大數(shù)據(jù)時代學(xué)校干部人事檔案管理的信息化思考

趙崢

（云南省文山州工商信息管理學(xué)校,云南文山州 663000）

所謂干部檔案，具體是指組織人事等相關(guān)部門，依據(jù)黨干部方針，在塑造、選用干部等作業(yè)中，制作出記錄干部自身閱歷、思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)水平、工作成績等諸多方面的文檔材料，是任用干部的主要根據(jù)。相關(guān)學(xué)校要積極運用計算機來監(jiān)管其檔案，這是為社會、國家、學(xué)校負責(zé)人的一種表現(xiàn)。

1 學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管的特征分析

1.1 密——材料監(jiān)管要謹慎而機密

由于干部人事檔案記錄著其諸多方面的狀況，包括與其自身有關(guān)的工作與重要事件，反應(yīng)干部的成績、錯誤等。這里不但有組織方面的審核，檢測材料，同時也有一些其他人員為組織供應(yīng)的證據(jù)資料，還有當事人編寫的材料，都屬于隱私范圍。其大多數(shù)內(nèi)容僅能被組織所了解，不可向外界傳遞，更不可隨意公開。這一特征是學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管作業(yè)中的重點。

1.2 真——保證人事材料的切實性

干部人事檔案的實質(zhì)便是切實性。其身為事實佐證與初始材料，能反映出來的內(nèi)容要客觀實際，較其余材料要更加具備有效性，精準全面的反應(yīng)當時當事。相關(guān)檔案不可肆意撰寫，更不可搞小動作。務(wù)實，去偽存真是檔案事業(yè)的堅守原則。因此，檔案的切實性要堅持三大必須： 必須通過組織檢測審批； 滿足有關(guān)方針需求；仔細認定備案材料[1]。

1.3 全——材料搜集確保健全有效

要想確保檔案的健全性和有效性，必須要實時、定期的歸整檔案，把材料搜集且輸進個人檔案數(shù)據(jù)庫，要依據(jù)人員檔案序號予以排列，儲存在個人檔案內(nèi)。或者由于丟失、遺漏等問題導(dǎo)致檔案不健全，便會對校園、上層領(lǐng)導(dǎo)部門以及教師等帶來工作困擾，限制單位和自身的發(fā)展。因此，在檔案監(jiān)管進程中，相關(guān)工作人員要實時追蹤，全面加強材料收集工作。

2 計算機在學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管中的優(yōu)點

2.1 管理迅速便捷

在以往的干部人事檔案監(jiān)管作業(yè)中，檔案的搜集、判斷、整理、編制、保管、輸入、運用，均是通過監(jiān)管人員人為力量實現(xiàn)的，不但耗費大量精力和時間，并且還易于出現(xiàn)錯誤。若是碰到較少信息需求量時管理人員還可以應(yīng)對，若是碰到較多的信息需求，再利用人為的形式展開作業(yè)難免會耽誤進度，無法順利完成任務(wù)。面臨這些日漸嚴重的監(jiān)管問題，合理優(yōu)化資源配置，運用計算機技術(shù)對檔案展開信息化監(jiān)管，能大大提升工作效率和質(zhì)量。

2.2 信息儲存量多

伴隨電子檔案的紛紛涌現(xiàn)，人事檔案電子化優(yōu)勢漸漸彰顯，因為我國已進入大數(shù)據(jù)時代，所有信息均是電子化，圖片、文字等數(shù)目逐漸攀升，并且干部人員較多，實施電子化處理僅需要一張小型的儲存卡便能容納下所有信息內(nèi)容，這能充分節(jié)省檔案占據(jù)空間，提升儲存價值，這些方面的優(yōu)點是有目共睹的。信息化創(chuàng)建人事檔案，能高效杜絕死檔、空檔、棄檔問題的發(fā)生[2]。

3 學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管信息化建設(shè)有效對策

3.1 創(chuàng)建信息化檔案室

要想讓學(xué)校干部人事檔案工作為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，保證各項工作順利開展，可積極創(chuàng)建相關(guān)檔案室。比如：我國某學(xué)校建設(shè)了1 級檔案室，前期提供了充足的成本投入，優(yōu)化檔案監(jiān)管氛圍，添加信息化檔案室，引進先進的設(shè)施，如電腦、殺毒用具以及一些軟件等，完善軟件、硬件設(shè)備，提升干部人事監(jiān)管的監(jiān)管條件，提升監(jiān)管速率和質(zhì)量。與此同時，還安排專門人員肩負檔案管理工作，實時把紙質(zhì)檔案予以轉(zhuǎn)變，改良處置，精準類分，全面加強檔案信息監(jiān)管，提升有效便捷的電子化監(jiān)管水平，便于電子檔案的翻閱、查找與保管。

