淺談教學秘書的職責定位與應具備的崗位能力

巴鋆妲

（天津財經大學，天津 300222）

教學秘書擔任的工作繁多繁碎。從學生入學到畢業，從學校開學到期末，學生和任課教師的學習和工作都與他們息息相關。既有學校統一的工作任務，也有來自各分管系院的特定工作。繁多的工作要求教學秘書要對崗位職能有充分的認識，并時刻保持清醒的頭腦，具備及時有效的溝通能力與較強的業務工作能力，才能處理好各項工作任務，維持好學校的教學運行。

1 高校教學秘書崗位的工作職責

1.1 確保教學工作正常、有序進行

一般情況下，高校教學秘書主要負責院系的教務管理、學籍管理、教學計劃的執行及日常教學管理工作的調度，具體涉及事務如：排課、退選課、期末考試、論文開題、論文答辯、材料歸檔、各種評估報告的撰寫、提供數據等工作。這些工作總體來說就是要確保學校教學工作能平穩、有序地進行。這其中既有臨時性、突發性的工作，如教師的調停課、學生的休復轉退等，也有周期性、常規性的工作。

教學秘書的很多教學工作是具有周期性的，流程化、規律化較強。以學年學期為周期，如上半學年，新生的入學教育，下半學年的畢業生資格審核。每個學期開學初的補考安排，成績復核、期中的教學檢查，期末的考試安排、為新學期進行排課等工作。教學秘書需要根據教學工作的流程，結合教學實際情況以及工作性質的重要度、緊急度，合理安排工作進程與時間，保證教學工作順利平穩進行。在日常教學工作中，教學秘書會經常面臨臨時性、突發性事件工作，這些工作往往都帶有“急”的特點，教學秘書應按照教學工作流程，及時有效與靈活的處理教學過程中出現的各種問題。同時可根據實際情況及時與院系以及教務部門等溝通，及時解決。如臨時調整上課時間地點，或者尋找代課教師等，以避免教學事故的發生等。

1.2 在工作中起到橋梁、紐帶連接作用

高校教學秘書在高校教學運行管理工作中，具有承擔擔任各部門之間溝通的職責作用。他們是學校教學管理、運行過程中的組織員、實施員、協調員與服務者，起到非常重要的橋梁、紐帶作用。教學秘書立足于服務教學運行管理這一中心、服務教師與學生，執行院系領導的教學決定與工作布置要求。同時也對接著學校和各自院系，承擔著信息上傳下達的工作。例如：及時向院系領導匯報、向教師傳達教務部門等下發的各種文件、布置的各項工作要求、進度與安排，督促相關人員按時完成工作，并及時上報。同時在教學過程中遇到問題時，就需要教學秘書及時將這些問題跟上下部門溝通報備，否則有可能造成教學事故。在溝通的過程中，既要完成工作任務，保證各方的合理需求。在院系教學單位，最重要的工作就是培養經濟社會發展需要的高質量的專業人才，也是學校工作的中心，所以這其中最重要的是維護學校整體的教學秩序的有效運行這個根本利益。教學秘書所有工作都應該是圍繞這個根本任務。但是在教學具體工作中，由于學校、處室、院系等部門工作各有其特點，工作的任務、崗位職責與工作人員的思維方式有不同，所以教學秘書工作要堅持從學校、院系全局出發、不計較個人在工作中的得與失、心胸開闊、任勞任怨、努力工作，以容納閑言碎語甚至是怨言，通過溝通協同努力使不協調的環節逐步走向協調、統一。做到為領導分憂，為師生的合理利益做好服務。

1.3 當好領導的助手參謀

教學秘書要為院系領導的決策提供必要的數據依據和工作上的具體建議，做好教學各環節的工作。教學秘書的助手參謀作用，主要體現在協助院系領導處理日常教學運行管理工作, 主要包括: 人才培養方案的收集匯總、根據教學計劃的要求與院系師資的具體情況,編寫教師教學任務書、編制班級課程表,檢查、落實教師的上課、調停課與補課情況。確保教學計劃中制訂的課程與教學實踐環節正常執行；協助院系領導檢查、落實課程教學大綱的制定與執行情況；以及落實教學任務, 收集、檢查、整理教師開課情況,認真地完成教務處及院系領導布置的各項任；制定、學期的講座, 觀摩教學的時間、地點, 確定主講教師等；協助院系領導、專業帶頭人協調畢業班的論文答辯工作；協助院系領導檢查、落實、總結中期教學情況, 召開學生座談會, 將學生們的學習情況和教師的講授情況及時反饋給院系及教務部門，幫助其及時進行調整解決教學中存在的問題。按時向教務處匯報本院系教學情況；協助教務處做好每學期教師工作量的考核工作。

