中小企業(yè)物資采購(gòu)管理探析

張金芳

[摘 要]物資采購(gòu)管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，直接影響著企業(yè)的成本和利潤(rùn)，隨著現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提高，大型企業(yè)的內(nèi)控制度日趨完善，而在部分中小企業(yè)管理過(guò)程中，物資采購(gòu)管理還有待加強(qiáng)。文章以A公司2019年物資采購(gòu)計(jì)劃及個(gè)別項(xiàng)目為例，通過(guò)對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的物資采購(gòu)計(jì)劃制定不科學(xué)、物資采購(gòu)方式不合理、物資采購(gòu)人員不專業(yè)、物資采購(gòu)監(jiān)管缺失等問(wèn)題進(jìn)行分析，提出具體的應(yīng)對(duì)措施，為中小企業(yè)物資采購(gòu)管理提供參考，完善企業(yè)內(nèi)控制度，節(jié)約企業(yè)生產(chǎn)成本，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞]物資采購(gòu);生產(chǎn)成本;企業(yè)管理

近年來(lái)，隨著國(guó)家《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》的頒布實(shí)施，各大型企業(yè)對(duì)行業(yè)工程項(xiàng)目及大型物資采購(gòu)的招投標(biāo)制度逐步完善，而在一些中小企業(yè)，還存在各種物資采購(gòu)問(wèn)題，造成采購(gòu)結(jié)果與目標(biāo)偏離、采購(gòu)資源浪費(fèi)、采購(gòu)監(jiān)管缺失等，這不僅影響了公平公正的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，也損害了企業(yè)的健康發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)科學(xué)安排采購(gòu)計(jì)劃，選擇正確的采購(gòu)方式，遵循“公平、公開(kāi)、公正”的原則開(kāi)展物資采購(gòu)工作，為其健康可持續(xù)發(fā)展提供保障。

1 概述

1.1 物資采購(gòu)管理的定義

物資采購(gòu)管理是企業(yè)為了完成生產(chǎn)和銷售計(jì)劃，在確保可靠質(zhì)量的前提下，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)廠商，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，適時(shí)購(gòu)入必需數(shù)量的物品或服務(wù)的一切管理活動(dòng)。

1.2 物資采購(gòu)管理的重要性

物資采購(gòu)管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中占有至關(guān)重要的地位，企業(yè)從生產(chǎn)設(shè)備、原材料的購(gòu)買，再到生產(chǎn)出高質(zhì)量的產(chǎn)品，每一個(gè)過(guò)程都離不開(kāi)采購(gòu)，高質(zhì)量的采購(gòu)不僅可以提高產(chǎn)品的質(zhì)量，還可以提高企業(yè)的生產(chǎn)效益，為企業(yè)的利潤(rùn)最大化提供保證。

1.2.1 為企業(yè)提高生產(chǎn)效率提供基礎(chǔ)

物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需的原材料、輔料及生產(chǎn)設(shè)備等都是由采購(gòu)來(lái)完成的，采購(gòu)質(zhì)量的好壞直接決定了企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量和效率，高效率首先要以高質(zhì)量作為基礎(chǔ)，因此，物資采購(gòu)質(zhì)量的好壞為企業(yè)提高生產(chǎn)效率提供了基礎(chǔ)。

1.2.2 為企業(yè)節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本提供了條件

采購(gòu)成本一般包括原材料和生產(chǎn)設(shè)備的售價(jià)、采購(gòu)費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用等各項(xiàng)支出，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格采購(gòu)必需數(shù)量的物品避免浪費(fèi)和積壓，采購(gòu)成本太高，將會(huì)造成利潤(rùn)降低甚至導(dǎo)致虧損。因此，采購(gòu)成本的降低為企業(yè)節(jié)約成本提供了條件。

1.2.3 為企業(yè)建立供應(yīng)鏈提供支持

采購(gòu)是企業(yè)和資源市場(chǎng)的接入口，只有物資采購(gòu)部門人員與供應(yīng)商聯(lián)系緊密，才能相互交換信息，了解市場(chǎng)行情。對(duì)于優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，企業(yè)可以建立供應(yīng)商備選庫(kù)，形成供需結(jié)合的供應(yīng)鏈條，使企業(yè)更加及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握市場(chǎng)變動(dòng)情況。

