人社系統民生檔案管理工作的創新探索

董鵬飛

(山東省五蓮縣人力資源和社會保障局，山東日照 262300)

加強和改進人社系統的民生檔案管理， 需要針對人社系統的實際，并且調整人社系統中各種硬件、軟件的配套， 實現人社系統民生檔案管理的有效化與信息化。對于人社部門而言，如何進一步優化民生檔案的管理， 將影響人社系統是否能夠提供更加優質的民生服務， 這一點也對于人社系統的優化與改善有著積極的意義。 人社系統的民生檔案的管理應該針對管理中存在的漏洞，也就是采取更加科學化與有效的方式，提升人社系統的檔案管理規范性。

1 當前人社系統民生檔案管理的問題

當前人社系統在民生檔案的管理過程中， 存在著人員硬件配套不到位以及信息化程度不夠高等現象，這些問題都需要在管理的過程當中加以解決。 通過優化管理的方式， 能夠進一步加強人社系統民生檔案的管理模式，并且強化人社系統在管理過程中的高效化，因此為了提升人社系統民生檔案管理的有效性， 必須要正視當前人社系統民生檔案管理過程當中的主要問題。 下面將圍繞當前人社系統在管理過程中所存在的一系列現狀， 對人社系統民生檔案管理的主要問題進行分析。

1.1 人社系統民生檔案管理缺乏系統性

由于很多人社系統的民生檔案主要還是以紙質檔案為主，是由服務對象所填寫的各種類型的報表，這些報表都有相關業務部門加以蓋印和證實， 然而由于人社系統每天接收的各種民生檔案比較多， 這些相關的民生檔案是不是能夠及時地歸檔到相對應的文件夾內，也就是管理是否規范化，則是對人社系統提出來的考驗。事實上，人社系統應該針對民生檔案所存在的各種管理現狀， 組織專業的人力與物力進行配套的資源管理，這些相關的資源與檔案，通過一定的排列方式，按部就班進行整理，能夠提高人社系統管理效率，但是人社系統上沒有形成一些規范的規章制度， 對于這些民生檔案的管理實際上還沒有形成科學的管理方式，這些都是影響當前人社系統民生檔案規范化管理的主要成因。

1.2 人社系統民生檔案管理人員業務素質不高

當前人社系統在民生檔案管理的過程中， 往往需要依賴一些專業人員進行管理， 但事實上很多人社系統的民生檔案管理人員都是兼職的管理人員， 這些管理人員對于日常的檔案管理， 只是其繁重工作的一部分，由于需要抽出一定的時間對檔案進行管理，一旦這些檔案管理需要耗費大量的時間， 則大量的民生檔案在歸檔的過程中呈現出隨意性。 且民生檔案在管理的過程中，還需要有一定的檔案管理知識，這些檔案管理知識并不是人社系統的人員就能夠完全掌握的， 大部分的人社系統配備的工作人員對檔案管理還沒有形成成熟的概念， 這些都影響了當前人社系統相關資源的管理。因此缺乏專業人員的有效管理，是當前人社系統檔案管理過程中所突出表現出的一個重要問題， 而且這個問題一旦沒有解決， 人社系統的相關民生檔案的管理將進一步處在于失管的過程中。 如何進一步的解決這些問題， 當前有一部分的人社系統也進行了進一步的探索，包括邀請專業的檔案管理人員，對于相關民生檔案的管理人員進行培訓， 這些培訓雖然能夠在一定程度上解決民生檔案管理的現實問題， 但是對于專業人員的培養還是需要有持續性的規章制度。又比如，當前的人社系統， 在檔案管理人員方面也有嘗試以專業的檔案管理人員進行介入管理， 但是這樣又會占用一定的人員資源，在編制上也存在不可行的狀況。在這樣的一種問題與癥結的情況下， 如何解決人社系統的民生檔案管理問題， 也是當前需要進行解決的一個重點難點。

1.3 人社系統的民生檔案管理信息化程度不夠高

當前人社系統的民生檔案管理還存在信息化程度相對比較低的現象， 也就是當前大部分的人社系統所存檔的民生檔案， 其主要的管理還是采取紙質檔案管理的方式， 紙質檔案的管理雖然能夠追溯到一些源頭上的問題，但是不利于查找。一旦服務的對象因為解決一些民生問題需要查閱檔案的時候， 或者是人社系統中對于相關的對象進行調查時， 則需要翻閱大量的紙質文檔，在工作效率上面則相對較低。如果通過大量的翻閱紙質文檔， 則不可能在高效的前提下解決一些民生問題， 但是如果將大量的紙質文檔轉化為信息化的管理模式， 這需要一些配套的專業人員進行針對性的查找，并且對相關的信息進行重新編排，這也需要一定的資金和物力進行投入。信息化程度低，也制約了當前人社系統進行高效化的工作， 尤其是人社系統沒有形成信息化的管理思維，在管理上處在被動的狀況，這些也都會影響人社系統在民生服務方面的高效運作。

