淺議企業綜合檔案室建設

文/魏微，河北辛集制衣工業服務中心

綜合檔案室是統一管理企業全部檔案的管理機構，它的建立不僅能夠實行統一集中管理檔案，防止政出多門，還能夠通過成立檔案工作管理網絡，使檔案工作延伸到各部門，通過各檔案員對各類別檔案進行收集、整理并移交綜合檔案室管理，能夠為企業提供利用服務工作，真正發揮檔案應有的價值和作用。

1 綜合檔案室在企業生產經營中的重要作用

綜合檔案室有利于企業管理層對整個企業檔案工作的協調、決策、綜合治理，有利于對檔案工作的組織領導。隨著企業搞活開放，企業檔案內容結構也發生了變化，從客觀上要求變革檔案組織管理方式。而企業通過建立綜合檔案室、實行檔案集中統一管理，使企業領導準確地把握企業檔案信息的傳遞和處理過程，有利于對整個企業生產經營活動全局的控制和協調，便于企業管理層及時決策和綜合治理。建綜合檔案室有利于檔案的收集，使整個企業檔案齊全完整。檔案實行集中統一管理后，收集工作成為檔案人員的首要任務，它就會經常對收集工作的各環節進行督促、指導，改變了過去那種似乎有人管，實際又無人管的局面，使生產中形成的檔案及時收集、歸檔。 建綜合檔案室為實現檔案的規范化、標準化、制度化，創造了條件。檔案人員可以研究開展檔案工作的計劃措施，按照統一的規章制度和管理辦法，對各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進行科學管理和系統分類整理，確保歸檔案卷質量。綜合檔案室有利于檔案人員的穩定與業務素質的提高。檔案人員可以有充分的時間進行案卷整理和管理工作，有精力鉆研檔案業務，不斷提高業務水平，也便于落實專業人員的崗位責任制，實現檔案工作人員專業化。

2 加強企業綜合檔案室建設的路徑

強檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強檔案室工作的領導。領導把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔范圍，分類編目方法等規定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續要齊全。

完善檔案管理體制和管理制度。明確綜合檔案室的機構定位、隸屬關系、部門職責。綜合檔案室負責統籌全公司檔案管理工作，包括制度建設、加工整理、檔案日常管理、數字檔案室建設，負責對內協調，對外聯系。各部門負責根據歸檔范圍將文件移交給綜合檔案室。建議綜合檔案室設負責人及檔案管理員網絡，明確崗位職責。完善檔案管理制度，合理設計檔案管理工作流程，出臺檔案管理的主要制度，根據實際分批出臺檔案管理的標準規范類制度。包括《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，檔案全宗、分類大綱及編目原則、歸檔范圍及保管期限、檔案質量標準、各專業工程檔案的編制辦法、檔案與資料范圍及內容劃分標準、聲像檔案的管理辦法、檔案室日常管理制度等。

積極加強檔案現代化、信息化管理。中國的檔案事業正面臨著時代的機遇和挑戰，中國社會正逐步從工業社會走向信息社會。進而走向“以現代科學技術為核心，建立在以知識和信息的生產、分配和使用基礎上的知識經濟的時代”。檔案是各種機關組織和個人在特定的社會活動中形成的保存備查的歷史文件。基層檔案室工作是十分重要的基礎性工作，是衡量與觀察本單位管理水平的重要尺度和窗口之一。它具有為本單位領導組織科研、生產和管理提供決策依據。毫不夸張地說，為有秩序的進行課題研究和生產建設提供有效服務的手段。能起到促使到本單位獲得最佳經濟效益，提高應變能力和競爭中立于不敗之地的作用。加大基金投入為檔案室購置一些必要的現代化設備，比如電子計算機具有高效率的信息處理能力，能以極快速度準確讀入、存儲和輸出數據。檔案工作中的檔案、資料統計、管理、編目與檢索以及檔案系統的行政管理均可運用計算機技術，實現微機化管理。檔案事業發展要與社會發展同步，與辦公自動化水平的提高相協調。檔案工作在信息化時代的發展必須依靠現代科技，這樣才能使基層檔案室工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動檔案事業全面發展。不斷提高檔案室工作人員綜合素質，使他們盡快熟練掌握檔案管理的的專業和科技技能知識，為檔案現代化、信息化管理提供智力和人才支持。掌握檔案信息需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，探索管理工作新思路，提高基層檔案室管理水平。

3 結語

檔案工作是企業的一項基礎性、服務性工作，這項工作做的如何，直接影響到企業其它工作的開展，綜合檔案室的建設是完成檔案本身發揮的一個重要前提，是能否有效地利用檔案的前提和必要條件，也是企業在經濟建設和科學技術管理工作的重要組織部分，是關系到一個企業能否科學管理的重要條件，是推動企業檔案工作持續不斷地向前發展，為企業發揮其應有的作用。