精細化管理在醫院檔案管理中的應用
——基于X 醫院

文淑瓊

（廣東省婦幼保健院 511400）

引言

作為醫院內部管理工作的重要構成之一，檔案管理的精細化程度在集大程度上影響著醫院的規范化管理。目前，我國大多數醫院的檔案管理模式仍屬于粗放型，時常出現檔案丟失或者是損毀的不良情況，給醫院的長久發展造成了不小的阻礙。而X醫院在開展檔案精細化管理模式之后，不僅在檔案管理水平上得到了突破，而且為醫院綜合管理能力的發展提供了強大助力。現對X醫院的檔案精細化管理模式進行探討。

一、醫院檔案管理工作的開展意義

一般情形下，醫院檔案主要記錄的是日常工作的相關內容，可以為醫務工作者開展醫療服務提供一定的借鑒。因此，提升檔案管理能力和水平，能夠促進醫療服務順利、有序的開展，能夠為醫院的正常運轉提供強大保障。和其他事業單位存在一定差異的是，醫院的檔案多記錄于紙張、光盤以及電子硬盤之中，而記錄的格式多以視頻和音頻為主[1]。實現檔案管理的規范化發展，能夠讓醫護人員在回顧醫療行為的情況下順利完成學術研究與交流，對于提升醫院的診療水平具有不可替代的作用。與此同時，檔案還可以被用作為某種證據，以保障醫院的合法利益不受侵害，此舉還能維護醫院和諧、穩定的發展。

精細化管理理念的提出者是美國學者泰勒。隨后這一理念逐漸流向各國，并被各國學以致用，例如在上世紀七十年代，日本提出的“精益生產”理念就是精細化管理理念的眼神與擴展[2]。X醫院將精細化管理理念付諸于檔案管理這一實踐過程中，完成了對檔案科學、合理的分類管理，在優化了管理流程之后實現了管理效率的進一步增長。與此同時，X醫院還引入了信息化管理技術，為檔案管理提供了先進的技術支持，為發揮檔案管理的效益提供了相應的保障。

二、醫院檔案管理工作中存在的漏洞

（一）檔案管理體制尚未得到完善 為了追求經濟效益，眾多醫院仍處在重點關注經營管理的階段，制定和實施的管理制度通常無法給到檔案管理相應的支持。這一忽略檔案管理重要性的做法，導致檔案管理人員難以規范、有序的開展相關工作，進而對檔案管理的實際效果產生了一定的破壞。情況較為嚴重時，醫療服務本來的秩序也會受到干擾，醫院的發展動力也會得到削減。

（二）未采用先進的管理方式 部分醫院內的檔案管理模式仍屬于粗放型管理，致使檔案管理工作十分缺乏具體而又有針對性的標準，一旦出現管理上的混亂就會嚴重破壞醫院的工作秩序。與此同時，醫院其他部門的工作人員并不了解檔案管理，或者是對該項工作缺乏足夠的重視程度，因而難以在部門合作中實現融洽配合，導致檔案的收集和整理工作存在一定的難度[3]。

（三）信息化設施的配備不足 在醫院服務能力得到快速提升的情況下，醫院內產生的數據信息量也在不斷增多，這就導致醫院的檔案管理工作面臨著更加嚴峻的挑戰。還需要提及的是，由于醫院自身不重視檔案管理，因此在該工作上的投入力度較低，并沒有構建完善的信息化檔案管理系統，使檔案管理始終停留在較為落后的水平上。

三、精細化管理理念用于檔案管理的若干對策探討

（一）完善檔案管理體制 醫院內的檔案管理工作如若得不到制度層次的支持與規范，就難以對工作人員形成約束力，十分不利于日常檔案管理工作的有效開展。因此，醫院應當以融入精細化管理理念的方式完善現有的檔案管理體制，在確保管理質量的基礎上實現管理效率的穩步增長。具體來講，醫院方面應當建立并不斷完善崗位責任制，清晰劃分每一位管理人員的崗位職責和相關義務。此舉能夠塑造并強化管理人員的風險意識和責任意識，加強對自身行為的約束力。與此同時，醫院方面應當構建合理的檔案管理規范，明確在檔案收集、整理以及查閱等方面的實際要求，并敦促檔案管理人員以此為基礎開展相關工作，確保檔案管理能夠朝著規范化的方向發展。

