信息化時代人事檔案管理探究

文/王淼，牡丹江新聞傳媒集團

人事檔案是人事部門業務活動的痕跡，檔案資料有助于管理人員了解過去、把握今日、創新明日。檔案不僅是人事部門的重要資料，也是寶貴資源，加強檔案資源管理和利用的信息化，對人事部門的現代化建設尤為重要。2017年國務院辦公廳關于《建立現代人事部門管理制度的指導意見》，要求“各地要將建立現代人事部門管理制度作為深化體制改革的重要內容，要建立健全內部管理制度、辦事程序，加強網絡和信息安全建設，完善患者個人信息保護制度和技術措施。”在體制改革的要求下，完善人事檔案管理制度，加快檔案管理的信息化是十分必要的。

1 檔案管理的信息化是必由之路

在信息化時代，各行各業的發展都不離不開信息技術。人事部門要實現現代化管理，檔案管理方式必須創新改進，而信息化是檔案管理方式創新的必由之路。

1.1 大數據時代的呼吁

大數據時代，要求信息數據更好地為人類服務。大數據時代改變了紙質化的儲存方式，各類資料以數據庫的方式儲存。數據的輸入和輸出都采用電子化的方式，而檔案管理的動態擴展只需根據檔案存儲需求，通過云計算技術架構設計來進行擴容，這不僅降低了人事檔案管理的軟硬件后期投入，更減少了人事檔案管理的運營成本。大數據時代勢必推動人事檔案管理方式的革新，提升人事檔案管理的信息化水平。

1.2 實現人事部門精細化管理的要求

精細化管理不僅是一種理念，更是一種文化。精細化管理是現代管理的必然要求，是一種以最大限度地減少所占資源和管理成本為主要目標的管理方式。在人事部門“優質、高效、精益求精”等管理目標的要求下，引入精細化管理是必然趨勢，建立完善規范化、制度化、流程化的檔案管理模式，最終實現信息化管理。

2 檔案管理的傳統方式與信息化方式對比

2.1 傳統檔案管理方式的弊端

傳統檔案儲存方式儲存數據量小，存儲和調取較為困難。傳統檔案歸檔多采用紙質形式，通過編碼編號，按序存放在檔案儲存室或儲存柜。而檔案儲存室對溫度、濕度、防蟲、防霉、防潮等都有較高要求。隨著檔案資料的增多，檔案儲存的空間和環境要求不斷變高，人事部門也越來越難滿足相應儲存條件。傳統管理方式之下的檔案提取調閱不夠便捷，檔案查找難、耗時久，且檔案借閱容易造成損壞和丟失。傳統管理方式之下，數據的分析和利用難度較大，很多檔案處于被動利用的狀態，檔案資源的決策支持功能難以實現。

2.2 檔案管理信息化方式的優勢

人事檔案管理信息化改變了傳統的資料歸檔方式，電子文檔化的保存方式，不僅節約空間和成本，還可以實現檔案的永久儲存和保護。人事檔案管理的信息化使檔案資源利用更加便捷，電子化的儲存打破了時間空間的限制，隨時隨地都可實現快速安全查閱檔案。檔案管理的加密化處理，也使檔案儲存更加安全。檔案管理的信息化可以最大限度發揮檔案資源的價值，實時安全共享，高效數據分析，通過決策支持優化資源配置，提高人事部門管理效率。

3 人事檔案信息化建設的探索與思考

人事檔案管理的信息化是對傳統檔案管理方式的創新，是人事部門走向現代化管理的重要標志之一。人事檔案管理信息化建設要求觀念認識、基礎設施、專業素質的不斷改進，最終實現檔案資源的有序管理、持續開發與高效利用。

3.1 管理部門的重視是關鍵

多數人事部門管理層對檔案信息化認識不足，停留在重收集輕整理、重保存輕統計、重使用輕編研的意識上，檔案管理工作往往被邊緣化。隨著體制改革的不斷深化，人事檔案管理信息化勢在必行，人事部門管理層必須轉變陳舊管理觀念。一是要提高認識、給予重視，樹立信息時代科學的檔案管理理念。要把檔案信息化建設作為人事系統建設現代化和服務工作現代化的重要內容，整體規劃、科學部署、協調推進、開發利用、安全共享，逐步構建檔案管理信息平臺。二是要依法管理，完善檔案管理的制度化建設。要根據《檔案法》、《人事檔案管理辦法》等法律法規，完善現有檔案管理制度體系，制定信息化管理的標準規范，明確分工、劃分職責、科學管理，提升依法依規管理的自覺性。

3.2 完善的基礎設施是前提

信息化的管理，方便檔案儲存、查找與閱讀，可節約人財物力，提高工作效率。實現檔案管理信息化，完善的軟硬件設施是重要前提。人事檔案管理信息化必須保證足夠的資金投入和必備的軟硬件基礎設施。硬件設施包含必要的錄入及存儲設備，包括服務器、電腦、掃描儀、相機、移動硬盤等。軟件設施包含先進的檔案管理平臺和軟件，比如檔案管理系統、數據庫系統及信息安全軟件等。

3.3 專業有效的管理是保障

檔案管理要實現信息化，專業性是重要保障。目前，大部分檔案管理工作由兼職人員承擔，檔案管理系統知識不夠，往往停留在經驗管理的初級階段，缺乏創新與活力，很難跟上信息化時代的要求。因此，檔案管理的信息化，必須要配備專業的管理人員。人事部門要努力引進檔案管理專業人才，有計劃地引入管理類優秀人才，優化檔案管理人才結構。同時，有必要加強對現有檔案管理人員的培訓和進修，有計劃地安排崗位培訓、進修學習、繼續教育，特別是要加強信息管理知識的培訓和學習，掌握計算機技術和軟件運用分析方法，提升檔案資源挖掘與利用的能力。