手術室設備管理軟件開發需求調研與分析*

韋 欣 龔茹潔* 錢蒨健

醫院手術室設備對患者的治療以及醫院的必要工作密不可分且十分重要，一旦設備發生故障不僅對整個醫院的醫療水平帶來不利影響，還會增加患者治療時的風險程度[1]。1996年，國外頒布了《醫療設備安全規范》，明確了其在醫療設備安全管理中對護理實踐的要求[2]。我國2017版“患者十大安全目標”要求加強醫學裝備安全管理與監管制度，完善醫學裝備維護和故障的及時上報、維修流程[3]。面對復雜的醫療設備管理和維修工作，做好符合醫院管理要求和國家法規的基礎上滿足臨床需求，是設備科管理者亟待解決的重要問題[4]。目前，醫院設備管理存在管理難、質量控制難和維修難三大難點，越來越多的醫療設備應用于臨床手術中，傳統的管理模式已無法解決設備管理面臨的難題，迫切需要開發專門的數據庫管理系統，依靠計算機、信息通訊及相應控制技術，有效促進醫療設備管理和維修的規范化和科學化[5]。為此，本研究通過對手術室設備相關管理人員的訪談調研，了解設備管理的需求，避免以往傳統管理模式的缺陷，提升新管理方案的效率以及科學性，為設計適合醫院的手術室設備管理軟件提供依據。

1 軟件開發需求研究資料與方法

1.1 研究資料

2018年4-10月，采用目的性抽樣方法，選取上海交通大學醫學院附屬瑞金醫院設備科和手術室工作人員25名，最終訪談21名。其中男性2名，女性19名；工齡6～33年；大專2名，本科17名，碩士2名；護士17名，教學干事1名，護士長2名，設備科長1名；初級職稱5名，中級職稱13名，高級職稱3名。

1.2 納入與排除標準

(1)納入標準:①醫院工作時間≥5年；②工作涉及手術室設備管理與應用；③知情并愿意分享表達自己對手術室設備管理的真實想法；④有良好的自我表達能力與理解力。

(2)排除標準:工勤人員、外科醫生和麻醉醫生。

1.3 研究方法

1.3.1 資料收集方法

采用半結構、面對面和個體深入訪談的形式進行資料收集。訪談前與受訪者進行充分溝通，介紹本研究的目的和方法，告知受訪者在訪談過程中會全程進行錄音，承諾使用編碼代替個人資料，且研究資料僅供本次研究使用，對個人隱私進行保密，并簽署知情同意書。根據課題前期調研與文獻回顧結果以及質性訪談相關原則[6]制訂半結構式訪談提綱，訪談中，研究者依據訪談提綱對受訪者進行提問，并對題項與方式進行適當調整，同時對部分內容進行適當的追加詢問。

訪談內容主要圍繞以下問題展開:①日常臨床工作中對設備引進、試用、購買、維修、保養以及報廢等環節，作為一線工作人員操作有何困難；②日常臨床工作中對設備引進、試用、購買、維修、保養以及報廢等環節，作為管理人員操作有何困難；③若通過軟件數字化管理手術室設備，對于該軟件希望達到何種功能；④對于軟件達到的功能，與傳統工作流程相比，希望改善哪些環節或操作流程。

本研究訪談中對受訪者不進行任何干預和引導，不作任何評價，尊重被調研者的觀點與看法。每次個體訪談時間控制在30～60 min以內，每日訪談1名管理人員，為防止影響當日的資料整理，訪談全程使用軟件錄音，訪談者同步關注受訪者語速、表情及動作變化，及時進行書面記錄，對一些模糊不清的闡述內容進行及時確認并澄清。

1.3.2 資料分析方法

訪談結束后立即使用訊飛聽見軟件進行自動轉換，并根據錄音結合訪談現場內容進行修正，及時整理出第一份書面訪談文件，得到受訪者確認后立即開始分析。通過Nvivo 12.0版定性數據分析軟件進行主題分析。

