當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的不足與優(yōu)化策略研究

李健

（南陽(yáng)市中心醫(yī)院，河南南陽(yáng)，473000）

人事檔案是合理配置人力資源的重要依據(jù)，伴隨醫(yī)院體制改革，提高人事檔案的利用效率至關(guān)重要。然而，人事檔案管理并不能帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理重視程度仍不足，現(xiàn)代化的人事檔案管理發(fā)展滯后，嚴(yán)重阻礙了人才的開(kāi)發(fā)與利用。筆者經(jīng)過(guò)數(shù)月的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)諸多綜合醫(yī)院，于現(xiàn)階段人事檔案管理中存在較多的不足，現(xiàn)加以概述。

1 醫(yī)院人事檔案管理于現(xiàn)階段表現(xiàn)出的不足

1.1 仍沿用落后的管理方式

現(xiàn)階段，我國(guó)仍存在較多的大型醫(yī)院，人事檔案管理沿用傳統(tǒng)的方式，重在利用人工進(jìn)行檔案的記錄與整理歸類(lèi)，嚴(yán)重與新時(shí)期的信息化建設(shè)脫節(jié)。沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，醫(yī)院不僅需要增加管理費(fèi)用，且嚴(yán)重降低了管理質(zhì)量，檔案丟失、受損等情況時(shí)常發(fā)生，不利于檔案的開(kāi)發(fā)與利用[1]。與此同時(shí)，人事檔案的人工保管，工作人員面臨的工作繁雜、任務(wù)量重，工作失誤也難以避免，嚴(yán)重阻礙了檔案利用效率的提升。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)備投入不足

基于醫(yī)院的行業(yè)特點(diǎn)，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更多的集中在病房環(huán)境的改善，以及醫(yī)療器械的購(gòu)置上，對(duì)人事檔案的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)等重視不足。目前，很多的綜合醫(yī)院，其人事檔案管理部門(mén)辦公環(huán)境較差，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺少，難以采用電子檔案的形式進(jìn)行管理。此外，檔案儲(chǔ)存室的基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺少隔熱、防潮等設(shè)備系統(tǒng)，內(nèi)部?jī)?chǔ)存的紙質(zhì)檔案受到環(huán)境侵蝕，多出現(xiàn)變黃、霉變、蟲(chóng)蛀等損傷，造成檔案信息的缺失。

1.3 沒(méi)有形成健全的管理制度

制度缺失在醫(yī)院人事檔案管理中一直以較為嚴(yán)重的問(wèn)題，雖然國(guó)家在近幾年相繼出臺(tái)相關(guān)的政策制度，但是具體推行與落實(shí)的少之又少。與此同時(shí)，諸多醫(yī)院沒(méi)有針對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行制度規(guī)范，檔案管理的隨意性較強(qiáng)，不利于檔案的規(guī)范化管理與合理利用。比如說(shuō)，保管存放規(guī)范操作，檢索、查閱等具體要求等沒(méi)有指定詳細(xì)的規(guī)定，管理人員往往依據(jù)自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行。

1.4 管理人員綜合素質(zhì)普遍較低

人事檔案管理具有復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性等特點(diǎn)，醫(yī)院應(yīng)設(shè)立相關(guān)的部門(mén)，由專(zhuān)業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)[2]。但是，現(xiàn)階段部分醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的重視程度不夠，多數(shù)由院內(nèi)行政人員兼任管理工作，管理人員具備的實(shí)際管理能力低，尤其在面臨醫(yī)務(wù)人員轉(zhuǎn)崗、考核、晉升等情況時(shí)，因管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，往往降低了人事檔案的利用率，管理也問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。

2 醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化策略

2.1 充分運(yùn)用信息化管理手段

新時(shí)期，信息技術(shù)日漸完善，并日漸滲透到社會(huì)各行業(yè)之中，基于人事檔案管理的復(fù)雜性，醫(yī)院應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，運(yùn)用信息化管理手段開(kāi)展檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，首先應(yīng)引進(jìn)信息設(shè)備，為電子檔案的形成構(gòu)建基礎(chǔ)條件，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集與整理，促進(jìn)人事檔案信息的綜合利用。運(yùn)用信息化管理手段，有效避免了人事檔案的壞損，且更利于檢索與查閱，利用效率將大幅提升。

2.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

有效提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量，首要任務(wù)應(yīng)為完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，人事檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境，以及軟硬件設(shè)備的完善情況，是進(jìn)行人事檔案管理的前提與基礎(chǔ)，只有不斷對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行更新，才可為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。基于此，醫(yī)院應(yīng)首先給予足夠的資金支持，通過(guò)申請(qǐng)撥款、設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金等方式，為基礎(chǔ)設(shè)施的改善提供資金保障[3]。此外，醫(yī)院應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展，充分利用新時(shí)期的先進(jìn)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案儲(chǔ)存室的防潮、隔熱處理，避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損壞。

2.3 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理工作需要相關(guān)制度的約束，醫(yī)院應(yīng)針對(duì)當(dāng)前的制度建設(shè)情況加以完善，根據(jù)當(dāng)前管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，制定規(guī)范條例，為檔案管理工作各環(huán)節(jié)提供制度保障，以全面規(guī)范檔案的管理工作。首先，針對(duì)檔案管理人員，應(yīng)制定明確的責(zé)任制度，對(duì)管理人員的職能加以定位，將具體的管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人；其次，要全面梳理檔案管理的各項(xiàng)工作，對(duì)檔案的收集、查閱、銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)遞、保存等各項(xiàng)工作制定詳細(xì)的規(guī)范，提高管理質(zhì)量與效率。

2.4 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前社會(huì)人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，對(duì)人事檔案管理工作提出的要求也越來(lái)越高，無(wú)疑要求檔案管理人員具備更高的綜合素質(zhì)。其一，管理人員要具備專(zhuān)業(yè)的技能知識(shí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)；其二，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)復(fù)合型人才的應(yīng)用，在滿足基本業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，聘用具備信息處理技術(shù)的管理人才；其三，重視管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)人員的思政教育，提高責(zé)任意識(shí)。

小結(jié)：

綜上所述，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題頗多，醫(yī)院需不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，創(chuàng)新人事檔案管理方式，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與制度建設(shè)，并提升檔案管理人員的技能、責(zé)任意識(shí)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作加以優(yōu)化。