高校人力資源檔案管理及信息化建設(shè)分析

韓云松

(三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南三門峽 472000)

傳統(tǒng)手工檔案管理模式效率較為低下，而且管理過程復(fù)雜繁瑣，工作量龐大，還容易受到人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)生差錯。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在快節(jié)奏的現(xiàn)代社會環(huán)境中，傳統(tǒng)檔案管理方法已無法滿足高校的發(fā)展建設(shè)要求。基于信息化時代背景，我們必須要加強對高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)。這已成為高校人力資源檔案管理發(fā)展建設(shè)的必然趨勢，對高校現(xiàn)代化建設(shè)，也具有極為重要的影響。高校人力資源檔案管理的信息化建設(shè)，能夠充分發(fā)揮人力資源檔案的作用，對推動高校規(guī)范發(fā)展，為用戶提供可靠的檔案信息支持，具有極為重要的現(xiàn)實意義。

一、高校人力資源檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀

(一)管理機制不完善

目前，我國高校在人力資源檔案管理工作中，雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是管理人員較分散，大多是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作。這就沒有形成系統(tǒng)的管理機制，影響了高校人力資源檔案管理工的效率和質(zhì)量。由于高校的人力資源檔案管理機制不完善，因此，其對檔案信息化建設(shè)，造成了嚴重的阻礙。目前，很多高校仍在采用傳統(tǒng)的檔案管理機制，即實施多頭管理，這種管理模式不利于形成統(tǒng)一的管理標準和管理制度。在多頭管理模式下，各個部門在開展檔案管理工作的過程中，只根據(jù)自身的需求制定管理制度和工作方式，沒有站在整體角度綜合分析高校人力資源檔案管理工作的發(fā)展要求。這就導(dǎo)致在檔案管理工作中，存在多種管理標準和管理機制。實施統(tǒng)一的檔案管理標準和機制是進行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的前提條件。顯然，多頭管理模式無法達到信息化建設(shè)的要求，這就成為了高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)過程中的阻礙因素。

在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平較差，無法滿足檔案信息化建設(shè)的要求。在高校人力資源檔案管理工作中，管理人員普遍由其他部門工作人員兼任，沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，其檔案管理專業(yè)知識和技能水平較低，檔案管理能力也非常有限。這嚴重限制了高校人力資源檔案管理機制的建設(shè)和完善[1]。

(二)資金投入不足

近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展以及教育改革政策的不斷深化，高校紛紛加強建設(shè)，進行教學(xué)改革和創(chuàng)新。大部分高校在建設(shè)過程中，只重視對教學(xué)方面的建設(shè)和改革，沒有重視對高校人力資源檔案管理信息化方面的資金投入和信息化建設(shè)。由于資金投入不足，缺少資金的支持，我國高校的檔案管理信息化建設(shè)整體發(fā)展水平不足，而且存在較為嚴重的信息化建設(shè)不均衡的現(xiàn)象。由于后續(xù)資金不足，因此，一些高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)停滯不前，無法得到有效的發(fā)展。

目前，在我國高校人力資源檔案信息化建設(shè)過程中，受到資金投入不足的影響，其信息化發(fā)展不均衡的現(xiàn)象主要表現(xiàn)為，高校普遍盲目加強檔案管理信息化的硬件建設(shè)，卻沒有在軟件方面投入資金進行建設(shè)。相關(guān)管理軟件以及管理技術(shù)，也是加強高校人力資源檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。大部分高校都沒有加強這方面的建設(shè)，僅是為檔案管理添設(shè)計算機、掃描儀等硬件設(shè)備。由于檔案管理信息化建設(shè)的不均衡，因此，高校人力資源檔案管理的發(fā)展進程受到嚴重的阻礙，無法真正提高信息化水平。

(三)缺少專業(yè)化管理人才

目前，大部分高校的檔案管理人員多由其他部門的工作人員兼任。這些人員既沒有接受過專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，也不是檔案管理部門的正式工作人員。在高校人力資源檔案管理工作中，部分檔案管理工作由老年員工負責(zé)。他們年齡較大，對現(xiàn)代化的檔案管理軟件、管理設(shè)備等接受程度較低，自身學(xué)習(xí)能力也有所下降。這就導(dǎo)致老齡檔案管理人員無法有效利用信息化技術(shù)設(shè)備實施檔案管理工作。因此，高校檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)化的檔案管理素養(yǎng)，檔案管理知識和技能水平較差，缺少檔案管理工作經(jīng)驗。這就導(dǎo)致高校人力資源檔案管理的整體水平較低，而且受到檔案管理人才不足這一因素的制約，高校的人力資源檔案管理水平遲遲得不到有效的提高[2]。

