從干部人事檔案專項審核看高職院校的干部人事檔案管理

摘要：干部人事檔案專項審核工作是近年來干部人事檔案工作的一項重要工作。本文結合高職院校專項審核工作實際，提出當前高職院校干部人事檔案管理工作的一些建議。

Abstract： The special review of cadre personnel files is an important task of cadre personnel file work in recent years. This paper combines the actual examination work of higher vocational colleges and puts forward some suggestions for the management of personnel records of cadres in higher vocational colleges.

關鍵詞：專項審核;人事檔案管理;建議

Key words： special review;personnel file management;recommendations

中圖分類號：G472.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1006-4311（2019）35-0037-02

0? 引言

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，是黨培養和使用干部的重要依據。如果人事檔案信息不能真實反應出干部實際情況，那會給組織人事工作帶來許多困難和不利因素。這些年，全國范圍內人事檔案造假事件頻發。針對這一現象，為貫徹全面從嚴治黨、從嚴監督管理干部的要求，2014年10月起全國范圍內分三批開展了干部人事檔案專項審核工作。高職院校的干部人事檔案亦在此次專項審核的范圍內。以下是筆者結合這幾年工作實際，通過干部人事檔案專項審核工作的具體開展對高職院校干部人事檔案管理工作的一些思考。

1? 高職院校開展干部人事專項審核工作的意義

1.1 干部人事檔案專項審核的結果為選拔任用干部、建設師資隊伍提供重要依據

高職院校有著為社會培養高技術、技能型專門人才的使命，是承載著教育、科研、指導等多項職能的教育單位。因此無論是引進人才還是提拔任用的干部都是高職稱、高技能的專業人員，因而需要對真實準確反映個人成長的人事檔案材料進行嚴格審核。在學校領導的指導和監督下，高職院校全面開展干部人事檔案專項審核工作，既能夠真實地反映干部的德、能、勤、績，又是科學地提拔任用干部的有效依據;同時，準確真實的檔案信息可以將高職院校教師群體的各項人事數據（如專業、學歷、職稱、年齡、性別等）做最直接地呈現，高職院校人事部門也可以此為參照，為師資隊伍建設指明方向。

1.2 干部人事檔案專項審核是防止干部人事檔案涂改造假的重要手段

近些年來，電視、網絡等多種媒體頻繁曝出干部檔案涂改造假案例，這在群眾心中造成了極為負面的影響。造假的人事檔案是干部個人成長的虛假反應，嚴重破壞了選拔任用干部的公平公正，進一步影響了黨在廣大人民中的威信。做好干部人事檔案專項審核工作，既威懾了個別在學校中為了某些原因試圖在人事檔案上投機的干部，又從根源上保證人事檔案內容的準確真實，為公平公正選拔干部和人才提供了材料依據。

1.3 專項審核工作能推動高職院校干部人事檔案的走向規范化

當前，吸引和管理人才是高職院校組織人事工作的重中之重，人事檔案作為評價和衡量干部個人德、能、勤、績、廉的有效載體，是高職院校組織管理工作中強有力的抓手。但是干部人事檔案管理部門在學校各級各類職能部門中，較為邊緣化，它的作用也被低估。在日常工作中，部門僅負責檔案材料的收集、整理、收藏和提供查借閱功能。由于高職院校對人事檔案規范化管理重視不夠，其在學校人力資源管理過程中發揮的作用微不可見。高職院校人事檔案工作應抓住干部人事專項審核工作這個契機，不斷完善干部人事檔案管理制度，使干部人事檔案管理工作不斷規范。

2? 干部人事檔案專項審核中的存在問題

2.1 干部人事檔案中信息記載前后不一致

在干部人事檔案專項審核工作中發現人事檔案中存有許多信息前后不一致的現象，尤其是出生年月、參加工作時間、學歷學位、工作經歷等“三齡兩歷”信息。可謂是出生年月越寫越小、參加工作時間越寫越早、學歷學位越填越高、工作經歷越寫越豐富。

①在出生年月的記載上，許多干部由于陰歷、陽歷差異導致虛實歲換算而存在相差一歲的情況;也有一些干部在書寫最早的入團志愿書時由于年紀較小或字跡潦草導致的出生年月前后不一，更有極少干部因為入學、入伍、加入共青團、加入共產黨等原因，將年齡有意更改導致的信息不一致。

②在工齡學齡的的記錄上，主要由于干部個人在不同階段的學習和工作的具體時間不清晰而引起不同時間填寫的各類材料上的時間記載前后不一致。

③在入黨時間的記載上，不同地域的黨員有的以支部大會通過入黨決議的時間作為入黨時間，有的以黨委會通過批準發展黨員時間作為入黨時間而出現填寫入黨時間的前后信息不一致。