2 存在的問(wèn)題

A公司是國(guó)有企業(yè)非法人分支機(jī)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)地址位于縣級(jí)市，職工人數(shù)160人，經(jīng)營(yíng)范圍為單一的產(chǎn)品銷售，主要銷售商品由上級(jí)單位統(tǒng)一實(shí)施采購(gòu)，其他工程類、服務(wù)類、物資類采購(gòu)項(xiàng)目由A公司自行實(shí)施，公司成立“三項(xiàng)工作”管委會(huì)負(fù)責(zé)物資采購(gòu)工作，并規(guī)定3000元以上項(xiàng)目均要立項(xiàng)，堅(jiān)持以公開(kāi)招標(biāo)為主，可使用公開(kāi)招標(biāo)和非公開(kāi)招標(biāo)等方式采購(gòu)。文章以A公司2019年物資采購(gòu)項(xiàng)目為例，發(fā)現(xiàn)物資采購(gòu)管理存在以下問(wèn)題。

2.1 物資采購(gòu)計(jì)劃制訂不科學(xué)

首先，新增采購(gòu)項(xiàng)目高于年初計(jì)劃項(xiàng)目。如年初提報(bào)項(xiàng)目32項(xiàng)，其中：工程類項(xiàng)目4項(xiàng)，物資采購(gòu)項(xiàng)目20項(xiàng)，服務(wù)類項(xiàng)目8項(xiàng)。2019年1—12月新增項(xiàng)目33項(xiàng)，其中：工程類項(xiàng)目6項(xiàng)，物資采購(gòu)項(xiàng)目21項(xiàng)，服務(wù)類項(xiàng)目6項(xiàng)。其次，存在重復(fù)申報(bào)采購(gòu)項(xiàng)目。如：年初提報(bào)購(gòu)置汽車坐墊項(xiàng)目和購(gòu)置防暑降溫藥品項(xiàng)目，2019年7月新增計(jì)劃購(gòu)置汽車坐墊項(xiàng)目和購(gòu)置防暑降溫藥品項(xiàng)目。最后，新增項(xiàng)目提報(bào)時(shí)間較晚，無(wú)法按計(jì)劃完成采購(gòu)。如：2019年12月提報(bào)購(gòu)置櫥柜計(jì)劃，因時(shí)間原因無(wú)法按計(jì)劃實(shí)施。

2.2 物資采購(gòu)方式選擇不合理

物資采購(gòu)選擇的采購(gòu)方式直接決定供應(yīng)商的選擇，非公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式中的詢價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式存在許多弊端，如詢價(jià)只是針對(duì)采購(gòu)人員認(rèn)識(shí)的幾個(gè)有限商家進(jìn)行簡(jiǎn)單的比較采購(gòu)，競(jìng)爭(zhēng)性談判也只是面對(duì)報(bào)名的幾個(gè)商家進(jìn)行談判，經(jīng)過(guò)幾輪談判，最后選擇報(bào)價(jià)較低的供應(yīng)商中標(biāo)，這幾種方式雖然也能取得最低的價(jià)格，但并不是最優(yōu)的選擇。如A公司2019年度在職和離退休人員體檢項(xiàng)目計(jì)劃采用非公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式——競(jìng)爭(zhēng)性談判，這種方式發(fā)布的信息面相對(duì)較窄，只是對(duì)報(bào)名的幾家醫(yī)院進(jìn)行談判，容易產(chǎn)生體檢價(jià)格較高、服務(wù)質(zhì)量不高、體檢結(jié)果不夠精準(zhǔn)等問(wèn)題。

2.3 物資采購(gòu)人員不專業(yè)