二、高校人力資源管理信息化建設(shè)的主要措施

(一)完善人力資源檔案管理體系

構(gòu)建完善的人力資源檔案管理體系，是有效提升高校人力資源檔案管理水平，提高信息化建設(shè)水平的重要保障。完善的管理體系，是有效調(diào)整管理手段，使人力資源檔案管理機制得到科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展的必要前提條件。高校應(yīng)對檔案管理人員的工作流程、言行、管理方法等等，進行明確規(guī)定，有效優(yōu)化檔案管理工作機制，從根本上為加強高校人力資源檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)，奠定良好的體系基礎(chǔ)，提供必要的制度保障。在完善人力資源管理檔案體系的過程中，高校應(yīng)根據(jù)實際發(fā)展要求，對人力資源檔案管理信息化建設(shè)進行創(chuàng)新，從而使檔案管理工作能夠真正發(fā)揮作用，使信息化的檔案管理模式得到有效的完善和發(fā)展，并充分發(fā)揮著檔案的重要價值，為自身的發(fā)展建設(shè)提供有力的支持。

(二)推進高校人力資源檔案數(shù)字化建設(shè)

推進高校人力資源檔案的數(shù)字化建設(shè)，是實現(xiàn)高校人力資源檔案信息化發(fā)展的必要前提條件。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在收納管理工作中，往往會形成龐大的工作量，使得管理工作難度大，管理流程繁瑣，對檔案的查閱和使用也極不方便，影響了檔案價值的充分發(fā)揮。因此，高校必須要大力推進人力資源檔案的數(shù)字化發(fā)展，建立計算機數(shù)據(jù)庫來存儲檔案信息，并對其實施統(tǒng)一管理。高校要利用自計算檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案內(nèi)容進行快速、高效、準確的整理和歸納，還要利用計算軟件對檔案信息進行快速檢索查詢，從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的諸多問題，有效提高檔案信息的利用效率和應(yīng)用的便利性，使檔案信息能夠在自身發(fā)展建設(shè)過程中，發(fā)揮更加重要的作用[3]。

(三)加強網(wǎng)絡(luò)管理安全維護

高校人力資源管理信息化的發(fā)展建設(shè)，是以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)和依托的，也存在網(wǎng)絡(luò)安全問題。計算機網(wǎng)絡(luò)一旦出現(xiàn)安全事故，就會造成檔案信息泄露，給高校造成極為嚴重的損失以及惡劣的社會影響。因此，高校在進行人力資源檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要高度重視網(wǎng)絡(luò)管理安全問題，從而有效保證檔案信息的安全性。

在人力資源檔案管理信息化建設(shè)過程中，高校要加強網(wǎng)絡(luò)管理的安全性，就必須要根據(jù)檔案信息的重要程度，對其機密等級進行科學(xué)合理的劃分，并進行備份和加密處理。同時，高校還要構(gòu)建完善的保密管理制度，加強對管理人員的安全意識培訓(xùn)，制定完善的責(zé)任機制，科學(xué)劃分職責(zé)范圍，明確管理任務(wù)，建設(shè)完善且嚴密有效的安全防護體系，從而有效保證高校人力資源檔案信息化建設(shè)的安全性。

(四)提高管理人員的專業(yè)化水平

在高校人力資源管理信息化建設(shè)過程中，管理人員的專業(yè)化水平高低，對檔案管理信息化的發(fā)展進程以及實施效果，具有至關(guān)重要的影響。因此，高校必須要重視對管理人員專業(yè)化的培養(yǎng)工作，加強對管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。高校通過定期培訓(xùn)，聘請專業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作專業(yè)知識和技術(shù)進行講解以及操作演示，從而有效提升高校檔案管理人員的專業(yè)水平，為其人力資源檔案管理信息化建設(shè)，奠定重要的人力資源基礎(chǔ)。管理人員還要不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，包括學(xué)習(xí)先進的檔案管理理念，熟悉運用各種信息化技術(shù)和設(shè)計，從而有效推動高校人力資源檔案管理的信息化發(fā)展[4]。

三、結(jié)束語

總之，高校必須要對檔案管理信息化建設(shè)給予高度重視，加強投入力度，從多方面著手全面加強檔案管理信息化建設(shè)，為推進高校教育改革發(fā)揮積極的作用。