企業人事檔案的規范化管理策略分析

劉靜

國網寧夏電力有限公司營銷服務中心（計量中心） 寧夏 銀川 750001

引言

在企業人力資源管理工作中，人事檔案管理是一項重點內容，將直接對員工自身利益產生影響。在現今企業發展中，在人事檔案工作開展的規范性存在不足，并因此對實際工作開展效果產生了影響。對此，即需要能夠對該項工作引起重視，以科學措施的應用提升工作規范化水平。

1 目前存在問題

在現今企業的人事檔案管理工作開展中，還存在著一定的問題，其主要表現在：

1.1 檔案材料不完整

在現今很多企業在發展當中，存在長時間沒有整理歸檔人事材料的情況，使很多員工在基本信息方面都存在不準確的問題，在收集人事資料時，更多的對結論性材料具有重視，而在員工技術能力、成長資料方面材料在收集中則存在不足，因完整性缺乏情況的存在，無法以公正、客觀的方式為企業人才任用提供參考，沒有充分發揮出技術應用價值。在近年來人力資源管理信息化發展中，人才開發、績效管理在企業發展中具有了更大的影響力，并使得傳統人事檔案管理無法有效的滿足企業發展需求。在人事檔案中，因缺少細致的崗位變更材料以及考核評定資料，則將因此對企業人力資源管理產生較大的影響[1]。

1.2 管理專業性差

對于人事檔案管理來說，其是一項具有較強規范性以及政策性的工作，不僅需要設置專門的管理部門，對于工作人員素質也具有較高的要求。但就目前來說，很多企業并沒有對專門的人事檔案管理部門進行設置，也沒有設置專門的人員進行管理，在從事該項工作的人員中，往往缺少檔案專業背景，對于檔案操作情況存在不夠熟悉、不夠規范的情況，僅僅能夠進行檔案的簡單收集分類，并沒有對該項工作的重要性形成充分認識。此外，在場所建設方面也存在不足，部分企業較多的將庫房作為檔案是進行使用，該情況的存在，則使得很多檔案室內部設備較為陳舊，在防潮、防火等方面無法滿足標準要求，無法保障檔案的安全性以及完整性，很可能使檔案材料出現損壞丟失的情況。同時，對于那些有價值的檔案，沒有得到有效的保管，而沒有價值的資料則存在長期保存的情況，也將對企業的健康發展造成了阻礙。

1.3 信息化建設滯后

在現今信息化、網絡技術不斷發展中，使得信息化技術也逐漸應用在檔案管理當中。從目前來說，很多企業在信息化建設上存在不足，沒有做好檔案信息信息化的軟硬件建設，沒有科學使用檔案管理軟件進行管理，并因此使該項工作無法對現代化發展需求進行滿足。

2 規范化管理方式

2.1 完善制度建設

在發展當中，供電企業需要當檔案法相關要求進行認真貫徹，根據檔案規范管理需求，在充分聯系工作實踐的情況下，對各項檔案認識檔案管理制度進行制定與完善，保證該項工作能夠有章可循，使工作具有規范與標準化特點。同時，管理人員也需要結合檔案的分類、用品標準與檔案內容規范整理人事檔案資料，積極使用計算機網絡技術，對員工工作業績、成長經歷與個人資料等進行全方位管理，及時做好更新，使該項工作能夠向著規范化方向發展，對“以我為主”的立卷歸檔原則進行落實，保證該項工作能夠向著標準、規范化方向發展，為該項工作的良好完成打下重要基礎[2]。

2.2 加強檔案管理

為了能夠保證檔案管理效果，需要能夠從以下方面開展工作：第一，供電企業需要對專門的人事檔案管理部門進行建立，對符合要求的檔案室進行設置，保證檔案資料能夠更好保存。同時，對專門的人事檔案部門進行設置，這也正是實現檔案規范化管理的前提與基礎。可以說，硬件設施的設置情況，將直接關系到檔案管理工作效果，在做好檔案室建設的同時，也需要做好能夠做好防火、防潮、防盜功能專用庫房的建設，并做好區域的設計分隔，有效的分隔辦公室、檔案室以及閱覽室；第二，在做好硬件基礎設施建設的基礎上，也需要做好專業檔案管理人員的招聘與選拔。對于檔案管理來說，其是一項具有較強專業性的工作，對工作人員的業務水平以及理論知識具有較高的要求，人員的素質水平更是將關系到檔案工作開展質量。在該種情況下，即需要能夠加強檔案管理的隊伍建設，在提升隊伍素質水平的情況下，保證企業能夠獲得快速的發展。對此，企業即需要對該方面工作引起重視，保證檔案的規范化管理，對管理人員做好技能培訓、職業道德教育以及規章制度等相關的內容的培訓，以此實現檔案管理人員工作綜合能力與檔案管理業務水平的有效提升。

2.3 完善利用機制

檔案工作開展的目的，即是更好地進行利用。具體來說，即是檔案的使用者通過管理系統對檔案信息進行搜索與提取，以此對具體管理、工作的需求進行滿足，這也正是充分利用檔案信息的過程。在企業發展當中，檔案信息的完整性對企業文化建設、發展都具有十分重要的作用，在企業很多工作當中，都需要具有可靠、完整的信息資源。通過人事檔案價值的充分發揮，則能夠在有效實現檔案管理目標的情況下，使外部環境同人事檔案管理系統之間能夠進行有效的溝通與聯系，而這也都同檔案的開發量用機制具有密切的聯系。對此，企業即需要能夠對適合企業發展的檔案開發利用機制進行建立，從以下方面入手開展工作：第一，要結合企業實際，對適合自身發展的檔案檢索體系進行建立，結合計算機檢索系統同傳統的人士檔案檢索系統，通過計算機網絡工具的應用進行檢索，能夠起到提升檢索速度的作用，更好地對檔案信息共享優勢進行發揮；第二，要做好科學咨詢服務體系的建設。作為檔案的管理人員，需要能夠充分了解人事檔案系統，對利用者在查閱資料時提出的問題及時進行解決，保證管理系統能夠充分發揮效果，以此為企業的發展提供高效服務[3]。

3 結束語

在現今企業發展當中，人事檔案管理是重點的工作內容，對于企業發展具有重要的意義。面對目前工作開展中存在的問題，即需要能夠積極采取措施做好處理解決，做好相關制度體系以及基礎設施的建設，更好地提升企業管理水平。