在許多中小企業(yè)，人才流失非常嚴(yán)重，物資采購(gòu)部門的人員和具體實(shí)施部門的人員對(duì)物資采購(gòu)方面的法律規(guī)章制度學(xué)習(xí)不到位，對(duì)物資采購(gòu)流程不熟悉，對(duì)各部門實(shí)際工作情況及所需的資源不了解，在制訂物資采購(gòu)計(jì)劃時(shí)沒(méi)有及時(shí)了解行業(yè)規(guī)定和市場(chǎng)行情，因?yàn)檎{(diào)研的不充分而造成采購(gòu)計(jì)劃嚴(yán)重不符合實(shí)際，造成不必要的損失和浪費(fèi)。在遇到采購(gòu)專業(yè)性強(qiáng)、要求高的物品時(shí)，常常由于能力、水平、精力的限制不能勝任，導(dǎo)致計(jì)劃提報(bào)環(huán)節(jié)反復(fù)多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象，既浪費(fèi)了大量的時(shí)間，又嚴(yán)重影響物資采購(gòu)的效率。如A公司“三項(xiàng)工作”管委會(huì)平均年齡46歲以上，年齡結(jié)構(gòu)偏大，無(wú)法適應(yīng)高強(qiáng)度的物資采購(gòu)工作。

2.4 采購(gòu)規(guī)模小，缺乏優(yōu)勢(shì)

中小企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模不大，不如大型企業(yè)那樣擁有雄厚的資金和實(shí)力，在采購(gòu)物資時(shí)需求量少，采購(gòu)品種較多，個(gè)別企業(yè)還存在較強(qiáng)的個(gè)性化需求，這也就決定了在采購(gòu)商品時(shí)沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，缺乏和供應(yīng)商談判的籌碼。如A公司2019年度3000～5000元采購(gòu)項(xiàng)目6項(xiàng)，其中采購(gòu)籃球運(yùn)動(dòng)服3600元，金額太小，數(shù)量太少，無(wú)法取得最大限度優(yōu)惠。

2.5 物資采購(gòu)監(jiān)管缺失

物資采購(gòu)對(duì)企業(yè)的資金成本起著決定性的作用，由于個(gè)人利益的驅(qū)使和制度的漏洞，在中小企業(yè)或多或少都存在不良的采購(gòu)行為。因?yàn)椴少?gòu)工作的特殊性，物資采購(gòu)工作的漏洞比較隱蔽，也使一些人為了滿足個(gè)人欲望視企業(yè)利益于不顧而中飽私囊，向供應(yīng)商索要錢物，收受回扣等，走上經(jīng)濟(jì)犯罪的道路。還有一些人為了達(dá)到個(gè)人私利，與供應(yīng)商串通，使該供應(yīng)商在競(jìng)標(biāo)過(guò)程中處于優(yōu)勢(shì)地位，更有甚者采用圍標(biāo)、串標(biāo)、陪標(biāo)等手段使供應(yīng)商中標(biāo)，給企業(yè)采購(gòu)帶來(lái)極大的道德風(fēng)險(xiǎn)。

3 建議

3.1 制訂科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃

加強(qiáng)物資采購(gòu)計(jì)劃管理，使計(jì)劃管理更加準(zhǔn)確、更加科學(xué)。提高計(jì)劃提報(bào)的準(zhǔn)確率，杜絕無(wú)計(jì)劃、超計(jì)劃采購(gòu)，從管理者到執(zhí)行者，都要認(rèn)識(shí)到物資采購(gòu)計(jì)劃的重要性，關(guān)口前移，科學(xué)合理編制采購(gòu)計(jì)劃，合理安排采購(gòu)順序，對(duì)緊缺物資和項(xiàng)目跨度時(shí)間較長(zhǎng)的提前安排采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)跟進(jìn)，按計(jì)劃實(shí)施，不影響公司正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。確因工作需要，必須追加采購(gòu)計(jì)劃或變更采購(gòu)內(nèi)容的，要提前安排，按照程序?qū)徟?/p>

3.2 選擇正確的物資采購(gòu)方式

物資采購(gòu)方式要堅(jiān)持以公開(kāi)招標(biāo)為主，公開(kāi)招標(biāo)方式的優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)在公開(kāi)信息、程序規(guī)范、公平競(jìng)爭(zhēng)、客觀評(píng)價(jià)、公正選擇和優(yōu)勝劣汰方面，還因?yàn)橥稑?biāo)人較多，競(jìng)爭(zhēng)激烈，且不容易產(chǎn)生串標(biāo)、圍標(biāo)等現(xiàn)象，有利于招標(biāo)人從更多的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中選擇合適的中標(biāo)人，并獲得最大的利益。只有在采購(gòu)的項(xiàng)目數(shù)額或標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法達(dá)到公開(kāi)招標(biāo)要求時(shí)，才可采用非公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式，不能簡(jiǎn)單地以采購(gòu)數(shù)額大小直接決定采購(gòu)方式。

