信息化環境下如何創新文書檔案管理工作

◎常淑玲

（內蒙古自治區水利規劃設計研究院 內蒙古 呼和浩特 010020）

隨著以計算機為核心的信息技術快速發展，各級各部門對于文書檔案的重視程度顯著提升。在當前信息技術廣泛應用的環境下，將信息技術與文書檔案進行創新結合，不僅豐富了文書檔案的基本內容，而且還更好地推動檔案所屬單位的發展建設。

一、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

文書檔案管理是一個較為復雜的系統工作。目前在信息化背景下存在著許多問題，限制了文書檔案管理在信息化背景下的全面展開。

（一）管理觀念有待更新

對于任何一個機關企事業單位而言，文書檔案都是其自身檔案材料的重要組成部分，透過文書檔案可以對機關事業單位的基本情況、發展動態等進行全面把握，尤其是通過信息化技術對文書檔案進行管理，可以很好地提升檔案管理的整體水平，實現了短時間內大批量檔案整合管理的有效進行[1]。但從實際來看，當前很多單位的管理層對于文書檔案的信息化管理沒有給予足夠的重視，在信息化管理上較為滯后，文書檔案還主要停留在紙質層面，不利于整體檔案管理工作的信息化推進。

（二）管理流程過于復雜

以往文書檔案處理主要是分類整理、存檔等，機械化、程式化特征較為明顯，對于專業人員的要求不是特別高。但是，在信息化背景下，文書檔案管理人員在使用各種類型的信息化技術設備時，存在著自身信息化技術不夠、缺少經驗、認識不強等情況，一定程度上限制了信息技術在文書檔案管理中的應用。按傳統的理念對文書檔案進行管理，不僅導致各種信息技術設備資源的浪費，而且還嚴重制約了文書檔案管理工作效率的提升，對于整個單位的信息化管理都不利。

（三）管理保密性有待提高

從實際操作上看，電子文本資料在分類上非常多，不同的文本資料在管理上存在著不同的形式要求，這就導致了信息泄露的可能性，不利于重要文書檔案保密性的增強，也在一定程度上降低了文書檔案對信息技術的深層次應用。與傳統的紙質材料相比，電子化的文書檔案容易被人為修改，在海量的文書檔案中，這種修改很難被發現，不利于文書檔案真實性的體現，一旦這些修改是不正確的，那么文書檔案在后續的指導應用上就容易出現問題，導致工作失誤或者相關問題的發生，從而也容易降低檔案資料應有的價值。

二、信息化背景下文書檔案的創新管理工作

文書檔案信息化成為發展趨勢。通過信息化技術的應用，可以更好地提煉文書檔案中的重要信息，以更好地服務于所在行業的發展建設。

（一）增強管理基本認識

無論是管理層還是普通文書檔案管理人員，都應當充分認識信息化的重要性，努力將信息化技術應用到文書檔案管理中，即通過信息化技術的應用來推動檔案管理工作的開展。為此，應突出信息化的基本地位，注重創新思維，將信息化技術與文書檔案的每一個環節緊密結合起來，通過信息化技術的廣泛深入應用，強化文書檔案管理人員的信息化思維意識。還應圍繞著文書檔案管理加大信息化資金投入，多層面引進各種信息化技術設備，滿足各個領域文書檔案管理的需要，這對于文書檔案信息化科學分類、有序整合具有重要意義。

（二）加快科學化管理平臺的建設

之所以重視文書檔案的信息化，是因為文書檔案當中包含著非常大的價值，其中很多數據信息對于當前工作具有重要指導作用，可以減少相關人財物力等的重復性投入。相對于文書檔案的海量化，通過對檔案信息的挖掘，可以更好地體現文書檔案自身的價值所在，對于文書檔案信息的再豐富再完善具有重要促進作用，能夠更好地體現文書檔案的服務性特點[2]。應充分認識科學化管理平臺對文書檔案的重要性，依托科學平臺，可以更好地對文書檔案規范搜索、整理、分析與應用，除此之外還可以滿足不同需求方在線閱讀等方面的需要，使文書檔案的內在價值更好地體現出來。

文書檔案信息系統需要從三個層面切入，主要體現在檔案加工系統、存儲系統以及保密系統。通過加工系統，可以將文書檔案進行整合，讓文書檔案以更加鮮活豐富的形式體現出來，對于后續不同類型信息的查詢、形成完善都起著重要作用，還有助于讓文書檔案工作人員從以往繁重的工作中解放出來，進行精細化管理。存儲系統，通過數據庫系統的建立，可以將海量的數據信息存儲起來，滿足后續查找等的基本需要；依托于數據庫系統，更好地滿足了快速查找的需要，有助于文書檔案規范化、標準化建設。通過對相關軟件的創新設計，可以將文書檔案進行科學分類。對不同的文書檔案進行查詢、閱覽的權限設計，能夠確保文書檔案信息的完整性、安全性，更有助于文書檔案滿足需求方的需要。

（三）加快高素質人才隊伍建設

隨著社會的發展，各個行業文書檔案資料會不斷增多，很多單位文書檔案管理人員年齡偏大，影響了文書檔案管理工作的開展。當前，“互聯網+”深層次融入到了文書檔案管理領域當中，各種新的信息技術手段、設備不斷應用到具體的業務開展中，為此要高度重視高素質人才隊伍建設，切實滿足文書檔案管理信息化發展建設需要。一方面，推動年輕專業技術人才引進，將年輕人才充實到文書檔案工作崗位上，逐步改善文書檔案管理人員年齡結構，進一步活躍文書檔案管理環境氛圍；另一方面，對現有文書檔案管理人員結合行業不同情況，制定詳細的教育培訓計劃，定期開展各種形式的信息化教育培訓，確保文書檔案管理人員對各種信息化技術、設備等都能夠熟練掌握、操作；還可不定期開展各種形式的交流學習活動，促進文書檔案管理人員的自我成長與進步。

三、結語

新的發展形勢下，文書檔案管理的重要性不斷凸顯。但是在信息化環境下，文書檔案管理上還存在著不少問題，需要引起足夠的重視。應通過各種檔案信息化平臺建設，將文書檔案內容進行全面整合提升，提升整體工作效能。