申請的體驗感得到較大改善。

（3）業務辦理溝通成本降低。統一消息平臺整合了多種通信手段，平臺與統一身份認證進行集成實現用戶的實名認證，具體通信方式包括手機短信、郵件、微信、門戶消息、i大工移動APP等。系統可授權崗位、角色、和用戶發送信息，申請人和審批人均可以隨時隨地接收和查閱到申請信息與審批進度。教師再也無需四處打聽業務辦理人的聯系方式和辦公地址，反復垂詢辦理進度與處理狀態。系統幫助下多方實現了線上的智能溝通，管理人員的工作效率得到提高。

（4）規避違規行為，簡化人工審核。信息校驗、政策植入、紀律提醒等手段幫助教師規避可能出現的違規行為。因公臨時出國（境）管理服務系統與年度出訪計劃申報系統聯動，規避教師無計劃出訪的風險；直接導入財政部出國（境）住宿及伙食公雜補助標準，出國（境）預算一鍵生成，規避無預算、超預算出訪的風險；與出訪前行程變更申請系統聯動，規避教師隨意更改行程和訪問內容的風險；申請時與出訪前向教師推送行前須知與出訪紀律提醒，降低教師違反外事紀律的風險。

（5）信息共享程度提高。查詢系統面向二級單位外事秘書與審批責任人開放，便于各個歸口部門對學校國際化數據、國際化資源進行發掘和分析，為學科、專業的國際化發展提供指導。

4 結語

“互聯網+服務”體系構建下的高校因公臨時出國（境）管理信息系統，實現了管理與服務的整合，形成了精簡而高效的審批運作模式，向廣大教師提供了規范而透明的業務服務，體現了高校出國（境）業務管理部門的核心價值。