淺析在新格式下如何提高公文規(guī)范化水平

文/丁莉，四川電力設(shè)計咨詢有限責(zé)任公司

2012 年4 月16 日發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求公文寫作要認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，做到科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化，以保持公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，確保公文質(zhì)量。在新的公文格式要求下，進(jìn)一步提高公文的標(biāo)準(zhǔn)化水平，樹立公司良好形象具有重要意義。

1 公文格式的發(fā)展變革

公文從一出現(xiàn)就對格式有著嚴(yán)格的要求，4000 多年前的甲骨公文由敘辭、命辭、占辭和驗辭組成，這就是公文格式的雛形。

新中國成立之后，黨和政府十分重視黨政機(jī)關(guān)公文格式。回顧這幾十年來的發(fā)展，黨政機(jī)關(guān)的公文格式大概經(jīng)歷了三次大的變革：

第一次：1951 年公布的《公文處理暫行辦法》，從書寫格式、書面格式上作了全面規(guī)定；到1956 年，公文格式又作了較大調(diào)整，公文由原來的“直行豎寫”，“自右而左”改成了“橫排書面”，“自左至右”，另設(shè)“公文處理專用紙”，實現(xiàn)了公文格式要素與公文處理要素的分離。

第二次：改革開放以來。黨和國家行政機(jī)關(guān)公文格式進(jìn)入了一個全新時期，在歷次發(fā)布的公文處理條例和辦法中，都辟出專門的章節(jié)對公文格式作出專門的規(guī)定，對組成公文的格式要素、版式、版面都有具體要求。

第三次：2012 年4 月16 日(同摘要)。這是自20 世紀(jì)80 年代以來的一個重要里程碑，公文處理的有關(guān)規(guī)定和國家行政機(jī)關(guān)正式文件的有關(guān)規(guī)定已經(jīng)建立，從原來的分門別類走向統(tǒng)一。

2 公文寫作及編排不規(guī)范的常見問題

《條例》發(fā)布以來，我公司先后修訂了兩版《公文處理辦法》，從制度上來保障公文寫作的規(guī)范性。但在日常工作中仍有很多不規(guī)范的普遍問題值得我們注意，在今后公文寫作中避免發(fā)生類似錯誤。

2.1 格式要素不規(guī)范

2.1.1 發(fā)文字號編排不規(guī)范

發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文順序號組成。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 〕”括入。常見錯誤有：一錯用括號，六角括號〔 〕寫成方括號[ ]或【 】；二順序號標(biāo)注不規(guī)范，文件字號錯誤編排虛號。

2.1.2 主體部分不規(guī)范

（1）標(biāo)題編排不規(guī)范

標(biāo)題通常布置成梯形或菱形?；匦袝r，該詞的含義是完整的、排列是對稱的、長度是合適的。除了法規(guī)和條例的名稱外，標(biāo)題通常不與其他標(biāo)點符號一起使用。

（2）成文時間編排不規(guī)范

公文正式日期的數(shù)字使用阿拉伯?dāng)?shù)字來標(biāo)記，年份是全名，月和日不編虛位。但從實際操作來看，有些單位仍然使用廢除的條款來編制公文的發(fā)文日期，導(dǎo)致書面時間標(biāo)識不規(guī)范。

2.1.3 版記部分不規(guī)范

常見錯誤反映在一些公文仍然存在“主題詞”?！爸黝}詞”是已在《條例》中刪除的項目。這些看似很小的問題，雖然不影響文字的含義，但也間接反映了寫作中缺乏嚴(yán)肅性，嚴(yán)重影響了單位的形象。

2.2 公文寫作不規(guī)范

2.2.1 標(biāo)題擬寫不規(guī)范

標(biāo)題擬寫不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是文種選用不當(dāng)，即非法定公文文種類型是直接以公文的形式寫成的。二是任意省略發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱是標(biāo)題的組成部分，在具有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的公文，標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。但公司的主要決定，重要通知等文件以及上報的報告或請示，發(fā)文機(jī)關(guān)一般不在標(biāo)題中省略。三是標(biāo)題不簡潔。公文的標(biāo)題是公文成敗的關(guān)鍵之一。必須清楚簡明地闡述公文主旨。

2.2.2 正文寫作不規(guī)范

公文寫作提倡篇幅精煉、內(nèi)容務(wù)實、語言清新。切忌空話套話連篇，篇幅冗長，實質(zhì)性、可操作性內(nèi)容少。

3 分析主要原因

3.1 業(yè)務(wù)素養(yǎng)待提升

由于有些單位不注重深入宣傳，學(xué)習(xí)意識不強，對公文的新標(biāo)準(zhǔn)難以準(zhǔn)確把握，寫作經(jīng)常按照慣例或取決于經(jīng)驗，不可避免造成公文的寫作不規(guī)范。

3.2 管理監(jiān)督不到位

《條例》明確界定了正式文件的起草、審查和發(fā)布。從目前的情況來看，公文編寫的非標(biāo)準(zhǔn)化是起草人本身的原因，另一方面，它也與審核領(lǐng)導(dǎo)不按要求管理、指導(dǎo)和監(jiān)督文件的起草有關(guān)。同時，負(fù)責(zé)公文的人員在審查文件過程中并不嚴(yán)格。這將嚴(yán)重影響公文科學(xué)規(guī)范處理的過程，大大降低公文的管理效率。

4 提高公文規(guī)范化水平的對策

起草公文的不規(guī)范性嚴(yán)重影響了公文的水平和質(zhì)量。如何真正解決公文起草中的不規(guī)范問題，必須從以下三個方面入手：

4.1 強化公文寫作規(guī)范意識

公文編寫的標(biāo)準(zhǔn)涉及起草，審查，發(fā)布，驗證，出版等，所有環(huán)節(jié)都必須具有嚴(yán)格的流程和標(biāo)準(zhǔn)。公文出版負(fù)責(zé)人必須不斷提高思路和認(rèn)識，高度重視公文的起草標(biāo)準(zhǔn)化，能夠在起草公文的規(guī)范中發(fā)揮主導(dǎo)作用，自覺保障公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。起草人應(yīng)該意識到并負(fù)起責(zé)任，掌握正確的寫作標(biāo)準(zhǔn)，做好標(biāo)準(zhǔn)化，以優(yōu)秀的專業(yè)精神撰寫公文。

4.2 加大公文審核監(jiān)管的力度

從前面的分析可以看出，提高規(guī)范意識和員工的寫作水平是規(guī)范公文不可或缺的方法。相關(guān)法規(guī)和要求的實施和制定，以及加強對公文的監(jiān)督和審批，也是公文標(biāo)準(zhǔn)化的保證。明確相關(guān)人員的權(quán)力和責(zé)任，確定每個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵任務(wù)。特別是，公文審稿人應(yīng)更加嚴(yán)格，消除每個環(huán)節(jié)的非標(biāo)準(zhǔn)化寫作問題，確保公文的標(biāo)準(zhǔn)化。

總之，公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)化是一項重要而艱巨的任務(wù)。各單位要高度重視公文的起草標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)格遵守規(guī)定，加強對寫作人的培訓(xùn)，加強對公文各方面的審查，逐步提高公文的質(zhì)量，充分重視公文管理的有效性。