2 高校教學秘書應具備的能力

2.1 思想政治素質

高校的教學秘書一定要具備過硬的政治素養，正確的政治方向。習近平總書記在全國教育大會上強調，黨的十八大以來，我們圍繞培養什么人、怎樣培養人、為誰培養人這一根本問題，全面加強黨對教育工作的領導，堅持立德樹人，加強學校思想政治工作。高等學校教育教學工作要堅持立德樹人、教書育人，把堅定正確的思想政治方向放在育人的首要地位。習近平總書記對當代高校要圍繞立德樹人的根本任務進行辦學治校做出了一系列的指示。這不僅包含了對高校堅定正確辦學方向的政治要求，對教師師德師風的素質要求，同時還包含了對青年學生德才兼備的成長要求。把堅持中國特色社會主義教育發展道路，培養德智體美勞全面發展的社會主義建設者和接班人作為治校的之根。這就要求高校要牢牢把握社會主義辦學方向，培養滿足經濟社會發展需要的社會主義建設者和接班人。教學秘書作為高等學校一名教育工作者，首先要具有正確的思想政治素養，正確的思想政治方向，同時要具有熱愛教育的情懷、淡泊名利，嚴格要求自己，不斷提升自己。工作中堅持教書育人、管理育人、服務育人。在院系實際工作中，教學秘書經常參與部門領導在教學管理過程中一些重要事項的決策，并負責記錄以及對重要教學檔案的管理工作，如果不具備一定的政治素養，是無法勝任這項工作的。所以對教學秘書應具備的能力來說，思想政治素質是首位的、是最基本的要求。

2.2 良好的協調溝通能力

教學秘書是院系教學運行管理工作中的中樞，上對學校、院系，下對一線教師和學生，起著上傳下達、相互溝通的重要作用。教學秘書工作需要具有良好的協調溝通能力，在日常的教學運行管理工作中，經常要與學校職能部門聯系溝通，解決院系的教學需要。如聯系現代教育中心，解決臨時使用機房等問題。要與本部門領導和師生溝通，解決在教學實施環節上的問題。如教師生病找代課教師的問題等。所以教學秘書要具備良好的協調溝通能力與表達能力，與部門領導以及師生要經常主動進行溝通，協調在教學運行管理工作中出現的問題，甚至是矛盾與沖突，以保障教學工作的高效順利進行。

2.3 現代化辦公與管理能力

當下高校大多已實行信息化教學管理模式，學校基本實現了數字化校園。以教務管理系統為中心，教務管理數據為學校數字化的基本數據。實現了專業教學計劃管理、教學任務管理、課程管理、排課調課管理、教室管理學生網上選課、網上評教、學生成績管理、學籍管理、畢業設計等教學工作。信息化教學管理已經成為教學秘書在工作中首要的、重要的工作手段。教學管理的信息化、大規模網絡化要求教學秘書要熟練運用現代信息技術，掌握各類教學管理軟件的流程、性能與要點，要善于吸收新知識、新技能、新的管理方式與手段，才能緊跟時代信息技術的快速發展，不斷探索提高教學運行管理的效率，為師生提供更加方便快捷優質服務。

2.4 專業的認知能力

高校教學秘書的工作相比于學校的其他的行政部門需要有很強的專業性，這就要求教學秘書掌握高等教育教學管理的基礎知識、基本流程、基本規律，還要熟悉院系各學科的知識體系與課程要求，了解其課程教學的組織方式與特點，熟悉人才培養方案的具體內容和特點，教學計劃設置的原則和主要課程的內容。只有掌握了院系各學科一定的專業知識，教學秘書才能提出解決問題方案，及時有效協調、解決院系內部教學過程中、院系與學校之間、教師與學生之間出現的各類問題。教學秘書在具備較強的事業心和高度的責任感的同時，還要具備一定的專業認知能力，這是作為教學秘書應具備的一項重要的工作能力。

3 結語

高校教學秘書崗是一項非常重要的工作崗位，他不僅保障了高校教學工作的正常有序進行，同時對于高校教學質量與人才培養質量等，都起到了重要的積極的作用。教學秘書所擔任的工作任務繁多復雜，在學校教學工作以及各部門之間起著重要的溝通橋梁的作用，工作性質及其重要。所以教學秘書要勇于創新，努力工作，不斷提高自己的各項工作能力與素養，緊緊圍繞服務學校教學這個中心工作，以自己良好的工作與服務促進學校教育教學質量的不斷提升。