高校知識管理、學校文化與檔案管理應用研究

黃惠欣

(百色學院工商管理學院 廣西百色 533000)

一、知識管理與檔案管理

檔案是保存歷史真實紀錄的第一手資料，不僅是社會共同擁有的資產，也是學術研究的主要資料來源。當今已經邁入知識管理時代，政府運作思維應當具有建檔、擴散與創新的理念，即由現代化檔案管理與運用，到發揮文件擴散的功能。這樣可使政府與民眾間互動更密切，增進彼此之間的互相信任和依賴，進而發展成為能夠了解民瘼、體恤民意之施政服務。[1]

從知識管理核心和組織的核心競爭力來看，筆者認為，知識管理的核心是知識累積、知識擴散與知識創造。知識管理正是為了有效地挖掘和體現知識的價值而發展起來的一種新型管理模式。它是通過對組織知識資源進行開發和有效利用，以提高組織創新能力，進而提高組織的核心競爭能力的一種管理活動。

高校大學檔案之知識管理是以知識管理為導向的檔案管理。它是通過檔案知識的積累、組織、評價、服務，滿足用戶對檔案知識的需求，從而發揮知識作為核心資源的作用，推動高校發展戰略的落實。因此，在實施檔案知識管理的過程中，高校檔案管理者需要以知識管理為導向，對檔案業務流程進行再創造，實現從檔案收集到知識累積，從檔案整理到知識組織，從檔案鑒定到知識評價，從檔案服務到知識服務的轉變。[2]

二、學校文化與檔案管理

就教育觀點而論，大學博物館的角色，除了輔助教學和研究與服務之外，最積極的一項功能，就是在于它能成為創造性校園文化情調的一個重要的成份，是一個能提供“博雅教育”和“通識教育”的場所。它有助于培養通達而有修養的文化人。而檔案館所扮演的角色與博物館類似，大學檔案館的成立，亦有助于學校文化的形成。

校園文化和高校檔案，彼此在教育目標和對象上，方向是一致的，都是以學校為依托，目的在于傳授學生文化知識、科學知識、社會知識、開發智慧，提高大學生全方位的素質。大學高校檔案管理不僅是校園文化建設的重要組成部分，也是強化校園文化建設的有利管道。高校檔案信息管理是校園文化建設的有利舉措，校園文化與高校檔案密不可分。

高校檔案工作是為教學、科研、管理工作服務的，需要學校領導在人力、物力和政策方面的大力支持。首先，高校要強調檔案工作的重要作用，學校領導應當將檔案工作作為學校工作的重點納入到學校發展規劃當中，使之成為領導考核的一個內容；其次，高校要切實提高檔案工作的科學性，使檔案在學校各項工作中真正發揮重要作用，使高校各級領導及個別職能部門意識到檔案管理工作的特殊性。

學校文化影響檔案管理，檔案管理亦影響學校文化。檔案管理，包括了檔案的搜集、檔案儲存、檔案應用等。檔案管理除了無形地塑造學校文化以外，還影響到有形校園文化的建設和營造。因而，學校文化與檔案管理間的關系，日顯重要。檔案部門擁有組織中最大部分的顯性知識，而個人知識與經驗的分享是組織中的內隱知識部分，其背后隱喻著強調組織文化的重要性，唯有開放與溝通的環境，顯性與內隱知識才能得以交流、轉化與分享。因此，組織文化是知識管理成功的關鍵因素，同樣地，檔案文化也是影響檔案知識管理成功的關鍵因素之一。

三、知識管理、學校文化與檔案管理

知識管理原本只是專注于提升企業內部業務的效率與創造性的。然而，隨著科技進步，知識管理的范圍也擴大到顧客與投資者等與非企業者的方向。也就是說，知識管理已不僅是單純的公司內部的信息共享及活用而已，還要向社會擴展。因此，大學院校的知識管理，除了要提升教學與行政效率以外，更要擴展到社會教育部分，進行信息共享。[3]

另外，大學院校是創新知識的主要發源地，蘊藏著大量的無形資產。因此，學校若能推廣知識管理之理念，塑造出愿意分享、創新、儲存及利用知識的學習環境，則對教師的教學活動與學生的學習成效，將會產生極佳的效果。我們以檔案管理作為知識管理的基礎，并以學校文化為核心，把知識管理、學校文化與檔案管理進行結合，將會使大學院校發揮出知識傳遞的角色。

四、研究總結

知識管理使檔案管理不再只是對外顯的知識進行保存與管理，而是要將無形的內隱知識進行傳承與應用，擴充檔案管理功能，增加分享與應用，發揮教育功能。透過知識管理后的檔案，不再只是被動地被翻閱的檔案，而是被活化了其功用，并能為需求者提供服務。檔案管理單位實在有必要轉型為知識管理單位，文件管人員亦應以知識管理者角色自居，而不再只是檔案保管者的角色。這也是知識管理為基礎的檔案管理的價值所在。