學校自建辦公應用探究分析

華永蘭

辦公自動化（OA）在20世紀70年代迅速發展起來并傳入我國，隨著計算機和互聯網技術的飛速發展，辦公自動化越來越受到包括教育行業在內的各領域的青睞，辦公自動化系統對提高學校辦公效率、實現數據治理有著較大的意義。隨著智能手機、平板的普及應用，OA辦公平臺的建設需求也朝著移動辦公方向發展。

● 學校應用建設現狀

目前，大多數學校辦公平臺的應用，是通過購買公司的標準軟件平臺即通用平臺，再定制部分內容，各學校按照需求進行定制化開發。

據統計，97%的中小學信息技術教師、網管人員等從事學校信息化工作的人員不會去從事開發辦公平臺的工作，主要原因有兩點：①精力限制。從事學校信息化工作的人員有信息技術課程教學任務、輔導學生競賽任務、管理維護任務等，沒有時間專門開發軟件。而且專業的事情交給專業的人去做比較合適，學校信息技術人員需要做的是充分使用辦公平臺，發揮其自動化辦公的功能。因此，學校提出應用和開發需求，讓公司專業人員來完成搭建工作。而學校信息技術人員則引領全體教職工充分使用辦公平臺。②能力限制。辦公平臺的建設需要相關的專業知識深度應用，如工作流、HTML技術，SQL Server及Oracle數據庫技術等相關專業知識，學校信息技術教師大部分還不具有開發綜合應用的能力。

因此，對于辦公平臺的選擇，大部分中小學采取的是跟公司合作，購買其成熟產品和定制應用，學校致力于推廣應用。這也造成了學校辦公平臺的建設現狀是先有辦公平臺，后有辦公需求。這樣的需求順序，也造成了如下的應用困惑：①成本高。首先是一套辦公平臺首次購買的經濟成本高。因為成本高，使得選擇變得更加慎重，流程手續也相應拖長，并且辦公平臺一旦被選定，就不能輕易更換。其次是定制開發成本高，如學校有標準套餐之外的額外定制應用，定制費用也高。再次是修訂成本高，若某個細節問題沒有考慮周全，應用不夠便利，再次修訂，會大大增加公司的工作量和運作成本。②更新慢。當個別學校向公司提出升級部分應用時，公司一般不會盡快完成，滿足學校應用需求，他們會在多所學校有同樣需求時，才會把這些需求、更新作為緊急優先處理的內容，因此及時更新的需求無法實現。③適用度低。一千所學校有一千個需求，雖然學校有同質性，但不可能每所學校的應用都一樣，因此，對于學校來說，標準應用中的部分功能可能不太適合。因為是標準版本，許多問題的解決，公司會拿近似的應用代替，讓學校調整需求去適應軟件功能。這種做法無疑是削足適履。

● 學校辦公平臺本質應用探究

辦公自動化系統整合了各種信息技術，更加充分高效地利用了人員、時間、信息等各種資源，取代了紙質辦公，將復雜的工作簡單化，加快了信息流轉，提高了執行效率等，成為學校發展的重要輔助。

辦公平臺是通過交互界面收集相關信息，在學校中的應用，基本是教師填寫登記表單，學校終端應用者查看統計分析的數據的模式。例如，以“巡課考勤”應用為例，“巡課考勤”的目的是讓巡課人查詢每節課的上課教師是否為課程表上安排的教師，如果是，則記錄下來，如果不是，也記錄下來，并記錄調整給哪位教師了，最后以此數據來統計分析出每位教師的考勤結果。巡課考勤是學?；境Ｒ幍目己?，因此，對于終端應用需求來說，負責記錄的教師，只要確認好考勤哪一節課，平臺就可以列出課程表中計劃中的教師、班級等信息，巡課考勤教師只需核實信息、修改信息和提交記錄即可。而信息中心只要把需要填寫的表單設計好，關聯好相關的數據即可。學校中幾乎所有辦公應用均可以理解為填寫表單，記錄數據，進而對數據進行的查詢和統計。

所以，針對這類應用，學校完全可以選擇自建辦公平臺，自建辦公平臺從本質上來說，改變了“需求”和“供給”的先后順序，也給學校信息技術人員帶來了選擇和機會。

● 自建辦公平臺應用實現探究——以巡課考勤為例

1.表單建設

自建辦公平臺應用重點在建設應用上，應是在一定的平臺基礎上，實現自建應用。這樣的平臺基礎，滿足學校移動端和PC端使用的需求。至于需要記錄的數據、在數據庫中應該是什么字段、哪些記錄表等內容都封裝起來，應用用戶不需要知道。

在信息技術飛速發展的今天，底層模塊封裝、強化應用的模式越來越成熟，應用市場中有多個第三方應用可以選擇，從而讓廣大用戶實現了自由、自主地建設表單的愿望，如基于釘釘的第三方應用氚云、簡道云等已經能夠實現自建表單應用，移動端和PC端均能夠使用的需求。

下面，筆者以“巡課考勤”為例，談談利用氚云實現表單建設和應用的過程。氚云的表單搭建界面如上頁圖1所示。

圖中左側各個類型的控件，可通過拖拽的方式，拉入到表單設計中，進行表單設計?！把舱n考勤”表單設計如上頁圖2所示。

此表單設計界面簡單，通過拖拽相關類型控件即可，難點體現在數據的篩選處，即根據星期和考勤的類型，判斷應該計劃考勤的是哪些人，將這些計劃中的教師填充到考勤記錄中。借助第三方應用，將條件判斷語句可視化，如同在應用Excel一樣。在“考勤類型”引用的數據中，通過公式，限定了數據范圍，數據公式為：。將早中晚基礎表（教師課程表）填充到考勤記錄中（如上頁圖3）。

設計完成后，相關教師就可以在PC端或者是在移動端進行數據記錄。數據被記錄后，后期的數據統計分析才有可能。移動端應用效果如圖4所示。

2.權限設定

權限分級管理，應用才能具有更加明確的目的性。在巡課考勤中，筆者設置的考勤教師的權限如圖5所示。

這些設置，既保證了數據隱私，也防止了他人誤刪除、誤修改的操作，為此應用的順利進行提供了權限保障。

● 反思與提升

從“巡課考勤”應用的這個案例可以看出，借助第三方平臺，底層數據庫字段的建設以及數據庫中表之間如何與應用相關聯，都不需要信息技術教師操心，這使得搭建應用越來越簡單。但應用的實現，離不開應用思路的設計，數據的關聯和篩選條件的限定等操作，能讓簡單的操作設計出高級的應用。因此，在技術難點得到突破的同時，信息技術教師還需要訓練應用思維，多角度考慮應用場景的需求，設計真正滿足需求的應用，提升應用的合理性和親和力。