3.2 培訓(xùn)專業(yè)監(jiān)管人員

伴隨社會一體化與經(jīng)濟全球化的不斷推進，檔案信息化建設(shè)是檔案實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案專業(yè)監(jiān)管人員一定要轉(zhuǎn)變以往的作業(yè)形式，改善檔案工作的辦法、措施，自主參與信息監(jiān)管，計算機等有關(guān)知識的學(xué)習(xí)，提升本身業(yè)務(wù)水平。對于學(xué)校發(fā)展勢態(tài)，要全面提供條件和氛圍，強化對監(jiān)管人員的再教育和培訓(xùn)，塑造綜合素養(yǎng)較高的干部人事監(jiān)管人才。專業(yè)監(jiān)管人員要逐漸實時提升自身檔案監(jiān)管水平與計算機應(yīng)用水平，充分掌握專業(yè)知識，主動參與各種各樣的研討會和培訓(xùn)活動，堅持推陳出新，為推動人事檔案事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)[3]。

3.3 提升檔案運用速率

檔案運用是總體檔案作業(yè)中最為關(guān)鍵的一大環(huán)節(jié)。憑借信息化措施，合理標準的建設(shè)與搜集人事檔案資料，在確保檔案資料切實有效的基礎(chǔ)上，提高檔案利用率。之前的人事檔案監(jiān)管手段，搜尋檔案不但費時費力，并且精準性也不能保證。現(xiàn)在運用計算機監(jiān)管人事檔案，讓檔案使用率急劇上升，不但能滿足各種信息需求，并且還能充分展現(xiàn)出檔案有效利用的優(yōu)點。要想良好的運用，檔案有關(guān)部門要綜合作業(yè)特征，編制出標準化的操作規(guī)程，嚴謹操縱，讓檔案監(jiān)管作業(yè)更加合理化、高效化。

3.4 確保檔案信息安全性

伴隨人事檔案工作的不斷發(fā)展，讓電子檔案信息的安全性方面?zhèn)涫芨蓴_，如黑客、木馬病毒等不良要素。然后，是檔案人員的綜合素養(yǎng)，當下外部誘惑較多，如果監(jiān)管人員存在不良思想，便會導(dǎo)致檔案泄密情況發(fā)生。最后，是應(yīng)用的計算機要適當展開信息的備份處理，加強預(yù)防工作，將安全問題扼殺在搖籃中，機器也要適時維護。這些均是檔案信息安全的基礎(chǔ)條件。學(xué)校若想確保檔案信息安全，和檔案監(jiān)管人員可簽署責(zé)任狀，強化互聯(lián)網(wǎng)安全監(jiān)管，對檔案實際信息要多加保密，保證檔案信息安全性。

4 關(guān)于學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管信息化的探究

4.1 創(chuàng)建中出現(xiàn)的問題

信息化檔案監(jiān)管要有學(xué)校大量資金支持，增加或者升級監(jiān)管設(shè)施設(shè)備，然而學(xué)校將重視的內(nèi)容放在教學(xué)活動上，忽視檔案信息的工作，致使設(shè)施升級較慢，無法追隨社會發(fā)展腳步。硬件設(shè)施的不健全，直接限制紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)變、改良處置、整理剖析等作業(yè)，便捷有效的電子化監(jiān)管工作無人問津。另外，檔案監(jiān)管人員分配有限，大部分學(xué)校的監(jiān)管人員均匱乏檔案監(jiān)管作業(yè)的專業(yè)知識，要想獲取業(yè)務(wù)知識只能依賴上層有關(guān)部門安排的培訓(xùn)，以及在檔案監(jiān)管作業(yè)中不斷研究來逐漸累積。

4.2 監(jiān)管信息化的未來發(fā)展趨勢

在學(xué)校干部人事檔案監(jiān)管過程中充分運用計算機技術(shù)，能促進檔案信息化創(chuàng)建的長足發(fā)展。伴隨社會的發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新水平逐漸提升，人事答案監(jiān)管工作可運用計算機技術(shù)提高總體業(yè)務(wù)能力，提升作業(yè)速率與成效，減少人力要求。我國已進入大數(shù)據(jù)時代，相關(guān)人員一定要關(guān)注此技術(shù)在檔案監(jiān)管中的運用，強化人事檔案監(jiān)管的信息化創(chuàng)建，提升此項工作的全方位性、有效性、普遍性、精準性以及真實性，促進干部人事檔案監(jiān)管的合理監(jiān)管與技術(shù)研發(fā)。檔案監(jiān)管信息化會為干部、學(xué)校、社會三方提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代運用先進的科學(xué)技術(shù)實施干部人事檔案管理工作，不但能提升作業(yè)效率和質(zhì)量，還能提高總體管理水平，確保學(xué)校與時俱進。