2.2. 干部人事檔案材料的缺失

在整個干部人事檔案專項審查過程我們發現“一人一卷”的干部人事檔案，檔案材料缺漏現象嚴重。缺失的材料主要有干部職工年度考核、學歷學位、考察任免材料。以學歷學位為例，見表1。

根據專項審核要求，干部相應的學歷學位需要具備如上相關材料。然而在整個審查過程中，對應的學歷學位具備整套的檔案材料者屈指可數，這給專項審核工作中學歷學位的認定工作帶來了巨大困難。

2.3 人事檔案材料形成部門報送、轉遞不及時

產生人事檔案材料相關部門的工作人員、干部本人檔案管理意識較為淡薄。相關部門的工作人員往往沒有及時將形成的干部錄用信息、人事任免、職稱材料、崗位聘任等材料進行報送轉遞;有些如干部個人外出培訓、在職學習獲得的學歷學位、個人所獲榮譽等重要材料，由于干部個人沒有人事檔案管理的概念，從而將這些材料保留在自己手中，也沒有及時送達干部檔案管理部門。目前高職院校的干部人事檔案管理普遍存在“你交我收、你要我找”的被動工作模式，因此最新的形成人事檔案材料報送、轉遞滯后現象嚴重。

3? 高職院校人事檔案管理中存在問題的解決措施

3.1 不斷完善現有的檔案管理體制，落實人事檔案材料歸檔工作的責任

高職院校的干部人事檔案管理工作，必須牢牢遵循《干部人事檔案工作條例》，并結合本校實際對干部人事檔案管理工作進行科學合理的規劃，規范人事檔案的管理。①完善干部人事檔案管理制度，使檔案管理人員在日常工作中有章可依、有據可查。②聯系工作實際和當前干部人事檔案管理工作的具體要求，對檔案工作不斷細化，進一步明確崗位責任。檔案材料收集范圍通過培訓、通知等方式，使材料產生部門進一步明確什么材料需要上交，什么時間必須上交檔案管理部門。

3.2 加強檔案政策學習，提高全員檔案識

①通過視頻會議、專題培訓等形式組織人事檔案材料產生部門，特別是人事處、組織部的相關工作人員學習人事檔案管理制度、人事檔案材料收集范圍、收集時間、材料要求等。②通過講座、咨詢等形式，使干部個人進一步明確在職培訓、學歷進修、學位獲得、各類獎懲需主動提供給人事檔案管理部門，以保證干部個人人事檔案的完整性。干部人事檔案關系到每個干部的切身利益。

3.3 對干部人事檔案內容加以甄別

①查看人事檔案中是否存在故意缺漏或涂改某些檔案內容，如有疑似的，進行分類、登記、匯總。并查找當地當時的相關文件，初步判定材料缺失或涂改的原因（特別是出生日期、學齡工齡、學歷學位信息、個人經歷等）。②檢查檔案中是否存有造假的檔案材料。除了查看有疑問的單一材料以外，進一步查明這一材料與其他相關材料的記錄是否存有邏輯聯系再進行具體分析。常見的有干部檔案中干部履歷表中的信息與4-1學歷、4-2職稱、4-4培訓、9-2任免材料相互之間的變化是否符合邏輯。

4? 干部人事檔案專項審核工作給予當前高職院校干部人事檔案管理的啟示

4.1 改變干部人事檔案管理模式，推進干部人事檔案信息化建設

在互聯網技術日益發達的今天，數字檔案的作用也越來越強大。區別于傳統的“一人一卷”的紙質檔案，人事檔案信息化建設則是充分運用計算機技術，利用干部人事檔案管理軟件，用數字化的形式貯存人事檔案紙質材料。在實際應用中可以根據查詢內容設置查詢權限，實現干部人事檔案的多次重復查閱和利用，提高了人事檔案管理工作的效率。同時在使用中，不僅能充分保護實體檔案，又可以避免人事檔案的損壞、涂改、替換。

4.2 打造一支綜合素質強的干部人事檔案管理隊伍

當前，干部人事檔案的管理對檔案工作管理人員有著高要求的綜合素質，不僅要具備檔案管理專業知識，還要掌握較高的信息化管理技能，從而為事業單位人事檔案管理提供堅實的智慧保證。首先人事檔案工作人員要能從思想上高度重視干部人事檔案管理工作，并且政治可靠、工作責任心強、作風正派。其次高職院校內部要有針對檔案管理人員的工作激勵機制，同時加強檔案管理人員的人事檔案業務實踐技能和基礎理論知識的培訓，鼓勵檔案管理人員多走出去，積極參加組織部、上級檔案部門組織的繼續教育培訓和學術交流研討會。通過和不同單位同行間的業務交流，使檔案工作人員能成為在做好自己本職工作的基礎上不斷掌握新技能，拓寬新視野的復合型人才，確保適應現代化干部人事檔案管理工作的要求。

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