人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

◎姜 波

（新疆兵團(tuán)第六師五家渠市水利工程管理服務(wù)中心 新疆 五家渠 831300）

人事檔案資源在人才選擇方面發(fā)揮著重要作用。現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的深入發(fā)展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)活動(dòng)有效開展，能夠切實(shí)保證檔案資料的安全性、完整性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)。主要是表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，順應(yīng)行業(yè)發(fā)展內(nèi)在要求。信息技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)行業(yè)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統(tǒng)管理方式工作效率較為低下。積極開展信息化建設(shè)工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進(jìn)該項(xiàng)工作朝著社會(huì)化、開放化方向發(fā)展[1]。

第二，切實(shí)保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)人事檔案管理，主要是紙質(zhì)檔案資料，其在長期的保存、管理和利用環(huán)節(jié)會(huì)容易受到蟲類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術(shù)手段，開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續(xù)開展檔案資料的查閱和使用活動(dòng)提供良好支持。

第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術(shù)手段支持下，數(shù)字化處理各項(xiàng)人事檔案信息資料，工作效率逐步提升，還能夠充分共享信息資料，簡化工作流程，促進(jìn)整體人事檔案管理工作不斷完善，提升人事檔案管理工作的實(shí)施效果。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施策略

積極開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作，將能夠有效提升整體工作水平，其中需要結(jié)合現(xiàn)階段工作開展情況，采用一些合理可行的方式和手段。

（一）轉(zhuǎn)變和更新工作理念

現(xiàn)階段檔案管理部門首先要不斷轉(zhuǎn)變和更新自身工作理念，高度重視信息化建設(shè)在人事檔案管理方面的重要性，堅(jiān)持信息化建設(shè)的指導(dǎo)方針，促進(jìn)管理工作順利開展并取得良好成效。其次，檔案管理部門可以定期組織座談會(huì)，研究如何更好發(fā)揮人事檔案管理信息化建設(shè)的作用。檔案管理部門相關(guān)人員要注重加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入研究信息化建設(shè)的實(shí)施路徑，創(chuàng)新管理方式和手段，高度重視先進(jìn)信息化技術(shù)手段的應(yīng)用成效。再者，檔案管理部門在引進(jìn)信息化建設(shè)理念和方法的過程中，要結(jié)合單位的實(shí)際情況，強(qiáng)化工作實(shí)踐，有效應(yīng)用信息化技術(shù)手段，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，始終遵循著循序漸進(jìn)的原則，加大技術(shù)研究方面的投資力度，針對(duì)管理內(nèi)容和管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善和改進(jìn)[2]。

（二）實(shí)施一體化管理

人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，要從全過程入手進(jìn)行管控，實(shí)施數(shù)字化處理工作，積極開展檔案信息資料的存儲(chǔ)和備份工作，保證這些資料的安全性，并提升電子檔案管理水平。加強(qiáng)一體化人事檔案管理工作的實(shí)施，制定科學(xué)的規(guī)章制度，明確規(guī)定各項(xiàng)工作的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案管理可以嚴(yán)格按照既定規(guī)范和要求進(jìn)行，提升該項(xiàng)工作的實(shí)施效果。材料建檔、歸檔、借閱、查詢、盤點(diǎn)以及處理等多個(gè)程序中，都要按照人事檔案管理規(guī)定，全面掌控工作實(shí)施環(huán)節(jié)，符合信息化建設(shè)工作的要求，有效提升人事檔案信息資料的接收、傳輸以及使用效果，充分發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢(shì)和作用，保證信息化建設(shè)工作的有效開展[3]。

（三）建設(shè)一流的管理團(tuán)隊(duì)

高水平人事檔案管理人員在推進(jìn)信息化建設(shè)活動(dòng)穩(wěn)步實(shí)施方面發(fā)揮著積極作用。檔案管理部門首先要不斷引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人員。這些人員有著專業(yè)的檔案處理能力和信息化技術(shù)手段，能夠優(yōu)化現(xiàn)階段檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，給整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)注入更多新鮮血液。

其次，人事檔案管理人員要遵守各項(xiàng)工作的規(guī)章制度，嚴(yán)格按照工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用多種技術(shù)，并不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，用最先進(jìn)科學(xué)的理論成果武裝自身，更好應(yīng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作。人事檔案管理人員要注重加強(qiáng)自我道德修養(yǎng)建設(shè)，保持高度的工作熱情和良好的職業(yè)道德，保證人事檔案管理工作的實(shí)施效果[4]。

再者，要結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際需求，定期組織檔案管理人員培訓(xùn)工作，切實(shí)提升他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能水平，通過開展培訓(xùn)班活動(dòng)實(shí)施系統(tǒng)性的培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的綜合能力。要為人事檔案管理人員提供更多進(jìn)修和訪問方面的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，拓展管理人員的視野，積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理念和管理技術(shù)，以更好推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)工作。

（四）加大軟件和技術(shù)開發(fā)力度

提升人事檔案管理信息化建設(shè)工作的整體實(shí)施水平，需要注重相關(guān)管理技術(shù)，持續(xù)加大人事檔案管理信息化軟件和相關(guān)技術(shù)的研發(fā)投資，給科研工作的有效開展提供良好支撐[5]。信息操作平臺(tái)是開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作的載體，因而要注重對(duì)其進(jìn)行研究，對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)操作軟件加以更新和優(yōu)化，使其適應(yīng)不斷提升的檔案管理需求。科學(xué)構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，明確系統(tǒng)多方面的實(shí)際應(yīng)用功能，包含查詢、格式管理、交換、信息維護(hù)以及代碼功能等。開展信息化管理人事檔案的過程中，數(shù)據(jù)系統(tǒng)中存在著大量的人事工作數(shù)據(jù)，要不斷優(yōu)化和升級(jí)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，全面提升數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實(shí)際服務(wù)質(zhì)量和使用效率，同時(shí)要開展定期維護(hù)工作，科學(xué)應(yīng)用安全技術(shù)，做好病毒查殺，使得該項(xiàng)系統(tǒng)具有良好的安全性、統(tǒng)一性[6]。

三、結(jié)語

信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，其在人事檔案管理環(huán)節(jié)的有效應(yīng)用，能夠在很大程度上提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。人事檔案管理信息化建設(shè)工作，要不斷轉(zhuǎn)變和更新工作理念，從一體化角度管理人事檔案，同時(shí)建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，加大軟件和技術(shù)開發(fā)力度，這樣將能夠起到良好效果。