采用Colaizzi的現象學7步分析方法進行分析[7]:①仔細閱讀所有訪談記錄；②分析選取有重要意義的陳述；③對反復出現的有意義的觀點進行編碼；④將編碼后的觀點匯集；⑤寫出詳細、無遺漏的描述；⑥辨別出相似觀點，升華出主題概念；⑦返回受訪者處求證。

2 軟件開發需求調研結果

本研究依據個體訪談資料分析結果，結合目前醫院的各類客觀因素，進行歸納總結，最終得到本次調研的主題，見表1。

表1 調研結果主題

設計開發適合醫院手術室設備管理軟件時，需兼顧手術室設備日常使用狀態、手術室設備維護保養與報修情況以及手術室設備管理控制與報表功能，提升設備管理效率。

2.1 手術室設備日常使用

2.1.1 定位設備方位與狀態

有4位受訪者認為，手術室工作范圍較大，涉及不同樓宇及不同的樓層，易出現設備尋找方面的困難，很多時候查詢設備原始方位時，需要通過手術排班推測設備所在位置。受訪者談到超聲外科吸引器(cavitron ultrasonic surgical aspirator，CUSA)等特殊且稀有設備使用時，容易產生設備尋找方面問題，甚至可能影響后續手術安排，需要與手術醫生協調手術順序等情況。因此，在后續軟件系統的設計開發中，要對設備方位及使用狀態有系統性管理；19%的受訪者建議對后續設備管理軟件開發設計內容中，需增加設備定位狀態功能，需要包含設備的物理位置以及使用狀態等信息。

2.1.2 設備便捷化與數字化記錄

有6位受訪者認為，以往的紙質記錄便利性不足，期望能以數字化方式完善設備記錄，減輕日常工作負擔，并能實時記錄。受訪者談到現有的紙質記錄式管理存在一定的弊端，期望設計開發的軟件能改善現有紙質管理記錄不全等問題；常規設備的序列號數字較多，字母較小，人工輸入核對容易出錯，耗費手術室護士過多的時間與精力，期望能以認可的電子標簽二維碼等形式進行設備管理與記錄。整理受訪者敘述訪談內容，29%的受訪者認為，設備管理軟件開發設計內容中需增加便利化的菜單與功能設計，減少設備使用記錄的輸入，并將所有設備工作記錄實時記錄于軟件中。

2.1.3 設備信息與患者信息關聯

有5名受訪者希望設備管理可以與患者信息關聯，同時將每個房間的常用設備進行模塊化管理，方便記錄。受訪者談到設備記錄要關聯患者信息，通過掃描、感應等方式完成記錄與患者匹配，減少人為輸入，避免輸入錯誤。整理受訪者訪談內容，24%的受訪者認為，設備管理軟件開發設計內容中需增加設備信息與患者關聯功能，作為患者手術信息追溯的內容之一。

2.2 手術室設備維護保養與報修

有8名受訪者希望使用軟件對設備的維護、保養進行提示，且這些環節能在軟件中得到體現，并能全程記錄。受訪者談到軟件設計可依據設備保養周期進行定時提醒保養，并記錄相關工程師信息方便溝通預約；設備故障應可以在線通知相關工程師，便于描述故障情況與機器錯誤代碼等，并對后續保養及維修過程進行記錄，便于統計。整理受訪者訪談內容，38%的受訪者認為設備管理軟件開發設計內容中需增加設備維護保養模塊，并進行定期的系統提示，可全程記錄設備使用周期內的各類保養維修數據。

2.3 手術室設備管理控制與報表

有6名受訪者希望設備全周期信息能在軟件中記錄，且能對數據進行分析匯總。受訪者談到系統應可記錄每臺設備的各類信息，包括進入臨床使用的時間，配套合約、清單及驗收報告，使用情況、存放、維護、保養、維修及報廢記錄，并可對上述記錄進行統計，定制報表。整理受訪者訪談內容，29%的受訪者認為，設備管理軟件開發設計內容中需增加設備各類信息的統計功能，便于不同的職能科室人員調取設備使用信息，方便各類設備購置、報廢及購置維保等決策的制定，為各類決策的制定提供數據參考。