1.4 人社系統的民生檔案管理業務系統化規章基礎還沒形成

從當前各個地區的人社系統民生檔案的管理看，實際上很多人社系統的管理人員并沒有形成統一的規章制度， 也就是在民生檔案沒有進行信息化的處理情況下， 還存在很多區域的人社系統的民生檔案管理業務缺乏有針對性的規章。缺乏系統化的規章基礎，也將影響到民生檔案管理的科學化。從本質上看，任何一項工作都需要系統化的基礎， 作為引導人社系統的民生檔案，將關系到民生工作的實際，如果沒有系統化的管理思維， 則不可能真正意義上解決人社系統的民生檔案管理問題， 但是人社系統的民生檔案管理問題又需要一定的規章制度進行支持， 這是需要人社系統的相關行政主管人員，對于這些問題進行集中反映，由地方的政府針對人社系統的民生檔案管理， 制定相對應的規章制度， 這些規章制度也必須要符合人社系統的管理實際。

2 從基礎支持的角度上， 推動人社系統民生檔案管理的科學化

從上述的分析可以看出， 當前人社系統的民生檔案管理科學化，需要有扎實的基礎進行支持，這種基礎包括制度基礎，也包括硬件基礎，必須要投入一定的人力物力以及相關的財力， 推動人社系統民生檔案管理的科學化。 針對當前人社系統民生檔案管理的主要問題， 圍繞當前人社系統在管理過程中所出現的一些突出的現狀，從基礎的角度上看，人社系統的民生檔案管理主要從以下方面進行強化。

首先是夯實制度基礎。 人社系統的民生檔案管理將關系到民生服務的方方面面， 因此人社系統的民生檔案管理應該有一定的制度支持， 地方政府在制定相關的規章制度時要根據人社系統管理實際， 對人社系統的民生檔案管理進行進一步的細化， 包括對人社系統民生檔案管理責任的界定， 以及對人社系統民生檔案管理的各個細節， 包括規范的操作模式都有一定的制度支持。規范的操作模式，包括民生檔案在進入到人社系統的時候出現的一系列的流程， 這些流程包括對民生檔案的記錄以及對民生檔案的存檔等， 這些都需要有一系列的規范流程， 以此來保障民生檔案在進入到人社系統的過程中，能夠得到妥善的保管。

其次是夯實人才基礎。 人才基礎是當前人社系統在民生檔案管理過程中的重點也是難點， 因為很多人社系統之所以沒有對民生檔案進行科學的管理， 其最為突出的問題就是人社系統缺乏專業化的民生檔案管理人才。 所以人社系統一定要為民生檔案的管理奠定良好的基礎，包括提供優秀的人才，配合當前民生檔案的管理。民生檔案缺乏相對應的人才去管理，其實也需要人社系統對當前民生檔案的管理人員進行培訓。 通過專業化的培訓以及定期對民生檔案進行檢查， 人社系統可以督促專業的管理人員對于民生檔案進行規范化的管理，避免民生檔案出現管理盲區與無效化。

3 從硬件支持的基礎上， 推動人社系統民生檔案管理的高效化

人社系統民生檔案管理的高效化， 需要從信息化支持以及相關硬件的支持基礎上， 才能夠實現人社系統民生檔案管理的高效發展。 民生檔案和管理實際上是離不開信息化的一些管理模式， 而這些管理模式需要人社系統投入一些相關的人力與物力， 特別是幫助人社系統民生檔案轉化成為可供快速查閱的內部信息化檔案，幫助人社系統搭建起高效行政的基礎。

第一方面， 人社系統應該積極地推動信息化管理的硬件配套， 幫助當前人社系統民生檔案轉為信息化的數據。 因為人社系統的信息化管理是需要一些相關的資源，這些資源需要根據當前數字化管理的實際，把民生檔案轉變成為可供查閱的網絡數據， 這些網絡數據通過人社系統的內部網頁可以進行查詢， 這是需要通過一系列的信息化硬件的支持， 幫助人社系統形成這種科學化的管理模式。因此這種硬件的投入，是需要一定的資金的支持，人社系統可以根據其自身的實際，由專業的網絡公司搭建起這種內部的網絡信息平臺，進一步強化人社系統的民生檔案管理信息化。

第二方面，當前人社系統的民生檔案管理，需要有具體的管理儲存場所， 也就是必須要有定點的管理模式。以往之所以出現民生檔案不易查閱及主要問題，還是因為大部分的人社系統的民生檔案， 沒有專門的儲藏空間，導致在管理的過程中出現查閱不便的現象。因此，在人社系統的民生管理科學化發展的過程里，應該根據民生檔案的數量情況，形成專門的檔案管理室，配備恒溫恒濕的控制系統。 對紙質檔案容易出現毀壞等現象，要避免用容易產生腐蝕性的檔案管理盒，同時對原來民生檔案所使用的金屬釘書釘以及金屬夾等，要全部去除，避免這些金屬構件對于紙質檔案的腐蝕。同時對于一些已經失去效力的檔案要及時清理， 進行無害化處理。

4 結語

人社系統的民生檔案管理涉及人社系統民生服務的方方面面，對人社系統而言，只有管理的科學化與有效化才能夠真正意義上解決當前民生檔案管理無效化的問題。如何進一步提升人社系統的民生檔案管理，實際上就需要根據人社系統民生檔案管理過程中所遇到的主要難題，從基礎建設以及硬件配套等入手，從人才配備和制度建設的方面加以輔助， 進一步強化當前人社系統民生檔案的管理。在未來，人社系統的民生檔案管理必然是需要信息化的知識， 因此加強對人社系統民生檔案的管理優化， 將提升人社系統管理服務的有效性。