（二）創新檔案管理方式 屬于粗放型管理類型的檔案管理模式較為傳統，會對當下的檔案管理工作產生較多限制，且容易因為檔案管理標準的混亂，導致工作人員多憑借主觀性隨意對檔案進行管理。一旦檔案發生丟失或者是損毀以及泄露等問題，就會使得醫院的管理工作陷入被動，難以維護正常的工作秩序。因此，應當將精細化管理理念融于醫院內的檔案管理工作中，當工作人員學習并理解了新的管理理念之后，就能以此為基礎對落后的管理辦法進行揚棄或創新。舉例來講，可進行以下操作：一，在收集醫院檔案時，通常會面臨著數量龐大的數據資料，此時應當根據劃分好的類型依次進行收集和記錄，并準確標記出檔案收集相關信息；二，在將檔案進行歸檔時，首先需要將同類型的文件歸置在一起，其次應該對內部差異進行排序，確保歸檔工作的規范性。與此同時，在歸檔過程中應指派專人進行監管，避免整理工作出現混淆等情況；三，如有他人前來借閱醫院檔案，應當出示部門批條或其他有效支持[4]。在借閱過程中，應當對借閱信息進行詳細記錄，明確每一份借出檔案的具體去向，避免出現歸檔不及時或者是無法溯源等問題。

（三）提升檔案管理人員的職業素養水平 從實際情況來看，醫院檔案管理人員之間的綜合素質水平存在較大差異，部分檔案管理人員并不具備專業的檔案管理知識和能力，難以有效保障檔案管理的實際效果。為此，培養員工的綜合素養，是提升檔案管理工作質量及效率的必要措施。具體來講，可開展以下幾方面的內容：一，在選拔檔案管理人才時，應當考慮到該工作的專業性。該專業出身的應聘者本身具備一定的專業知識與技能，能夠符合該崗位的工作要求，在保障工作質量方面具有更多的自主性，因此需要多招聘專業對口人才。其次，應當對招聘者的職業素養、道德和法律意識進行全面評估，只有符合要求的應聘者才能上崗；二，醫院方面應當對檔案管理部門的工作人員組織技術培訓，培訓方式可分為兩種：一是按需培訓，即針對崗位需求進行有針對性的培養；二是專項培訓，即著重培養某些檔案管理相關的專業能力。在展開培訓之前，還應該對工作人員的實際工作能力進行考慮和分析，在明確工作人員的不足之處滯后，再采取有效的培訓方案；三，醫院方面應當考究自身績效考核體系的完善程度，將考核內容置于檔案管理的各個環節之中，并建立規范且有效的績效標準。具體來講，應當對工作人員的檔案管理水平、服務態度、責任意識以及犯錯情況等內容進行綜合考評，采取相對應的獎懲措施，在不打擊員工積極性的同時進一步約束工作人員的行為。

（四）加大信息化設施建設力度 在大數據時代的浪潮之中，醫院所需要處理的數據信息量也在快速擴張，如果延用以往的粗放型檔案管理模式就難以實現醫院發展的現代化要求。針對這一情況，醫院方面應當加大信息化設施的建設力度，構建檔案信息化管理系統，培養檔案管理人員通過系統來實現對檔案的批量化管理操作，在提升數據處理速度的同時，提高檔案管理的可靠性。與此同時，檔案管理人員可以在建立數據庫的基礎上，針對其他部門設置訪問權限[5]。各部門都能夠獲取到權限內的數據信息，在保障了數據安全的同時也提高了醫院的信息化管理水平。此外，醫院方面還可以引入云存儲和云備份等技術用以存儲檔案信息，同時還需要指派專業人員進行數據維護，一旦系統受到破壞，應立即進行數據恢復，避免數據發生丟失或合適泄露，此舉能夠為保障數據信息的安全和維護醫院的正常運作提供重要支持。

四、結束語

綜上所述，醫院檔案管理工作應由傳統的粗放型管理逐步向精細化管理方向進行過渡和發展。只有實現對各個工作環節的管理與控制，并將責任義務明確劃分至個人，才能在約束員工行為的基礎上實現醫院管理工作的穩定開展。