3 討論

3.1 設備掃碼確認與定位

調研顯示，當前的手術室設備管理方式較為落后，且對護士而言工作量巨大，確需一個更為有效便捷的方案進行設備的使用與管理。醫療設備管理和維修系統在醫院信息系統(hospital information system，HIS)中占主要地位，建立設備管理系統應充分考慮各科室設備管理特點，并結合計算機信息技術，因此，聽取臨床一線手術室護士與管理者的意見非常必要[8]。隨著現代社會與醫院中掃碼行為的增多，護士對條碼管理的方式比較能接受，許多受訪者均建議使用條碼作為設備管理的載體[9]。醫院各種醫療設備不斷增加，手術區域不斷擴大，手術室設備管理呈放置分散和流動性大現象，讓護士在諸多手術室中找到手術需要的設備，會變得愈來愈難[10]。對于設備管理者，有限可用的手術室設備存在不夠用現象，需要合理安排使用的先后順序[11]。故迫切需要對設備進行動態化實時管理與監控，了解手術設備當前使用情況，并估算可提供給另外一臺手術使用的時間等情況。

3.2 設備維修與保養跟蹤

就目前手術室設備管理而言，每年的設備盤點清查工作耗費了大量的人力，效率低下，影響設備管理效率[12]。保養維修等無法實現全過程控制，且常發生遺漏現象，存在一定的安全隱患，一旦發生設備安全事故，不僅影響患者檢查和治療，還易引起醫療糾紛。本研究顯示，被調研者希望在設備管理中能使用軟件達到各種管理功能，主要是設備的定期保養、維護提醒功能，利用軟件與網絡數據庫來系統管理設備并方便地完成盤點功能，且還能對設備維修提供整個流程的監控，以及依據設備使用情況和投入的保修資金取舍設備的報廢與維修，為評估設備使用成本提供依據。

3.3 設備管理與HIS綁定

隨著手術室無菌物品追溯系統的使用，護士希望手術設備也能伴隨手術患者的信息一并記錄到HIS中，能夠客觀真實地記錄，為患者安全提供數字保障[13-14]。目前醫院的設備管理系統，局限于設備靜態數據的管理和一些簡單的申報處理工作，缺乏購置后的設備使用、維護及維修等動態分析，不能與HIS等模塊進行有效對接，設備管理部門不能很好地掌握設備資產運作情況，存在數據不能共享、基礎數據不相符現象。采用原有的手工登記及單機信息化管理方式已無法實現設備的動態追蹤和實時管理。資產總賬不夠詳細，各種數據憑證零散，需要花費大量的時間去對賬[15]。因此，本研究認為，對設備的管理需要全生命周期的掌控，對設備的各項環節均可在系統中調取，并有完整的記錄。且能對設備使用中的所有信息進行匯總，從而進行系統的分析，通過分析設備使用情況數據確定設備是否足夠，以及申請添置迫切需要的手術設備，提高手術室設備管理效率，減少不必要的購置。

4 結語

醫院設備管理是醫院管理的重要內容，通過訪談被調研者提出的各類管理需求，設計一款適合醫院手術室的設備管理方案，對手術室設備進行規范化、制度化和科學化管理，減少設備損失和浪費，提高設備利用率和完好率，降低設備運行成本，使其發揮更大的效益[16-17]。訪談資料提示了醫院手術室設備管理的一些缺陷以及手術室各類相關人員對設備的使用、記錄、追溯、維保、維修及報廢等一系列管理手段的需求，整理分析具體的需求，便于更加貼切地設計出適用于醫院的設備管理軟件，形成更加科學的設備管理方案，從而保障設備安全有序使用，增加設備使用價值，延長使用壽命，更好地為手術服務。本研究對于未開展的設備信息化管理方案，很多被調研者可能無法考慮到其后續問題與需求，這些需求需要在測試方案試用中再次通過質性訪談的方式進行獲取并彌補，從而形成完整的手術室設備管理方案。