3.3 提升物資采購(gòu)人員素質(zhì)

選擇合適的人員來(lái)進(jìn)行物資采購(gòu)計(jì)劃的編制，一是提高業(yè)務(wù)水平，安排人員深入各個(gè)部門調(diào)研，掌握生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)律，熟悉各部門業(yè)務(wù)及物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，保證物資采購(gòu)計(jì)劃編制的科學(xué)性。二是提高采購(gòu)人員法律意識(shí)，只有提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)，遵守職業(yè)道德，才能確保物資采購(gòu)活動(dòng)嚴(yán)格按照物資采購(gòu)辦法執(zhí)行。三是建議對(duì)物資采購(gòu)計(jì)劃編制人員實(shí)行定期輪崗，定期進(jìn)行績(jī)效考核，爭(zhēng)取人人都熟悉采購(gòu)計(jì)劃的編制，確保計(jì)劃制訂的準(zhǔn)確性。

3.4 通過(guò)集中采購(gòu)實(shí)現(xiàn)規(guī)模優(yōu)勢(shì)

集中采購(gòu)可以實(shí)現(xiàn)由小訂單到大訂單的轉(zhuǎn)變，也有了和供應(yīng)商談判的籌碼，擺脫中間商，直接和一級(jí)經(jīng)銷商談判，降低采購(gòu)成本。中小企業(yè)一是可以以行業(yè)協(xié)會(huì)的名義，成立一個(gè)采購(gòu)組織，集小單到大單，形成采購(gòu)規(guī)模，獲取最低的價(jià)格，得到最大利潤(rùn);二是可以使用電商采購(gòu)平臺(tái)，直接和電商簽訂采購(gòu)合同，比如可以與淘寶、京東等電商簽訂采購(gòu)合同，電商平臺(tái)都能滿足個(gè)性化需求和零星物品需求;三是可以由上級(jí)單位合并采購(gòu)項(xiàng)目，如各分公司和子公司對(duì)同一商品都有采購(gòu)需求，可以將采購(gòu)計(jì)劃上報(bào)上級(jí)單位匯總后統(tǒng)一采購(gòu)，以達(dá)到集中采購(gòu)的規(guī)模，實(shí)現(xiàn)規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。

3.5 加強(qiáng)物資采購(gòu)全過(guò)程監(jiān)督

對(duì)物資采購(gòu)工作實(shí)施全過(guò)程監(jiān)督，從最初的計(jì)劃制訂開(kāi)始，到采購(gòu)物資審批、市場(chǎng)調(diào)查、招標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收、付款和發(fā)放等環(huán)節(jié)。堅(jiān)持按照公平、公正、公開(kāi)的原則，杜絕暗箱操作。一是采用事前監(jiān)督，從采購(gòu)物資計(jì)劃階段參與監(jiān)督，查看年度計(jì)劃擬定是否合理，采購(gòu)項(xiàng)目是否符合公司需求，確保采購(gòu)計(jì)劃科學(xué)合理。二是采用事中監(jiān)督，參與物資采購(gòu)比價(jià)招標(biāo)過(guò)程，監(jiān)督程序是否正確，流程是否規(guī)范，確保采購(gòu)過(guò)程無(wú)舞弊行為發(fā)生。三是采用事后監(jiān)督，對(duì)完成的物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)行專項(xiàng)審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立整立改，完善監(jiān)管機(jī)制，推動(dòng)物資采購(gòu)工作朝著規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的管理方向發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，物資采購(gòu)計(jì)劃管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，加強(qiáng)物資采購(gòu)計(jì)劃管理，提高物資采購(gòu)管理水平刻不容緩。只有從計(jì)劃階段加以控制，實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)規(guī)模化，實(shí)施采購(gòu)全過(guò)程監(jiān)督，逐步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，才能使企業(yè)保持正確的發(fā)展方向，因此，中小企業(yè)一定要提高物資采購(gòu)計(jì)劃管理的重視程度，積極采取有效措施，提高物資采購(gòu)管理水平，為企業(yè)節(jié)約采購(gòu)成本，降低費(fèi)用支出，使企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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