中小物流企業內部控制建設研究

□ 張云秋

(南京林業大學 經濟管理學院，江蘇 南京 210037)

1 引言

隨著電子商務的發展，物流企業迅速發展，其中大部分為中小企業[1]。然而，2018年下半年以來，受到經濟增速放緩以及速遞需求減弱的影響，社會物流總額的增長速度持續放緩；此外，國有、外資物流企業在海內外的市場份額逐年擴大，物流行業的競爭壓力增大。

中小物流企業需要建立行之有效的內部控制制度以積極應對市場環境的變化與經營風險的增加，保障盈利能力與商業信譽穩步提升。然而，各中小物流企業內部控制建設狀況并不樂觀。一方面，物流業與其他行業相比，行業特點較為特殊，它不提供商品制造與定點服務，提供物品地點轉移服務，業務流程繁雜，運輸路程較長，但存貨、應收賬款等資產周轉較快。此外，物流業2010年以來迅速發展，但對于物流行業的內部控制建設研究進展緩慢，難以滿足行業多樣化發展的需求，內部控制缺陷成為制約物流行業發展的隱患；另一方面，中小物流企業往往只重視各類能夠直接帶來經濟利益流入的經營活動，公司治理水平較低，企業整體忽視內控制度。這促使管理人員采取一定措施完善企業內部控制機制。

本文從內部控制的五個要素，分析中小物流企業可能存在的內部控制缺陷，從而提出完善內部控制制度的建議，促進物流企業的健康發展。

2 中小物流內部控制現狀

建設行之有效的內部控制對于物流行業發展十分重要，然而部分中小物流企業現行的內控機制存在一定缺陷，不利于提高營運的效率和效果。

內部控制是指由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。COSO委員會提出的內部控制框架認為，內部控制系統是由控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五要素組成。

中小物流企業內部控制建設研究主要以內部控制框架為依托，分別從五個要素角度具體分析企業內控機制存在的問題。

2.1 控制環境薄弱

2.2.1 企業公司治理存在缺陷

部分物流企業原先為“家族化”、“作坊式”小企業，公司治理結構存在缺陷。總經理兼任多職，權利缺乏制衡與監督；董事會、監事會與股東大會流于形式；企業內部沒有設置專門的業務質量控制小組與內審部門；人力資源管理形同虛設。這些問題的存在導致內部控制有效性無法達到預期的效果[2-3]。

2.2.2 企業整體重視程度不足

中小物流企業大多處于發展初期，股權相對集中，關于內部控制制度建設未在管理層中引起足夠重視；內部控制執行人員多為企業內其他崗位轉崗任職，員工職業素養難以滿足專業技能的需求。兩方面問題導致企業整體對于設計并保證內部控制制度有效運行方面熱情度較低，更注重于企業經營活動，或是只關注企業收益來源，忽視企業的內控制度建設。

2.2 經營活動欠缺風險評估

2.2.1 基層人員風險識別能力欠佳

中小物流企業面臨的競爭壓力實際為基層人員負擔。一線員工本身風險識別能力欠佳，他們為了完成經營目標往往忽視風險控制，盲目承攬業務。物流企業業務量增加，導致對人力資源的需求也有所增大。營業點快速擴張過程中招聘的員工存在勝任能力不足的問題。較高的人員流動性、出于成本效益的考慮等原因使得企業不愿花費足夠資源提高基層員工風險識別能力。此外，員工本身在維持并遵守內部控制制度與風險評估制度方面并不積極。

2.2.2 企業風險評估難度較大

物流企業經營地點跨地區、遠距離的特點，為企業對基層經營業績實施風險評估增加難度。基層人員承攬過多風險較高的業務，企業風險評估不及時，造成中小物流企業應收賬款比率與負債比率普遍較高，企業償債壓力較大，經營風險增加。其中，融資活動產生的負債多為需要定期還本付息的銀行借款等，財務費用較多。這些問題的存在會使得內部控制存在缺陷。

2.3 控制活動不完善

2.3.1 企業內部職務分工不清

高額成本使得物流企業內部常常存在權責劃分不清楚的情況，對各部門分工并不明確。物流行業成本普遍較高，2018年社會物流總費用為13.3萬億元，其中，管理費用占據加大比重[4]。中小物流企業為了擠占市場份額，盡可能壓低成本，將一些互相制衡崗位同時交由一個人來負責，使得某些員工可以實施舞弊行為并能掩蓋其行為不被發現。

2.3.2 預算管理缺乏監督

物流基礎設施建設與人工智能技術的應用是目前物流行業發展兩大趨勢。完善物流基礎設施是物流企業持續發展的硬件基礎。在人工智能領域投入資源并將其逐漸應用于物流運輸，有助于物流企業提高自身競爭力。因此，中小物流企業為求穩中有進地擴大市場份額從而加大預算投入，但普遍疏于后續資金控制，缺乏對預算實施有效的管理[5]。尤其缺乏對建設物流基礎設施項目的追蹤評估。

