新形勢下醫院檔案管理工作的新思路探究

趙唯茳

通海縣中醫醫院 云南玉溪 652700

一、引言

信息化時代的迅速發展帶動了許多行業的發展，在醫療衛生行業也是如此隨之進入現代化發展階段，醫院檔案管理是醫院的管理工作的重要環節。雖然依據發達的現代技術可以把醫學檔案積極進行升級創新，但是畢竟檔案管理方式的更新速度趕不上信息化發展速度，這使得在檔案管理的融入現代化過程中，由于受傳統醫院檔案管理方式影響，會出現很多難以及時改正的問題，這需要我們充分了解這些問題，在今后改革中積極改變創新。

二、新形勢下醫院檔案管理現代化存在的問題

（一）缺乏健全的管理體制

管理體制是任何單位企業必備的，尤其是對于檔案保存要求極其嚴格的單位來講檔案管理體制可以說是核心體制。現階段我國醫院的檔案管理在管理制度上存在著與社會發展不協調問題，管理制度的不健全，使得在檔案的基本管理上出現混亂，也會造成各類醫學基本設備、用材出現分類混亂、模糊現象。醫院的檔案管理一般是按照科室進行劃分管理的，不健全的管理體制會造成各科室之間工作分工以及交接不協調，使得檔案管理無法按照正常的管理秩序進行，根本無法發揮出應有的作用，甚至會出現醫學檔案的丟失，嚴重影響醫學檔案的完整性保存、查找困難等情況。

（二）專業管理人員缺乏

現階段的檔案管理還沒有完全達到信息化和人工智能化管理，仍然需要專業的關了能源進行管理，醫院檔案在進行專業管理的過程中，很多人員不是專業檔案管理人員，僅僅是對檔案進行兼職性管理，而在行政、醫技和行政上都沒法進行管理。兼職管理人員相對專業管理人員而言缺乏相關的職業技能和檔案管理工作經歷以及對檔案管理的專業性，使得檔案管理在整體水平上就會出現誤差，使得醫院檔案管理進入一種不規范性管理狀態。

（三）缺乏檔案管理投入

傳統的醫院檔案管理都是分散型管理，由醫院各科室自主管理檔案，缺乏專門的檔案管理機構，不規范、不專業的管理以及很低的支持力度，使得檔案管理水平一直處于落后狀態，現代化水平很低。現在很多的醫院為了提高醫療水平只是在單方面的重視醫療設備的更新，完全忽視了醫學檔案的管理，使得醫院軟件設備水平十分落后，完全與硬件設備不相匹配，無法適應現代醫改工作的新趨勢。

（四）檔案管理的不規范性

檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，傳統的檔案管理方法陳舊，使得檔案管理工作嚴重被忽視，形成檔案管理者不能根據醫療工作發展的現代化趨勢狀況。現在醫院對檔案的管理普遍存在不規范性和隨意性，使得在醫院檔案的收集、制作、保存方面出現層出不窮的現象，更嚴重的還出現檔案的重復保存和檔案丟失現象，嚴重影響了檔案管理的完整性，或者各科室在對醫學檔案移交或者交接時出現檔案散亂，缺失是的檔案的再次保存難度加大，嚴重影響醫院管理工作效率。

（五）檔案安全機制缺失

傳統的分散新管理方式，容易造成檔案安全性缺失，材料遺失、錯誤、混位等現象。醫院缺乏完善的檔案管理監管機制，使得檔案管理使用過程出現很大隨意性。信息化的高速發展，檔案電子管理模式盛行，但是對于紙質檔案都存在很大的管理缺陷，電子檔案更會面臨巨大的安全隱患。

三、新形勢下醫院檔案管理現代化問題的對策

（一）健全檔案管理制度

制度是管理最基本的準繩，醫院檔案管理制度是完善檔案的保管工作的基本保證。根據醫院的具體情況制定相應的策略，設立檔案保管期限制度，對檔案進行規制化管理；成立獎勵機制，充分調動管理人員積極性，保證醫院檔案管理制度可以有序的進行。根據信息化發展背景，成立專業的檔案管理小組，合理劃分工作職責，針對檔案管理中出現的問題就可以及時的探討，及時對借閱檔案進行監督管制，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，讓醫院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規范化管理，保證檔案資料的完整性和連續性。

（二）提高管理意識

專業的檔案管理需要檔案管理人員具備一定的業務水平，醫院檔案管理是將醫院檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化，現階段醫院檔案管理人員素質普遍較低，專業性較低，對檔案管理的人員沒有正規培訓和考核。提高醫院檔案管理水平，積極組織檔案管理人員業務培訓，多方位對檔案管理人員定期進行考核。發揮管理人員主觀能動性，走創新發展路線，提高醫院所有人員對檔案的管理意識，加大院方對檔案管理的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念，把醫院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環節促進醫院管理工作發展，提高業務水平。

（三）引入電子檔案

檔案現代化管理就是利用現代技術對以往的、現有的檔案進行科學、合理的管制、利用。引入計算機電子檔案管理，不僅僅可以減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。電子檔案管理模式是信息化時代的必然產物，是大時代發展之必需。用電子數據對醫院檔案進行互聯網存儲，極大地擴大了檔案的存儲內容和范圍，延長了儲存時間。醫院應根據自身實際情況逐漸發展，循序漸進走向醫院檔案管理的網絡化發展，避免資源浪費，通過醫療衛生檔案綜合研究各種常見病、多發病和疑難病，提高醫學診療技術。

（四）檔案的保密信息化

檔案的保密、利用機制信息化共分為以下幾點：第一，對于不同檔案資料設定不同的保密級別，與之對應的設置不同的管理密鑰，尤其對高級別的檔案資料來說，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負責；第二，檔案利用機制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結合大數據技術打造“數據挖掘、數據分析、數據利用、數據更新”的新型檔案利用機制。

四、結語

隨著科學技術的不斷發展，醫院檔案管理手段、管理流程也需不斷優化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個方面入手不斷創新工作方式，同時還須加強信息化人才建設和管理制度建設，開創檔案管理工作新局面，開拓信息化時代下檔案管理工作新方式。