淺談信息化在工程檔案管理工作中的應用

文/呂海燕，新疆圣雄能源股份有限公司

作為工程項目的重要組成部分，工程檔案主要是對企業從建業開始的工程建設成果及榮譽的記錄，同時，通過它也能很好地考察企業的發展歷程，表現出企業檔案管理水平和企業施工水平。所以說，一定要做好檔案管理工作，它能夠對工程建設完工質量產生影響，甚至是企業經濟效益。而在當前信息化日益發展的趨勢下，加強信息化在工程檔案管理工作中的應用，則顯得尤為重要。

1 信息化手段應用的意義

1.1 減少成本

在以往的工程檔案管理中，對人力物力的要求比較大。因為傳統的工程管理比較復雜，耗費時間較多，需要投入大量的人力、物力、財力。在管理過程中，如果工程管理量巨大，工程十分復雜，就會更加增加了工程檔案管理的成本。但是，如果通過信息化，能夠減少很多成本，能省去不必要的人工勞動與繁雜的管理過程。通過信息化的技術能夠使得管理流程變得更加便捷，管理投入變得精簡。信息化管理手段的應用，降低了工程檔案管理的成本，提高了管理效率。

1.2 有利于提高工作效率

通過信息化，工程檔案管理工作的效率被大大提升了。在信息化技術中，主要通過互聯網、大數據等，實現工程檔案管理工作的快速化。在工程檔案管理中，需要面對很大的管理工程量，通過傳統的管理模式，是比較復雜的，因為主要是通過人工來進行處理。而人工操作比較容易產生失誤，更是影響工作效率。通過信息化的管理模式，在很大程度上減小了失誤，使工作效率得到了很大的提升。

2 工程檔案管理的信息化系統功能設計

2.1 基本功能

工程檔案信息化管理的基本功能是重要的基石，一般有以下幾點：一是基礎信息設置功能。這是通過對工程檔案信息的參數設定、權限設定的管理方式，從而達到對工程檔案信息數據的轉換和維護。二是檔案文件信息化采集和整理。通過信息數據庫，將紙質的工程檔案電子化，在智能識別系統的依托之下，實現對數據的全時分析、實時更新、數據交流和共享。三是工程檔案文件日常管理。對工程檔案的日常管理要注重對相關數據的管理、綜合管理以及對檔案的統計、鑒定等管理內容，使檔案文件及時更新，與工程建設同步，及時、全面、準確地反映出工程建設的內容。四是工程檔案文件利用功能。對工程檔案文件的信息化管理，還要實現對工程檔案的開發和利用，通過對工程檔案的借閱管理模塊、編輯模塊、信息服務子模塊等，更好地發揮出工程檔案的利用價值和效能。

2.2 擴展功能

工程檔案信息化管理系統要實現對功能的拓展，具有可兼容或可移植性。例如：可以擴展實現對檔案的數字化加工和轉換處理，通過數據一體歸檔接口，實現對檔案信息的歸檔整理、全文檢索擴展。要注意的是，在實現工程檔案信息化擴展功能的同時，要保持業務數據轉換標準和數據結構的一致性。

2.3 數據庫

在工程檔案的信息化技術運用過程中，數據庫是關鍵性的內容，它涉及工程檔案數據的訪問規則、安全管理、存儲備份、系統擴展等方面，通過建構 E-R 模型，實現對檔案文件的收發、整理和編輯。在工程檔案的數據庫中，要實現對信息表的設計、數據表的設計、電子文件數據表的設計、描述數據表的設計，實現對工程檔案數據信息的提取、加工及管理。

3 信息化應用于工程檔案管理工作的保障措施

3.1 加強電子信息化管理觀念

在信息化、電子化普及到各行各業的過程中，要引入新的信息化技術，實現對工程檔案的保管，要充分認識電子信息化工程檔案管理的趨勢和方向性，實現工程檔案信息的統一形式、標準和平臺，運用電子掃描的方式，實現工程檔案的永久存儲和管理，建立完整的電子信息化檔案管理體系，使之快速便捷地為利用者服務。

3.2 完善工程檔案的電子信息化系統建設

在對工程檔案電子信息化管理過程中，要建構和完善工程檔案的電子信息化系統，引入“互聯網 +”的概念，統一電子信息化工程檔案的開發軟件制訂程序，實現工程檔案網絡信息的傳遞和共享。同時，還要搭建高速、便捷的“云平臺”，實現工程檔案信息化管理的程序化、標準化、現代化，并做好數據備份工作，確保工程檔案信息數據安全無誤。另外，要培養信息電子化工程檔案的管理技術團隊，實現對電子工程檔案信息的統一化管理，更好地提升工程檔案的信息化管理質量。

3.3 提升電子信息化工程檔案管理的安全性

在互聯網時代，電子信息化工程檔案建設還要考慮其安全性前提，只有使之處于安全的前提下，才能更好地實現對工程檔案資料信息的保管質量?；趥鹘y紙質工程檔案向電子信息化工程檔案轉變過程中的不穩定性，要提升工程檔案管理人員的安全防范意識，要建構工程檔案的紙質化和無紙化并用的管理模式，采用雙項備份的方式，較好地防御網絡中存在的病毒感染現象和網絡攻擊的問題，做好工程檔案信息的登記、歸類信息化、安全化管理。同時，還要定期對已備份的電子工程檔案信息進行再備份，形成一份“備忘錄”。另外，還要完善工程檔案信息化管理的安全保護措施和保密制度，依循涉密不上網的原則和理念，使工程檔案數據庫信息安全通暢，實現高效的信息化檔案管理效果。

4 結語

總之，當前我國已經進入信息化時代，在我們的生活和工作中的方方面面都有信息化的應用。而現在的工程檔案管理工作中，也廣泛應用信息化，進而實現了工程檔案管理的全新改變。但是，結合當前的情況來看，在進行工程檔案信息化管理時，總是會存在諸多的問題，這些問題的出現，嚴重影響了工程檔案管理水平。因此，我們要采取相應的保障措施，通過采用完善檔案管理機制、提升信息化意識、提升電子信息化工程檔案管理的安全性等方式，來提升工程檔案管理信息化水平，從而推動企業更好地發展。