2.4 信息傳遞與溝通交流不暢

物流企業上下信息傳遞渠道和溝通環境不暢通，主要體現在三個方面。一是管理層與員工之間信息不對稱，物流企業的地理位置分散廣，由下至上的信息傳遞難度較大；二是跨部門溝通不暢，物流企業各職能部門員工之間教育程度相差較大，對信息系統的應用和規章制度的理解存在誤差，對信息利用程度不夠；三是跨地區交流不便，為提高效率并提供個性化服務，各營業點往往依據該地區地形與人文特點產生并傳遞信息資源，導致跨地區溝通交流不便，尤其對海關業務與代收業務影響更大。

2.5 監控機制有效性不足

有效的監督機制是內部控制的保障。然而，中小物流企業整體對內控不夠重視，尤其是管理層在制定完善的內控制度以及保證其有效運行方面并不積極。部分物流企業未設立專門的內控或是審計部門來監督運行效果，或設立的審計部門與財務部門職能混淆甚至共用員工。即使部分企業設立了專項工作小組，對內控執行效果進行監督，但監督結果往往被管理層與員工忽視，存在的違規舞弊問題依舊得不到解決。內部控制制度更傾向于形式化而不具有實際用處，增加了經營風險。

3 中小物流企業建設內部控制建議

根據上文分析，建設內控機制可以從內部控制五要素角度分別采取措施。

3.1 完善控制環境

3.1.1 優化公司治理結構

控制環境是內部控制制度的基礎，完善公司治理結構是內控的首要前提。物流企業需要防止權利過度集中，一是分離基層營業點的財務人員與營運人員，避免基層員工實施舞弊；二是分離設計執行內部控制的人員與監督評價內控結果的人員；三是分離董事與經理職務權責。完善內部控制設計與公司治理結構，可以減少員工利用內部控制薄弱環節賺取不當資金的機會。

3.1.2 提高企業對內部控制的認知

企業整體需要重視良好的控制環境對內部控制的作用。物流企業管理人員首先需要意識到建立行之有效的內部控制機制，可以保障企業財務安全，有助于企業長期可持續發展，增強商業信譽，在融資活動中吸引更多的資金流入。而后管理層通過崗位設計、職業培訓、制度完善等措施調動基層員工的積極性，為企業整體創造良好的控制環境。

3.2 加強風險評估力度

3.2.1 提高基層人員風險識別能力

加強基層員工集體責任感與企業認同感，解決人員流動性高的問題。定期培訓，增強風險意識，引導員工積極參與企業制度建設，自覺遵守內部控制制度與風險評估制度。企業管理人員依據地區實情合理制定經營目標，專職人員招聘與兼職人員招聘相結合，有針對性的依據企業需求招聘技能對口員工，降低企業人力資源成本。

3.2.2 建立風險管理機制

依據物流企業經營特點，建立風險管理機制，對基層經營業績實施風險評估。企業可以設立風險管理委員會，提前識別員工是否存在財務舞弊動機。對企業資產實施管理，尤其加強對應收賬款的管理，避免不明壞賬的產生，并對已產生的壞賬追究責任人。合理制定融資策略，調整企業資本結構與流動負債比率，避免盲目舉債造成償債壓力，降低經營風險。

3.3 重視控制活動

3.3.1 實行不相容職務分離

對于相互制衡的崗位，實行不相容職務分離制度，例如審批與執行崗位相分離，執行與監督崗位相分離，建設與驗收崗位相分離等，并將多個制衡崗位分別任命無親緣關系的員工任職。對于總經理、財務經理等關鍵崗位，有針對性的設計內部控制機制并設置監督崗位，監督崗位的權責設計可以參考審計委員會和監事會的職權，并聘用具備專業技能的員工任職。

3.3.2 監督預算執行情況

企業即要制定公司長期發展戰略，適當投入物流基礎設施建設與人工智能技術的研發，但也需要對大額資金流出實施后續控制[6]。撥出預算時，明確經理與財務部門資金審批權限與審核流程。加強對預算實施效果的管理，安排專門人員考核收益報酬率，追蹤評估資金使用情況，并對不良的預算使用效果實施追責制度。

3.4 提高信息傳遞效率

高效的信息傳遞渠道是企業內部控制有效運行的保障。一方面，管理層可以在企業內部塑造良好的溝通環境，讓員工敢于向上級反映工作中存在的疑點，企業可以及時采取措施解決問題。此外，企業可以加強團隊協作，提高跨部門、跨地區之間溝通交流的效率，避免信息失真；另一方面，企業需要加強與外部市場環境的溝通，順應物流行業發展趨勢，提高企業的市場影響力。

3.5 完善監控機制的有效性

企業可以設立專項審計小組，及時監督內部控制運行情況，迅速識別并反饋內部控制薄弱環節，督促執行部門進一步完善內部控制制度建設。此外，企業整體需要重視內控的作用，由上而下的保障內部控制的有效運行。管理人員需要重視監控結果，解決存在的違規舞弊問題，有針對性的調整識別出的經營風險，充分利用內部控制機制為企業發展保駕護航。

4 總結

物流企業在發展的同時，也會面臨激烈的競爭。通過對中小物流企業內部控制制度的分析，物流企業應當從控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控分別采取適當措施建立行之有效的內部控制制度，保護利益相關者權益，保障企業長期穩定發展。