創新檔案服務提高檔案管理質量

文/宋小紅，洮南市審計局

1 提高檔案服務意識的重要性

1.1 提高服務意識是時代發展要求

近年來我國經濟取得了較快的發展，各類經濟活動更加頻繁，社會發展和經濟活動過程中對檔案信息的需求量不斷增加，這也對檔案工作提出了更高的要求。一直以來我國檔案都處于半封閉的狀態，檔案部門與其他部門之間的互動性缺乏，這也使檔案管理工作一直較為滯后，在檔案工作中更是缺乏服務意識，這對我國各行業的發展造成了一定的制約。因此在當前的經濟發展形勢下，檔案工作者要解放思想，加快觀念的轉變，充分的運用現代化技術來提高檔案管理水平，全面提高檔案服務意識，從而為檔案需求者提供更加優質、高效的檔案服務。

1.2 提高檔案服務意識是檔案工作自身發展的需要

在開展檔案工作中，其中突出檔案價值是檔案工作的重要內容，并與加強檔案與其他領域的聯系，更好的發揮出檔案的重要作用，為其他行業的發展提供重要的參考和信息依據。因此在檔案工作中，需要進一步對其發展空間和渠道進行拓展，并全面提高服務意識，樹立明確的目標，從而使檔案能夠為更多部門和行業提供信息服務。作為檔案從業人員，需要利用發展的眼光，在實際工作中重視檔案的整體性和安全性，加快思想觀念的轉變，更好的為社會大眾提供優質的檔案服務。

1.3 強化檔案服務意識是提高檔案工作質量的前提

在想提高檔案工作質量，在具備扎實的理論基礎的同時，還要努力提高檔案服務意識，樹立全心全意為用戶服務的思想，從而在檔案工作中，不斷對檔案工作方式方法進行創新，采用先進的技術來提高檔案服務的水平，使檔案在各個行業中得到廣泛的應用，全面提升檔案工作的社會地位，遵循以人為本原則，為檔案需求者提供更加優質和高效的檔案服務。

2 當前檔案管理存在的主要問題

2.1 事業單位對檔案管理工作的重視程度較低

在事業單位的日常管理中，檔案管理工作至關重要，其有助于為單位的決策提供指導依據，能夠為單位的發展指明方向。然而，在我國許多事業單位中，管理者對單位的生產或經營更加的重視，對檔案管理有所忽視。在這種背景環境下，檔案管理工作缺乏充足的資金支持，也缺乏專業的管理人才，這影響了單位的信息化管理。

2.2 檔案管理體系不夠完善

隨著我國社會經濟的不斷發展，促進了我國各企業的發展。然而，在檔案管理這一方面，一些事業單位因為重視程度不夠，并沒有建立一個相對完善的檔案管理體系，這導致檔案管理工作得不到有效的落實，使得檔案管理人員的操作不夠專業規范。甚至有一些單位仍然沿用以前的檔案管理制度，這導致其檔案管理工作效率受到了較大的影響。

2.3 檔案管理的方式較為陳舊

在新形勢下，計算機技術在我國各行各業得到了廣泛的應用，計算機管理系統的應用極大的提高了檔案管理人員的工作效率，而且也便利了后期的檔案搜索。然而，一些事業單位的檔案管理方式雖然不再局限于紙質檔案管理，但是卻沒有一個屬于本單位的計算機信息管理系統，他們大多數都是運用一些簡單的辦公軟件來進行信息存儲，并沒有建立一個完善的檔案管理體系，這極大的降低了單位檔案管理的完整性。

3 服務創新工作分析

3.1 服務意識的創新

檔案管理工作實際上是一項服務性的工作，如何保障服務質量也是管理部門的日常工作之一。因而，服務意識的創新和社會服務功能的擴大是信息化條件下的重要舉措。檔案工作面臨了更高的要求，在服務意識上也需要同步提升，讓檔案成為企業和單位發展的重要支撐。換而言之，就是要從思想上重視信息化給檔案管理工作帶來的變化，讓“被動”的服務變成“主動”，不再停留于表面。例如提升服務的多樣性，讓信息能夠擴展到更廣闊的范圍當中。

3.2 服務模式的創新

現階段的時代背景下讓人們獲取信息的迫切程度有了明顯提升。且信息的時效性會被更加重視。然而傳統的服務模式下，人們要獲取信息需要工作人員進行檔案查閱，然后通過復印等方式來傳遞信息。這樣一來信息的時效性受到影響，人們獲取信息的準確度也有所降低。所以檔案管理工作可以建設專門的歸檔和查詢服務，讓數字化的資源可以形成完善的體系。對于一些重要的資料或是不同的信息需求，可以采用權限設定，對于一些涉及到保密的信息要制定登陸權限，防止信息過度泄露產生的各類問題，在服務模式上更加完善。例如可以開展社會實踐活動，深入群眾，了解人們對于檔案的需求，才能從服務模式上進行轉變，讓高質量的服務更好地發揮作用。

3.3 服務方向的創新

站在信息化的角度上來看，資源的有效性建設最終決定于服務體系建設。檔案的信息化也需要注重服務方向的創新，利用先進的技術來計劃性地對檔案進行管理工作。另外，技術特點的進步也是信息化條件下的主要特點。未來的檔案管理工作不再局限于簡單的信息傳遞，而是通過信息傳遞實現信息資源的共享，提升社會地位，為國民經濟的發展提供戰略保障，滿足人們不斷提升的信息開發和利用需求。

3.4 重視對檔案管理人員的培訓

檔案管理人員的專業水平的高低對本單位檔案管理工作的開展好壞有著直接的影響，在新形勢下，互聯網技術在我國各行業得到了廣泛的應用，在檔案管理工作中，企業和事業單位也紛紛引入了計算機信息管理系統，這極大的提高了檔案管理人員的工作效率。然而，計算機信息管理系統對管理人員的計算機水平有著較高的要求，再加上計算機網絡一旦存在漏洞，就很容易被一些不法的黑客所侵入，從而盜取企業的信息資料。所以，事業單位需要引進專業化的檔案管理人才，要重視對他們的培訓，以提高他們的專業化水平，使他們能夠實現檔案管理工作的創新。

4 結語

由于檔案管理工作對于當前社會發展具有非常重要的意義，為了更好的提高檔案服務質量，需要努力提高檔案管理人員的服務意識，更好的發揮出檔案信息的重要價值，從此為社會和經濟的發展提供更加優質、高效的檔案服務。